Ich wünschte, ich hätte früher mit der Nutzung von Workflows begonnen
Manchmal ertappt man sich im Leben dabei, sich gegen Veränderungen zu sträuben, selbst wenn man durch mangelnde Anpassung Verluste macht. Workflows waren eines dieser Dinge, bei denen es für mich einfach hieß: „Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht.“ Es ist ziemlich seltsam, sich gegen etwas zu stellen, nur weil man es so mochte, wie es vorher war – ich mochte es, alle Details mithilfe von Mikroflüssen zu kontrollieren, und wollte die Kontrolle über die kleinen Dinge in meinen Projekten nicht aufgeben. Lassen Sie uns besprechen, warum ich mich geirrt habe und warum es nicht Workflows vs. Mikroflüsse sind – es sind Workflows UND Mikroflüsse.
Was sind Workflows
Workflows sind eine Möglichkeit, Prozesse auf einer höheren Abstraktionsebene zu definieren als Microflows. Sie sind eine Möglichkeit, allgemeine Geschäftsprozesse zu verwalten und zu erweitern, die regelmäßig innerhalb einer Organisation ausgeführt werden. Während sie in Studio Pro optisch ähnlich aussehen wie Microflows, konzentrieren sie sich stärker auf Aufgaben, die vom Benutzer oder System ausgeführt werden, normalerweise über einen Zeitraum von einigen Stunden und in seltenen Fällen sogar Jahren. Da sie stärker auf Aufgaben ausgerichtet sind, erhalten Sie eine feinkörnige Kontrolle über jede Aufgabe und den Gesamtstatus des Workflows.
Dies erreichen sie mithilfe einer Vielzahl von Tools in der Toolbox, die es Ihnen ermöglichen, Schritte zu überspringen und auf die Bestätigung zu warten, dass andere ihre Ausführung abgeschlossen haben, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren, um nur einige zu nennen.
Und für alles Ungewöhnliche können Sie die Toolbox jederzeit mithilfe Ihrer eigenen Mikroflüsse erweitern und sogar neue Workflows auslösen, um sich schnell an veränderte Szenarien anzupassen.
Ist das alles nicht mit Mikroflüssen möglich?
Ja. Das hat mich lange verwirrt. Obwohl mit Mikroflüssen alles möglich ist, verbessern Workflows den Prozess manchmal einfach für alle Beteiligten.
Obwohl es möglich ist, Prozesse ohne Workflows zu erstellen, erfordert die manuelle Erstellung sorgfältige Planung und zusätzlichen Aufwand, um sicherzustellen, dass die Prozesse effektiv verwaltet werden. Wenn Sie ausschließlich Microflows verwenden, um den Status zu verwalten, Benachrichtigungen zu senden, Sicherheit und Navigation zu handhaben usw., können Sie ähnliche Ergebnisse erzielen, aber Sie schaffen zusätzliche Komplexität und erhalten weniger sofort einsatzbereiten Support als bei der Verwendung von Workflows.
Diese Komplexität kann ein unübersichtliches Durcheinander erzeugen, das für andere Personen, die mit Ihnen an dem Projekt arbeiten und die Anwendung möglicherweise in Zukunft warten müssen, schwer zu verstehen ist. Da Workflows den Prozess klar und deutlich in der richtigen Reihenfolge darstellen, sind sie gewissermaßen selbstdokumentierend und daher eine einfache Möglichkeit, einen Prozess, der sich über viele Schritte erstreckt, klar zu dokumentieren. Workflows können zwar Zeit bei der Entwicklung sparen, einer der größten Vorteile liegt jedoch für das Team und die Organisation in der Zeitersparnis bei der Wartung von Apps, die mithilfe von Workflows erstellt wurden.
Wann Workflows sinnvoll sind
Es gibt noch weitere Überlegungen dazu, wann ein Workflow erforderlich oder hilfreich ist.
Workflows eignen sich am besten zum Definieren und Skizzieren großer Prozesse, also von Dingen, die über einen längeren Zeitraum ablaufen und normalerweise viele Schritte umfassen. Ein gutes Beispiel ist das Einholen eines Angebots für eine Versicherung oder einen anderen Vertragstyp. Dabei erfolgt der erste Kontakt, das Einholen von Informationen und das Erstellen eines Angebots. Der Kunde muss das Angebot dann annehmen oder ablehnen, bevor der Antrag abgeschlossen werden kann. Dies ist ein klar definierter Prozess, der sowohl menschliche als auch systemische Aufgaben umfasst.
Es handelt sich auch um einen Prozess, der sich nicht häufig ändern wird. Im Laufe der Zeit bietet das Unternehmen möglicherweise verschiedene Optionen oder neue Produkte an, aber der Prozess der Angebotseinholung und -annahme wird sich nicht dramatisch ändern.
Sie sollten auch die Verwendung von Workflows in Betracht ziehen, wenn es eine Mischung aus System- und Benutzeraufgaben gibt. Im Beispiel einer Versicherungspolice muss der Kunde bestimmte Haftungsausschlüsse und Compliance-Dokumente akzeptieren, die normalerweise per E-Mail gesendet werden. Das Auslösen von E-Mails aus dem System, die auf eine Aktion des Benutzers oder Kunden warten, wird durch die in Workflows integrierten parallelen Split- und Wait-Funktionen vereinfacht.
Es bietet außerdem den zusätzlichen Vorteil, dass der Prozess selbstdokumentiert ist und ein klarer Entscheidungsbaum erstellt wird, der für jeden, der das Projekt öffnet, leicht verständlich ist.
Wann sollten keine Workflows verwendet werden?
Die Nichterfüllung der oben genannten Kriterien bedeutet nicht automatisch, dass Sie keinen Workflow verwenden dürfen, es sollte jedoch einige Warnsignale auslösen. Es gibt jedoch mehrere klare Indikatoren dafür, dass Sie keine Workflows verwenden sollten:
- Wenn sich der Prozess in Zukunft wahrscheinlich ändern wird. Unvorhersehbare Arbeiten mit unerwarteten Ergebnissen passen nicht gut in den Workflow-Rahmen.
- Wenn der Prozess unvorhersehbar ist und sich mehr auf das Erreichen des richtigen Ergebnisses konzentriert, werden die starren Arbeitsabläufe den vielen möglichen Ergebnissen nicht gerecht. Ein klares Ziel oder eine klare Bestimmung ist vorzuziehen.
- Prozesse, die einen hohen Freiheitsgrad der Benutzer bei der Entscheidung über den besten Weg erfordern, passen möglicherweise nicht gut zu den engen Beschränkungen der Arbeitsabläufe.
Zusammenfassend empfiehlt es sich, Workflows für vorhersehbare Prozesse zu verwenden, die oft wiederholt werden und nicht vom im Workflow beschriebenen Standardprozess abweichen.
Sie sind nicht exklusiv
Der Hauptgrund, warum ich meine Meinung über Workflows geändert habe, war die Erkenntnis, dass es nicht nur das eine oder das andere ist. Sie können und sollten beides in einer Anwendung haben. Sie denken vielleicht, dass Ihre App eine Nische ist und nicht in eine Schublade passt, aber jede App hat Prozesse, die alltäglich sind und leicht in einem Workflow definiert werden können, und für kompliziertere Teile sind Mikroflows immer eine Option.
Um noch einmal das Beispiel eines Versicherungsangebots zu verwenden: Jeder, der eine Versicherung hat, weiß, wie der Prozess abläuft: Der Agent nimmt sich Zeit, um Ihre Daten zu erfassen, Fragen zu Lebensstil und Risiko zu stellen, Ihre Daten zur Zeichnung einzureichen und dann das angebotene Angebot entweder anzunehmen oder abzulehnen, bevor er E-Mails verschickt, um den gesamten Deal zu bestätigen und zu dokumentieren. Dies sind klare Schritte, die sich nicht ändern werden, mit einer klaren Mischung aus benutzer- und systembasierten Aufgaben. Der Prozess dauert normalerweise einige Minuten bis zu einer Stunde und kann dazu führen, dass der Benutzer die Anwendung kurz verlässt, um eine Aufgabe außerhalb Ihres Systems auszuführen (die E-Mail zur Bestätigung Ihres Kontos öffnen).
Sie könnten hierfür eine vollständig benutzerdefinierte Lösung erstellen, die jedoch schnell Hunderte von Dokumenten in Ihrem Projekt generieren würde, die leicht durch einen einzigen Workflow mit einigen sorgfältig ausgearbeiteten Mikroflows ersetzt werden können. Sie müssen Ihre gesamte App nicht nur mit Workflows erstellen, aber wenn Sie klare Prozesse finden, die durch diese ersetzt werden können, wird das Projekt für Sie und andere leichter zu warten sein. Dies spart sowohl während als auch nach Abschluss der Entwicklung Zeit. Sowohl Mikroflows als auch Workflows haben in diesem Fall Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile, und wenn Sie nicht beide einbeziehen, wäre dies eine verpasste Gelegenheit, eine bessere Anwendung zu erstellen.
Warum ich mich gegen Veränderungen sträubte
Ich glaube, der Grund, warum ich Workflows vermieden habe, war ein Missverständnis darüber, was Workflows sind. Sie sind kein direkter Ersatz für Microflows, aber eine effizientere Möglichkeit, komplexe Prozesse in großem Maßstab zu organisieren. Sie sollen Microflows nicht ersetzen, sondern einen Rahmen und eine Struktur dafür bieten, wie Microflows zur Unterstützung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, wodurch das Projekt in Zukunft einfacher zu warten und zu ändern ist. Obwohl sie die Effizienz verbessern sollen, werden die größten Effizienzgewinne nach der anfänglichen Entwicklung des Projekts erzielt und bestehen hauptsächlich darin, den Prozess zu rationalisieren und ihn für die Entwickler, die nach Ihnen kommen, lesbarer zu machen.
Wenn ich auf einige der Apps zurückblicke, die ich erstellt habe, hätte ich mir und anderen viel Zeit sparen können, wenn ich mich für die Verwendung von Workflows entschieden hätte. Manchmal ist es sinnvoller, Zeit damit zu verbringen, etwas Neues zu verstehen, anstatt auf die gleiche Weise voranzuschreiten, wie man es immer tut.