Wenn du dich zum ersten Mal triffst Martijn Groenewegen, seine Leidenschaft für Innovation und die Verbesserung der Lebensqualität der Bürger von Rotterdam ist offensichtlich. Er hat fast 20 Jahre lang in verschiedenen IT-Positionen für die Stadt gearbeitet, zuletzt als Leiter für digitale Strategie und Support. Als Student in Rotterdam in den 1990er Jahren erlebte er eine ganz andere Stadt als die, die CNN kürzlich als „Europas neue Hauptstadt der Coolness.“

Rotterdam ist der größte Hafen Europas und seit Jahrhunderten ein globaler Wirtschafts- und Logistikknotenpunkt. Das gesamte Stadtzentrum wurde im Zweiten Weltkrieg fast vollständig zerstört, was die damaligen Stadtoberhäupter zu einer mutigen Entscheidung zwang. Anstatt die Vergangenheit durch einen Wiederaufbau nachzubilden, verfolgten sie die Vision, eine moderne Stadt zu errichten, die den Bedürfnissen des zukünftigen Handels und ihrer Bewohner gerecht wird. Die Notwendigkeit, eine ganze Stadt von Grund auf neu aufzubauen, führte zu einer Kultur des ständigen Fortschritts innerhalb der Stadt. Wie Martijn es ausdrückt: „Es ist der Schlüssel zur Kultur Rotterdams, dass wir uns verbessern wollen, immer etwas bauen und versuchen, innovativ zu sein. Wir versuchen immer, auf pragmatische Weise echte Probleme zu lösen. Das ist das Herz eines echten Rotterdamers.“

Als er erkannte, dass mehr städtische Dienste über digitale Kanäle bereitgestellt werden mussten, um den Bürgern zu dienen, suchten er und seine Kollegen eifrig nach Möglichkeiten, wie sie dazu beitragen konnten. 

Das Puzzle der Zusammenarbeit lösen

Wie bei vielen Organisationen im öffentlichen Sektor steht die Kostenkontrolle immer an erster Stelle. Dies gilt insbesondere für die IT, wo Ausgaben naturgemäß kostspielig sind. Die Stadt Rotterdam war in fünf Hauptgeschäftsbereiche unterteilt, wobei die IT in einem Shared-Service-Modell operierte, das die verschiedenen Gruppen zentral unterstützte. Diese Konsolidierung erwies sich zwar aus Kostensicht als effektiv, führte jedoch zu einem Mangel an IT-Expertise in der Nähe der Geschäftsbereiche, die den Bürgern dienen wollten. Infolgedessen konzentrierte sich die IT nicht immer auf Innovation und die Bereitstellung neuer Lösungen, da sie nicht aus erster Hand mit den Herausforderungen vertraut war, die das Unternehmen zu lösen versuchte. Sie taten ihr Bestes, um den Betrieb trotz immer knapper werdender Budgets aufrechtzuerhalten – keine leichte Aufgabe.

Gleichzeitig hörten die Geschäftsbereiche nicht auf, neue Dienste einzuführen. Die Teams versuchten ständig, neue Lösungen und Antworten auf Probleme zu finden, was zu einer Ausbreitung der Schatten-IT im gesamten Unternehmen führte.

Groenewegen beobachtete diese beiden Puzzleteile und erkannte, was möglich wäre, wenn die Gruppen irgendwie einen Weg fänden, regelmäßig zusammenzuarbeiten. Anstatt Schatten-IT als etwas zu betrachten, das man fürchten muss, engagierte er diejenigen im Unternehmen, die klug genug waren, ihre eigenen Lösungen auszuprobieren, und die ebenfalls eine engere Beziehung zur IT wünschten, um bei komplexen Themen wie Vorschriften, Compliance, Sicherheit und Stabilität zu helfen.

Einführung in Agile

Groenewegen wollte eine agile Arbeitsweise einführen, um die Art der Zusammenarbeit zu fördern, die er für notwendig hielt. Seine Vision war, dass Stakeholder aus der IT und den Geschäftsbereichen gemeinsam Lösungen entwickeln, die geschäftliche Herausforderungen lösen und auch technisch einwandfrei sind. Wenn Agile der Weg zur Zusammenarbeit war, sahen sie Mendix und Low-Code als das Mittel, das ihnen dabei helfen würde, dieses Ziel zu erreichen.

Groenewegen und das Team wollten, dass Geschäftsbenutzer direkt am Anwendungsentwicklungsprozess beteiligt werden, um sicherzustellen, dass das, was entwickelt wird, ihren ursprünglichen Anforderungen entspricht und bei Bedarf problemlos iteriert werden kann. Die meisten benutzerdefinierten Anwendungen scheitern nicht, weil sie zu schwer zu programmieren oder zu erstellen sind, sondern weil sie nicht auf die geschäftlichen Herausforderungen abgestimmt sind, die sie lösen sollen.

Das ist wo Erik van der Steen beteiligt. Geboren in Rotterdam, weniger als eine Meile von dem Ort entfernt, an dem er sprach, Mendix Welt Im April 2019 nutzte van der Steen seine Erfahrungen und Beziehungen aus seiner 10-jährigen Tätigkeit bei der Stadt Rotterdam, um die neuen Agile-Teams und ihre Rapid Application Development-Bemühungen zu leiten. van der Steen bildete ein Team bestehend aus einem Architekten, einem Integrationsspezialisten, zwei Junior Mendix Entwickler und er selbst als Koordinator. Die Organisation, in der sie arbeiteten, war ein entscheidender Schlüssel zu ihrem Erfolg. Sie arbeiteten speziell in der Abteilung Informationsmanagement, da dieses Team häufig mit dem Unternehmen interagierte. van der Steen wollte, dass diese Beziehung zum Unternehmen die Grundlage ihrer neuen Arbeitsweise bildete. van der Steens Expertenteam unterstützte eine Gruppe von 10 Personen, die mit den Geschäftseinheiten Lösungen entwickelten, und drei Citizen Developer in bestimmten Abteilungen. Das Expertenteam beriet die größeren Teams bei Themen wie Sicherheit, Datenschutz, UX und UI – und fügte den Projekten, die das Unternehmen starten wollte, die erforderlichen IT-Kenntnisse und die nötige Aufsicht hinzu.

Beginnen und kontinuierlich iterieren

Zu Beginn moderierte die Gruppe sechs Portfoliodiskussionen, in denen sie von Geschäftspartnern Pitches für gewünschte Dienstleistungen und Produkte einholte. Während dieses Prozesses forderten sie die Geschäftsteams auf, einen Wert für die App zu liefern und einen dedizierten Produktverantwortlichen aus dem Unternehmen zu bestimmen. Sie erhielten 30 Pitches von ihren Geschäftskollegen und drei wurden ausgewählt, um in Anwendungen umgesetzt zu werden.

Aus diesem ersten Experiment haben sie einige wichtige Lektionen gelernt. Zunächst einmal brauchten sie einen engagierten Produktbesitzer. „Wenn dieser nicht wirklich engagiert ist, sollten Sie Ihr Projekt besser stoppen, denn es wird sehr lange dauern und Sie erhalten nicht die gewünschte Funktionalität“, sagte van der Steen. Ein engagierter SCRUM-Master war ebenso wichtig. Und schließlich wünschten sie, sie hätten ihre Erfolge besser feiern und ihre Mission dem Rest der Organisation vermitteln können.

„Die größte Herausforderung war, glaube ich, unsere internen IT-Kollegen davon zu überzeugen, dass wir wirklich etwas Ernsthaftes tun. Und ich glaube, einige von ihnen sind immer noch nicht überzeugt, aber ich hoffe, dass … Dinge wie diese, wissen Sie, dies zu präsentieren und vielleicht einen (Impact-)Award für eine unserer Apps zu bekommen, intern dazu beitragen, das Wissen zu verbreiten, dass das, was wir tun, wirklich wertvoll ist.“ van der Steens Hoffnungen wurden erfüllt bei Mendix Welt als die Stadt Rotterdam einen Impact-Award für ihre Bemühungen beim Aufbau eines digitalen Arbeitsplatzes.

Ein Engagement für RAD

Nachdem Groenewegen und van der Steen den Erfolg dieses ersten Experiments gesehen hatten, beschlossen sie, dass Rapid Application Development in ihrer Organisation eine größere Rolle spielen sollte. Um eine groß angelegte Einführung zu unterstützen, arbeitete van der Steen mit seinen IT-Kollegen zusammen, um einen dokumentierten Überblick über ihre Architekturlandschaft und Integrationsprozesse zu erhalten. Er sammelte auch Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und andere Details, um den Teams eine Checkliste für die Entwicklung von Anwendungen bereitzustellen, die in ein gemeinsames Framework passen. Dies war der Schlüssel zur Unterstützung von Konsistenz und Skalierbarkeit sowie zur Förderung der Wiederverwendung gemeinsamer Komponenten aus Effizienzgründen.

Dank van der Steens Bemühungen, ein gemeinsames Framework bereitzustellen, konnte das Team in relativ kurzer Zeit sechs Anwendungen entwickeln. Zu diesen Lösungen gehörten:

ISA (Verwaltung eingehender Subventionen) – Die Stadt Rotterdam kann verschiedene Subventionen von der EU, der Provinz Südholland und anderen Stellen beantragen. Sie muss jedoch strenge Antragsfristen einhalten, sonst entgehen ihr die förderfähigen Mittel. Dieser Prozess wurde in der Vergangenheit mithilfe von vier separaten Tabellen verwaltet, was viel Raum für menschliches Versagen und Versehen ließ, was zu verpassten Fristen und fehlenden Mitteln führte. Die ISA-Anwendung fasst alle Informationen in einem zentralen Repository zusammen, das jede Nacht aktualisiert wird, um dem Team die genauen, aktuellen Informationen zu liefern, die es braucht, um alle Fristen einzuhalten und die verfügbaren Mittel optimal zu nutzen.

THIS010 – Überwachung und Durchsetzung – Diese Lösung wird von etwa 300 Stadtangestellten auf der Straße verwendet, die Verstöße melden und Strafzettel ausstellen können. Sie ersetzt eine ältere Anwendung, die neu entwickelt werden musste, um DSGVO-konform zu sein. Es gibt eine mobile Version für die Mitarbeiter im Außendienst und eine Desktop-Version für Teamleiter im Büro.

RBP – Parkraummanagement für Bürger und Besucher – RBP ist eine mobile App, mit der Bürger in bestimmten Bereichen der Stadt Gästeparkplätze zu ermäßigten Preisen reservieren können.

trashR – Müllabfuhr auf Abruf für Ladenbesitzer – Über eine mobile App können Kleinunternehmer die Abholung bestimmter Gegenstände auf Abruf planen, die nicht über die reguläre Müllabfuhr abgeholt werden können. Das MVP wurde tatsächlich von Studenten der Hogeschool Rotterdam entwickelt, die an einem Mendix Lehrplan durch die Mendix Universitätsprogramm.

010 Projekte – IT-Projektbericht für den Stadtrat.  Diese interne Anwendung bietet dem Stadtrat einen Überblick über alle wichtigen IT-Projekte zur Überprüfung. In der Vergangenheit dauerte die manuelle Zusammenstellung dieses Berichts über 8 Monate. Bis die Informationen den Stadtrat erreichten, waren sie oft veraltet und für die Entscheidungsfindung nicht hilfreich. Jetzt hat der Stadtrat einen aktuellen Überblick über laufende Projekte, der ihm bei der Verwaltung und Entscheidungsfindung hilft.

BBA – Antrag auf Sonderhilfe für Personen mit geringem Einkommen – Die BBA-Anwendung wird von Bürgern verwendet, die Anspruch auf besondere Unterstützung haben, um Dienstleistungen der Stadt zu beantragen. Dies ersetzt einen alten manuellen Prozess, der nicht darauf optimiert war, die erforderlichen Unterlagen zur Validierung von Anträgen anzufordern und zu sammeln. Mit der BBA-App können Anträge sechsmal schneller bearbeitet werden, sodass Dienstleistungen schneller an Bedürftige geliefert werden können.

Zusammen haben die sechs Apps einen geschätzten Gesamtwert von 1 bis 1.6 Millionen Euro.

Wegweisend

Als van der Steen und Groenewegen die Bühne betraten Mendix Welt Im April 2019 waren bereits 15 Anwendungen in Produktion und weitere 20 in verschiedenen Entwicklungsstadien geplant. Natürlich ging es dabei nie nur darum, Apps zu entwickeln, sondern Innovationen zu schaffen und den Rotterdamer Bürgern, die sie bedienen, letztlich bessere Dienste zu bieten. Groenewegen hofft, dass diese Initiative, die aus einer einzigartigen Rotterdamer Denkweise hervorging, anderen Kommunalverwaltungen als Beispiel dafür dienen kann, wie man Innovationen vorantreibt, um den Menschen besser zu dienen.