Interfilter-Gruppe hat seinen Ruf auf einer einfachen Idee aufgebaut: Kunden sollten sich niemals Sorgen darüber machen müssen, was hinter ihren Produkten steckt.

Der niederländische Großhändler für Filtrationslösungen für Luft, Flüssigkeiten, Gase und Staub sorgt seit über 45 Jahren dafür, dass die Luft sauber und die Flüssigkeiten rein bleiben und die industriellen Anlagen seiner Kunden reibungslos funktionieren. Zuverlässigkeit, Flexibilität und schnelle Lieferung sind unsere Kernkompetenzen, die wir mit jeder versendeten Bestellung aufs Neue beweisen.

Kurz vor dem 50-jährigen Firmenjubiläum gelten diese Verpflichtungen weiterhin. Doch um sie einzuhalten, war eine ehrliche Selbstreflexion nötig: Die internen Prozesse, die diesem Versprechen zugrunde lagen, begannen unter der Last ihres eigenen Erfolgs zu bröckeln.

Als das Auftragsvolumen die Kapazitäten jedes einzelnen Teams überstieg, es manuell zu bewältigen, entschied sich Interfilter für Technologie, um die Produktivität des Teams zu steigern. Partnerschaft mit Mendix Implementierungspartner, SpringenSie entwickelten ein KI-gestütztes Bestellportal, das die wachsende Nachfrage bewältigen kann, ohne die bisherigen Arbeitsabläufe der Kunden zu beeinträchtigen.

Phase 1 ging innerhalb von vier Monaten live. Heute werden 30 % aller Bestellungen automatisch über das Portal abgewickelt – in Phase 2 sollen es 80–90 % sein. Neben dem KI-gestützten Bestellportal betreibt Interfilter auch die Sticker-App, eine Lösung zur Lageretikettierung, die den ersten Schritt des Unternehmens in die digitale Transformation markierte. Mendix Ökosystem.

Zusammen signalisieren sie einen Wandel in der Wettbewerbsstrategie von Interfilter: durch den Bau intelligenterer Systeme, die jedem Kunden einen spürbaren Unterschied ermöglichen.

Wenn das Wachstum Ihre Prozesse überholt

Der Posteingang verriet alles. Täglich trafen Bestellungen in den unterschiedlichsten Formaten ein. Keine einheitliche Struktur. Keine Standardfelder. Nur ein stetig wachsender Strom von Anfragen, die jemand öffnen, interpretieren und manuell erfassen musste – ohne Einblick, wer woran arbeitete und ohne Möglichkeit, die doppelte Bearbeitung derselben Bestellung zu verhindern.

„Das Auftragsvolumen ist enorm“, sagte Jesse Fok, Betriebsleiter bei Interfilter. „Mit menschlicher Kraft konnten wir das nicht mehr bewältigen. Deshalb haben wir uns entschieden, umzusatteln und KI einzusetzen.“

Die Lösung hatte eine unabdingbare Einschränkung: Von den Kunden durfte man nicht verlangen, irgendetwas zu ändern.

„Ihr Ziel war es, den Bestellvorgang für ihre Kunden so einfach wie möglich zu gestalten“, erklärte Mike Stijnis, Projektmanager und Leiter des Low-Code-Teams bei Jump. „Wir haben die zeitaufwändigsten Schritte identifiziert und uns darauf konzentriert, diese mithilfe von KI zu automatisieren.“

Die Entscheidung für die Plattform war weniger eine Debatte als vielmehr eine natürliche Konsequenz. Interfilter hatte bereits seine erste Plattform entwickelt. Mendix Die Anwendung – die Sticker-App – wurde über einen Drittanbieter entwickelt. Nachdem Jump das Management übernommen hatte, entwickelte sich im Stillen eine gute Zusammenarbeit. Als der Bedarf an einem KI-Bestellportal entstand, kannte Interfilter bereits die Möglichkeiten der Plattform und vertraute dem verantwortlichen Team.

Das achtköpfige Team von Jump Mendix-zertifizierte Spezialisten, unter der Leitung eines zertifizierten Mendix Der Experte (und MVP) brachte vorgefertigte Vorlagen mit, die den Aufbau beschleunigen konnten. Und ganz entscheidend: MendixDie Flexibilität von [Plattformname] bedeutete, dass sich ändernde Anforderungen während der Entwicklungsphase nicht auf den Zeitplan auswirken würden. Auf einer anderen Plattform hätte dies zu Verzögerungen und schwierigen Gesprächen führen können. MendixDas bedeutete einen Nachmittag. Für ein Unternehmen, das noch nie zuvor etwas so Ehrgeiziges gebaut hatte, war das von enormer Bedeutung.

"Mit Mendix„Man kann die Anforderungen problemlos ändern, ohne viele zusätzliche Stunden investieren zu müssen“, betonte Stijnis. „Das war hier ungemein wertvoll.“

Aufbau des KI-Bestellportals

Die Kunden von Interfilter hatten ihre eigenen Bestellmethoden, und eine Änderung stand nie zur Debatte. Einige schickten strukturierte PDFs, andere Word-Dokumente, Excel-Dateien oder E-Mails im Klartext. Die Formate waren so vielfältig wie die Kundenbasis selbst, und das Portal musste sie alle verarbeiten können, ohne dass Anpassungen nötig waren.

In der Praxis bedeutete das einen zentralen Posteingang, in dem sich zehn Benutzer gleichzeitig anmelden, Anfragen aus einer gemeinsamen Warteschlange abrufen und Seite an Seite arbeiten konnten – ohne das Chaos des alten Prozesses. Um zu verhindern, dass zwei Personen versehentlich dieselbe Anfrage bearbeiten, entwickelte Jump einen Mechanismus zur Auftragssperrung: Sobald ein Teammitglied einen Auftrag öffnet, ist dieser für alle anderen nicht mehr verfügbar. Eine kleine Funktion, die jedoch ein reales und wiederkehrendes Problem löste.

Die KI-Schicht ist der Kern der Rechenleistung. Das Portal basiert auf zwei sich ergänzenden Technologien:

1. OCR zum Extrahieren und Lesen von Text aus eingehenden Dokumenten unabhängig vom Format.
2. Ein OpenAI-Modell zur Interpretation der Bedeutung der extrahierten Daten, zur Identifizierung von Produktspezifikationen, Mengen und Kundendetails.

Die Kombination war ursprünglich nicht geplant. „In der frühen Entwicklungsphase basierte man ausschließlich auf OpenAI, doch die schiere Vielfalt der Dokumentstrukturen deckte schnell dessen Grenzen auf“, erklärte Stijnis. „OCR ist deutlich besser im Textverständnis, daher ermöglichte die Kombination mit OpenAI die benötigte Genauigkeit.“

Um die Genauigkeit weiter zu steigern, entwickelte Jump kundenspezifische Vorlagen für die zehn größten Kunden von Interfilter. Das Ergebnis: 30 % aller Bestellungen laufen nun automatisch über das Portal, wobei zehn Benutzer täglich etwa 50–60 Bestellungen bearbeiten.

„Die Anzahl der Bestellungen, die über die App abgewickelt wurden – das ist unser bisher größter Erfolg“, sagte Fok.

Schnelle Erfüllung der Nachfrage

Die Sticker-App erzählt eine ebenso wichtige Geschichte. Als eine ERP-Migration das bestehende Lageretikettierungstool von Interfilter unbrauchbar machte, musste schnell ein Ersatz entwickelt werden. Mendix Die Anwendung, die das Vorgängermodell ersetzt hat, generiert präzise Versandetiketten, die kundenspezifische Details, Projektreferenzen und Eigenmarkenanforderungen zum Zeitpunkt der Auftragsabwicklung berücksichtigen.

„Mit der Sticker-App haben wir eine unserer größten Serviceverbesserungen im Lager erzielt“, fügte Fok hinzu. „Wir können unsere Kunden schneller beliefern.“

Gemeinsam gebaut, gemeinsam verbessert

Das KI-Bestellportal kam nicht vollständig ausgereift an. Es wurde kontinuierlich von den Nutzern weiterentwickelt.

Das Betriebsteam von Interfilter teilte während des gesamten Entwicklungsprozesses Feedback – nicht an formalen Meilensteinen, sondern sobald im realen Einsatz Probleme auftraten. Jump reagierte schnell und passte die Anforderungen ohne nennenswerte Nacharbeiten an. Der Bestellsicherungsmechanismus selbst entstand direkt aus diesem Feedbackprozess.

Marjolein Hermans, Finanz-, Personal- und IT-Managerin bei Interfilter, erkannte den Wert der Plattform. „Die App ist gut, weil sie maßgeschneidert ist“, sagte sie. „Wir bei Interfilter haben viele Sonderfälle, und deshalb ist die App eine gute Lösung für uns.“

„Es gab einen regen Austausch zwischen den Nutzern von Interfilter und Mikes Team“, fügte Fok hinzu. „Wir haben alles, was wir bei der Nutzung der App beobachtet haben, mitgeteilt, und sie haben Lösungen entwickelt. Sie funktioniert immer noch einwandfrei.“

Realisierter Wert und was als Nächstes kommt

Phase 2 des KI-Bestellportals ist nun angelaufen, und die Ziele sind deutlich ambitionierter:

• Alle Dokumenttypen Unterstützte Formate: Word, Excel, Klartext, Bilder
• Unbegrenzte KundenaufforderungenDadurch erhält das Team von Interfilter die Möglichkeit, Vorlagen selbst zu konfigurieren.
• Zitate Zusätzlich zu den Bestellungen wurde die Auftragsabwicklung hinzugefügt, wodurch der Funktionsumfang des Portals über die Auftragsabwicklung hinaus erweitert wurde.
• Automatisierungsziel: Anstieg von 30 % auf 80–90 % aller eingehenden Bestellungen

„Die Möglichkeit, für jeden Kunden individuell personalisierte Angebote zu erstellen, wird für uns einen entscheidenden Unterschied machen. Dieses Maß an Autonomie wird uns noch mehr Erfolge bescheren“, betonte Fok.

Jenseits des Portals liegen Transportplanung und Lagerbestandsmanagement auf längerer Ebene. Vorerst bleibt der Fokus jedoch klar definiert.

„Man muss KI schrittweise einführen“, sagte Stijnis. „Jetzt, da wir eine solide Grundlage haben, gibt es mehr Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in ihre Abläufe zu integrieren.“

Die Ausgangsfrage von Interfilter war operativer Natur. Die Antwort wies auf etwas Größeres hin.

„Wir können unsere Kunden schneller beliefern als zuvor. Der Schwerpunkt lag darauf, KI gezielt und strategisch einzusetzen, um die Produktivität unseres Teams zu steigern.“ Mendix „Dadurch konnten wir die richtigen Stellen finden, um Intelligenz einzubetten, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen“, schloss Fok.