Optimierung des Beschaffungsprozesses verbessert die Effizienz und die Mitarbeiterzufriedenheit

Bahrain Mumtalakat Holding (Mumtalakat) ist der Staatsfonds des Königreichs Bahrain. Mit einem verwalteten Vermögen von über 18 Milliarden US-Dollar erstreckt sich das vielfältige Portfolio von Mumtalakat über verschiedene Sektoren, darunter Immobilien, Fertigung, Telekommunikation und mehr.

Mumtalakat ist bestrebt, das Wirtschaftswachstum des Landes durch kontinuierliche Optimierung, Verbesserung und Erweiterung seines Portfolios zu unterstützen, um nachhaltige langfristige Erträge zu erzielen. Als Organisation sind sie eine schlanke Gruppe mit über 80 Mitarbeitern.

„Unsere Führung wollte schon immer ein schlankes Unternehmen, daher lag der Fokus auf der Effizienz auf allen Ebenen der Organisation“, sagte Chief Digital Officer Husain Al Sabea.

Im Einklang mit dieser Strategie sah Al Sabea den wachsenden Bedarf für eine Plattform für schnelle Softwareentwicklung um Lücken zu schließen, die durch bestehende Systeme oder Standardlösungen nicht abgedeckt werden konnten. Mumtalakat verabschiedete die Mendix Low-Code-Plattform im Jahr 2022 und hat drei Anwendungen geliefert, die die Effizienz von Beschaffungs- und Rechtsprozessen verbessern.

Schnelle und flexible Entwicklung

Aufgrund begrenzter Ressourcen war es für das IT-Team von Mumtalakat bisher eine Herausforderung, die Digitalisierungsanforderungen der internen Teams zu erfüllen. Darüber hinaus unterliegt jede Abteilung strengen Branchen- und Regierungsvorschriften, wodurch es schwierig wird, Standardplattformen zu finden, die ihre individuellen Geschäftsprozesse abdecken können.

„Vor einigen Jahren erkannte ich, dass wir eine Plattform brauchten, die uns dabei helfen würde, die Lücken in unseren Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen zu schließen. Wir haben eine Reihe von Systemen im Einsatz, die gute Arbeit leisten, aber es gibt immer Lücken“, sagte Al Sabea.

Mumtalakat bewertete eine Auswahlliste führender Low-Code-Plattformen und Mendix und OutSystems als ihre letzten Konkurrenten. Sie führten einen dreiwöchigen Auftrag mit zwei kleinen internen Gruppen durch, um beide Plattformen direkt miteinander zu testen.

Mendix erfüllten auch die erforderlichen technischen Fähigkeiten wie:

• Einfache Integration mit aktuellen und zukünftigen Systemen im Mumtalakat-Technologie-Stack.
• Sofort einsatzbereite und vollständig verwaltete Angebote für Cloud und Sicherheit.
• Mehrweg Design, Komponenten und Integrationen, um die Entwicklung weiter zu beschleunigen.

„Je weniger Infrastruktur wir auf unserer Seite verwalten müssen, desto besser. Ich brauche kein eigenes Team, um all diese Backend-Teile zu verwalten, um Mendix tatsächlich funktionieren. Das wird einfach erledigt von Mendix," er fügte hinzu.

Anfang 2022 begann Mumtalakat mit Mendix und zum Aufbau eines Teams, indem wir den Senior Technology Associate Abdulla Alghaithi einstellen. Alghaithi kam mit traditioneller Programmiererfahrung in Java in die Organisation.

„Ich hatte von Low-Code-Plattformen gehört, aber ich glaubte nicht wirklich an sie, weil Ich begann meine Karriere in der Entwicklung und Codierung“, sagte er. „Ich habe immer auf den Vorbehalt oder den Haken gewartet, aber es gab keinen. Es ist Low-Code und es funktioniert wirklich.“

Alghaithi verbrachte seine ersten Monate bei der Organisation damit, die Grundlagen zu erlernen Mendix durch Schulungen und Dokumentationen der Akademie. „Die Dokumentation ist sehr gut gemacht und die Gemeinde ist sehr interaktiv. Wenn ich nicht sofort eine Antwort auf etwas finde, kann ich mich an viele Leute wenden, was sehr hilfreich ist“, sagte Alghaithi.

Strategische Low-Code-Positionierung

Bei der Betrachtung der Lücken entwickelte das Mumtalakat-Team eine klare Vorstellung davon, welche Projekte am besten geeignet sind für Mendix. Dies basiert häufig auf den aktuellen Plattformfunktionen, den erforderlichen Anpassungsgraden und der beabsichtigten Lebensdauer der Lösung.

„Wir betrachten jedes Problem ganzheitlich und wollen es zunächst vollständig verstehen, ohne eine Lösung im Sinn zu haben“, sagte Alghaithi.

In manchen Fällen versucht das Team, Mendix für den Übergangslösungen um zeitkritische Herausforderungen ressourcenschonend zu lösen. Beispielsweise könnte es einen Prozess geben, bei dem das Beschaffungsteam heute Unterstützung benötigt, der aber erst in einem Jahr bei der Einführung einer neuen ERP-Funktion abgedeckt wird. In der Zwischenzeit kann Mumtalakat etwas auf die Beine stellen mit Mendix.

„Mit diesem Szenario kommen wir gut zurecht. Wichtig ist, dass wir dem Unternehmen schnell einen Mehrwert bieten können, ohne uns Sorgen machen zu müssen, dass wir so viel Aufwand in etwas stecken, das nur eine kurzfristige Lösung ist. In nur wenigen Wochen etwas zu entwickeln, das uns ein Jahr lang einen Mehrwert bietet – das ist immer noch viel Wert“, sagte Al Sabea.

Vereinfachung der CEO-Unterzeichnung

Mumtalakats erster Mendix Bei der Anwendung handelte es sich um einen Anwendungsfall mit geringer bis mittlerer Komplexität, aber hoher Wirkung und Sichtbarkeit.

Jede Woche erhält der CEO mehrere Dokumente, die unterschrieben werden müssen und die ihm zuvor direkt über DocuSign zugestellt wurden. Er hat jedoch keinen Einblick, ob die Dokumente bereits von der Rechtsabteilung oder der Compliance-Abteilung geprüft wurden und tatsächlich zur Unterschrift bereit sind.

Es würde Zeit verloren gehen, wenn man Teammitgliedern per E-Mail hinterherjagt, und der CEO könnte am Ende doppelte Arbeit leisten, wenn die falsche Version unterschrieben wird. Um diesen Prozess standardisierter und effizienter zu gestalten, entwickelte das Team die CEO Cover Letter-App. Die Anwendung wurde in nur 5 Monaten entwickelt und bietet einen Überprüfungsworkflow, der integriert mit DocuSign.

„Je nach Art des Dokuments führen die entsprechenden Stakeholder ihre Überprüfungen im Mendix App, und dann erhält der CEO die endgültige Kopie wie bei einem normalen DocuSign. Er kann den Nutzen dieses neuen Systems nutzen, ohne sich irgendwo neu anmelden zu müssen, also hat der CEO keinen Unterschied gespürt“, sagte Alghaithi.

Die Anwendung bietet Teammitgliedern mehr Transparenz. Sie können nun erkennen, an welcher Stelle im Workflow ein Dokument möglicherweise festhängt. Rätselraten oder sich wiederholende E-Mail-Threads entfallen.

Die endgültige Unterschrift des CEOs zu erhalten, dauerte früher mehrere Wochen und kann nun in weniger als einem Tag erledigt werden. Seit der Einführung hat die Anwendung über 400 Dokumente zur Unterschrift verarbeitet. zahllose Stunden sparen für die Mitarbeiter von Mumtalakat.

Optimierung des Beschaffungsprozesses

Nach einer erfolgreichen ersten Anwendung begann das Team, sich auf komplexere Projekte auszuweiten. Mumtalakats Beschaffungsabteilung ist ein Top-Kandidat für die Transformation mit Mendix, da ihre Prozesse einzigartig, fließend, arbeitsablauforientiert und extrem reguliert sind.

Bevor es eine Low-Code-Plattform gab, musste das Beschaffungsteam eine sehr „primitive“ Methode zur Durchführung seiner Prozesse etablieren, mit einem veralteten ERP-System arbeiten und einen Großteil der Arbeit manuell per E-Mail und DocuSign erledigen.

Khawla Al-Hosani, Beschaffungsleiter bei Mumtalakat, arbeitete mit dem IT-Team zusammen, um die Tender Committee-Anwendung in Mendix.

Wenn Mumtalakat Waren oder Dienstleistungen kauft, muss dieser Kauf von fünf Teammitgliedern – dem Ausschreibungsausschuss – genehmigt werden. In der Vergangenheit wurden diese Anfragen an einen leitenden Assistenten weitergeleitet, der sich an die Ausschussmitglieder wandte und dann per E-Mail um deren Genehmigungen bat.

Die Tender Committee-Anwendung wurde in 4 Monaten entwickelt und enthält eine automatisierter Genehmigungsworkflow, ein Anforderungsprotokoll und automatische Erinnerungen. „Jetzt muss niemand mehr nachverfolgen, wer was genehmigt hat, denn ich habe ein Protokoll. Ich kann einfach klicken und sehen, wer es genehmigt hat“, sagte Al-Hosani.

Während des gesamten Entwicklungsprozesses hatte das Team die Flexibilität, neue, wertschöpfende Funktionen zu integrieren, die nicht Teil des ursprünglichen Projektumfangs waren. „Wir konnten einen weiteren sehr manuellen Prozess – ein Formular zur Angebotseröffnung – in eine Checkliste innerhalb des Systems umwandeln. Dadurch wurden die Sorgfaltsprüfungen effektiver“, sagte Al-Hosani.

Das Team verbessert bereits seine aktuellen Anwendungen, um die manuelle Arbeit im gesamten Beschaffungsteam weiter zu reduzieren. Anstatt E-Mail-Threads, die nach Folgeanfragen suchen, enthält Al-Hosanis Posteingang jetzt Nachrichten von Kollegen Wir teilen mit, wie viel effizienter der Ausschreibungsprozess seit seiner Einführung ist.

Zusammenarbeit fördert Innovation

Digitalisieren mit Mendix hat sich positiv auf die Arbeitskultur bei Mumtalakat ausgewirkt. Für das IT-Team Es gibt mehr Vertrauen von Kollegen, dass sie in der Lage sind, das Gewünschte in kurzer Zeit zu liefern.

Mumtalakat legte die Grundlage für schnellere Entwicklung beginnend mit ihrem ersten Mendix Anwendung. Sie haben eine standardisierte Designsprache entwickelt, SSO etabliert und gemeinsame Integrationen erstellt – all dies kann in zukünftigen Projekten wiederverwendet werden, um die Entwicklungszyklen zu beschleunigen.

Die Mitglieder des Business- und des technischen Teams sprechen jetzt die gleiche Sprache, was ihnen hilft, schneller zu den richtigen Ergebnissen zu gelangen. „Jetzt, da bestimmte Teams Power-User von Mendix, sie wissen, wie sie beschreiben müssen, was sie suchen, und das erspart uns wochenlanges Erfassen der Anforderungen“, sagte Alghaithi.

Für die alltäglichen Benutzer ist die Arbeit einfach effizienter. Anwendungen wie das CEO-Anschreiben und das Ausschreibungskomitee sind so konzipiert, dass sie intuitiv für jeden Mitarbeiter in Mumtalakat, sodass jedes Teammitglied unabhängig von Dienstalter oder Hintergrund problemlos einen Prozess initiieren kann.

Durch die Integration von Validierung und Logik in diese Prozesse werden sie zudem weniger fehleranfällig. „Für eine Beschaffungsanfrage, die beispielsweise einen bestimmten Betrag überschreitet, gelten unterschiedliche Anforderungen. Sobald ein Benutzer den Wert eingibt, passt sich das System einfach an diese Anforderungen an. Die Benutzer müssen sich also keine Sorgen machen, die falsche Vorlage auszufüllen oder unnötige Informationen anzugeben“, sagte Alghaithi.

Steigerung der Geschäftseffizienz und Wertschöpfung

Abgesehen von der positiven Resonanz seitens der Mitarbeiter ist Al Sabea zuversichtlich, dass sich Low-Code positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken wird.

„In unserem Fall automatisieren wir eine Reihe von Prozessen. Wir können uns einen guten Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit diese Prozesse pro Tag, Monat oder Jahr in Anspruch nehmen und wie viele Mitarbeiter wir daher benötigen, um sie zu erledigen“, sagte Al Sabea.

"Mit einer einfachen Rechnungkönnen wir uns leicht darauf einigen, dass der Erwerb Mendix und die Entwicklung einer App bringt schon nach einem Jahr erhebliche Einsparungen. Das ist ganz konkret“, fügte er hinzu.

Beispielsweise dauerte der CEO-Anschreibenprozess früher bis zu 8 Stunden, einschließlich manueller Nachverfolgung. Jetzt ist der gesamte Prozess vollständig digital und dauert mit der CEO-Anschreiben-App durchschnittlich weniger als 20 Minuten, was den Mitarbeitern mehrere Stunden Arbeit erspart.

Heute konzentriert sich das Team auf die Erweiterung des aktuellen Portfolios und die Identifizierung neuer Bereiche, die sich am besten für eine Transformation eignen. Mendix. Geschäftsteams stellen gerne Ressourcen bereit, um als Produktbesitzer für neue Projekte zu fungieren.

„Als sie den Wert erkannten und sahen, dass die Dinge real wurden, begannen sie, sich vorzustellen und zu fragen, was wir sonst noch tun könnten mit Mendix. Dann wurden immer mehr ihrer täglichen Arbeiten innerhalb von Minuten automatisiert“, sagte Al Sabea.

Das Mumtalakat-Team arbeitet App für App auf dem Weg in eine effizientere und digitalere Zukunft.