Verbessern Sie die Bewerbererfahrung durch zentralisiertes Einstellungsscreening

Die Praxis, Kandidateninformationen bei der Einstellung zu überprüfen, entstand in den 1990er Jahren mit dem Anbruch des digitalen Zeitalters und hat sich seitdem als Reaktion auf bedeutende globale Ereignisse wie die DSGVO und COVID-19 rasch ausgeweitet.

Während Länder wie die Vereinigten Staaten und das Vereinigte Königreich historisch führte diese Praktiken, die vielfältige kulturelle Zusammensetzung Europas hat dazu geführt, dass die Region langsamer vor der Einstellung Überprüfungen hinsichtlich Vorstrafen, Bildungsnachweis oder Online-Aktivitäten durchführt. Selbst als stärker regulierte Branchen in Europa begannen, Screenings durchzuführen, machte die Trennung zwischen den Datenanbietern für die verschiedenen Überprüfungen den Prozess für Arbeitgeber relativ langsam und für ihre Bewerber eine uneinheitliche Erfahrung.

Mit seinem Hintergrund in der Personalbeschaffung und -einstellung machte sich Harm Voogt daran, diese aufstrebende Kategorie zu erschließen – und sie zu verbessern – indem er gründete Validität im Jahr 2009. „Harm war der Meinung, dass es eine viel bessere Lösung geben sollte, um Dinge wie Ausbildung oder Berufserfahrung zu überprüfen. Damals erledigten viele Unternehmen dies manuell und es gab eine riesige Chance zur Automatisierung“, sagte Bart Bijkerk, COO und CTO von Validata.

Das in Amsterdam ansässige Startup suchte nach einer ressourcenschonenden Möglichkeit, schnell auf den Markt zu kommen und gleichzeitig offen und flexibel an die vielen Datenanbieter, mit denen sie zwangsläufig eine Integration durchführen müssten. Validata entschied sich für die Low-Code-Entwicklung, um sein Kernsoftwareangebot aufzubauen, das heute über 1,300 Unternehmen einen nahtlosen Einstellungsscreeningprozess ermöglicht.

Definition einer neuen Kategorie mit neuer Technologie

Im Jahr 2009 begann Validata schnell zu untersuchen, wie man seine Software auf den Markt bringen könnte. Bart Bijkerk übernahm dabei die Führung. Seine Erfahrung in der Personalbeschaffungsbranche konzentrierte sich stark auf IT und er war während seiner gesamten Karriere auch als Geschäftspartner eng mit IT-Projekten verbunden.

„Zuvor arbeitete ich für ein Unternehmen, das ein neues Softwaresystem benötigte, also engagierten wir einen Partner, der uns helfen sollte. Wir begannen mit einer guten Grundlage – wir teilten alle funktionalen Designs und Einstellungen – und sie begannen, in einer mehr traditioneller Wasserfallweg„Sie kamen nach einem Jahr mit etwas zurück, das nicht das war, was wir aufs Papier gebracht hatten“, erinnert er sich.

Diese allzu häufige Erfahrung veranlasste Bijkerk dazu, sowohl traditionelle als auch neue Entwicklungsmethoden zu prüfen, um das Kernsoftwareangebot von Validata zu erstellen. „Ich war offen für Optionen für Open Source oder Low-Code. Low-Code war damals etwas ganz Neues auf dem Softwareentwicklungsmarkt“, sagte Bijkerk.

Die schnelle Markteinführung und der kollaborative Charakter von Low-Code haben letztendlich Mendix die richtige Grundlage für Validata, und beide Organisationen hatten eine einmalige Gelegenheit, gemeinsam zu wachsen. Mendix hat sich vom Erstellen von Anwendungen zu einem Plattform für die Entwicklung von UnternehmenssoftwareValidata hat sein Kernangebot an Softwarelösungen weiter ausgebaut und im Jahr 2010 seinen ersten Großkunden – ein großes Finanzdienstleistungsinstitut – an Land gezogen. Dies unterstrich die Wichtigkeit seines Vorhabens.

Nach einem ersten Umbau der ursprünglichen Mendix Validata nutzte die gleiche Lösung weitere drei Jahre lang.

„Im Jahr 2014 entschieden wir, dass wir genug neues Wissen über den Markt und die Entwicklung gesammelt hatten, um es noch einmal zu entwickeln, und das war das erste Mal, dass wir unserem Softwaresystem einen Namen gaben – es hieß Core Next Gen. Wir bauten es mit Finaps herunter ,ein Mendix Partner, und zum ersten Mal haben wir auch einige eigene Entwickler an Bord geholt“, sagte Bijkerk. „Im Vergleich zu den ersten beiden Systemen gab es mit diesem System viele neue Möglichkeiten.“

„2018 haben wir darüber nachgedacht, wie die nächsten Jahre aussehen würden – was wollten wir tun und wie wollen wachsen,“, fuhr er fort. Bijkerk und das Team blieben ihrer Kernaufgabe treu, die Durchlaufzeiten für Screenings noch weiter zu verkürzen, und begannen 2019 mit der Arbeit an ihrer aktuellen Flaggschiff-Lösung – Valluga.

Die Betonung der Zusammenarbeit fördert Innovation

Basierend auf Bijkerks eigenen Erfahrungen rund um kollaborative SoftwareentwicklungDas Validata-Team war bei der Entwicklung von Valluga bestrebt, die Vernetzung seiner IT-Gruppe, der Geschäftspartner und der Endbenutzer aufrechtzuerhalten.

„Wir sind immer auf der Suche nach Prozessoptimierungen und möchten Kandidaten und Kunden das beste Erlebnis bieten“, sagte Bijkerk. „Wir haben mehrere Prozesse, die es uns ermöglichen, schnell Feedback zu erhalten und es, wenn es relevant ist, für die Entwicklung innerhalb von Valluga zu priorisieren.“

Dennis Bemer ist seit Mendix Entwickler bei Validata seit 2022. Hat mehrere Jahre mit der Low-Code-Plattform gearbeitet, bevor er Lösungen wie ein E-Bike-Vergleichstool und eine Kfz-Versicherungsverwaltungsplattform entwickelt hat.

„Ich begann meine Karriere als Endbenutzer, was mir half, die Herausforderungen meiner Kollegen zu verstehen. Nachdem ich an vielen Projekten gearbeitet hatte, beschloss ich, IT-Berater zu werden“, sagte Bemer. „Ich hatte das Gefühl, dass ich als Entwickler mehr leisten könnte, also belegte ich einige Kurse zu Oracle SQL, aber schon bald sah ich dort einige Einschränkungen. Ich lernte auch einige Jahre lang APEX kennen und wurde zu einem Workshop eingeladen, um die Unterschiede zwischen APEX und Mendix. Ich war sehr interessiert und als sich die Gelegenheit bot, a Mendix Entwickler, ich habe es genommen.“

Für Bemer ist es sowohl für kurzfristige Verbesserungen als auch für die Zukunft von entscheidender Bedeutung, den Endbenutzern der Anwendung so nahe wie möglich zu kommen – seien es die Kunden von Validata, deren Kandidaten oder das Supportteam von Validata selbst.

„Wenn wir ein Projekt oder eine Funktion starten, spreche ich immer mit den Stakeholdern oder der Person, die die User Story erstellt hat, weil ich keine Annahmen treffen möchte. Ich frage sie nach Problemen oder Herausforderungen, die sie in der Anwendung sehen, aber ich möchte auch mit ihnen darüber sprechen, wie die Anwendung in zwei Jahren aussehen soll“, sagte er.

„Ich möchte, dass sie von der perfekten Anwendung träumen, und dann können wir die besten User Stories entwickeln, die ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. Das ist wirklich meine Leidenschaft – meinen Kollegen zu helfen und dafür zu sorgen, dass die Nutzung der Anwendung Spaß macht“, fügte Bemer hinzu.

Die Gründung von Mendix Die Entwicklung ist auf Zusammenarbeit ausgelegt, da die Teilnehmer an einem Ort von Benutzergeschichten bis hin zum Lösungsfeedback gelangen können.

Lisanne Vermeulen begann 2018 bei Validata zu arbeiten und unterstützte Kunden direkt während des Verkaufsprozesses. Heute ist sie als Implementierungsspezialistin tätig und sorgt für ein nahtloses Onboarding neuer Kunden.

„Wir haben ein Support-Team, das die erste Anlaufstelle für unsere Kandidaten und unsere Kunden ist“, sagte Vermeulen. „Das Support-Team hat Zugriff auf die Sprintr-Feedbacktool in Mendix, sodass sie alles, was schnell behoben werden muss, einreichen können und das Entwicklungsteam sich noch am selben Tag darum kümmern kann.“

„Wir ermöglichen dies auch unserem Vertriebsteam und lassen Feedback einfließen, das es möglicherweise bei vierteljährlichen Auswertungen mit Kunden erhält. Das Entwicklungsteam kann dies dann danach priorisieren, ob es für alle unsere Benutzer relevant ist und wie lange die Fertigstellung dauern könnte“, fügte sie hinzu.

Der Rückkopplungsschleife setzt sich in der Entwicklung dieser Funktionen fort, da das Entwicklungsteam funktionierende Prototypen schnell teilen und sicherstellen kann, dass sie die Erwartungen des Benutzers erfüllen, bevor sie in die Produktion gehen. „Mein Job hat sich sehr verändert, als ich mit Mendix weil ich so den Benutzern zuhören und ihnen dann ein Muster oder einen Prototyp der gewünschten Funktionalität bereitstellen konnte“, sagte Bemer. „Mit Mendix Ich verfüge über die Tools, um nicht nur zu reden, sondern ihnen auch zu zeigen, wie großartig eine Anwendung ist.“

Optimiertes Screening für Kandidaten und Arbeitgeber

„Historisch gesehen ist [das Screening] ein unzusammenhängender und langsamer Prozess“, sagte Vermeulen. „Der Personalchef ruft Referenzen an, die Personalabteilung erledigt andere Dinge, die Compliance-Abteilung durchsucht Register nach Sanktionslisten. Viele Leute sind daran beteiligt und diese Gruppen arbeiten nach ihren eigenen Zeitplänen. Wenn diese Prozesse also nicht alle an einem Ort stattfinden, kann es eine ganze Weile dauern, bis das Screening eines Kandidaten abgeschlossen ist.“

Um dies zu mildern, bietet Validata eine Reihe von Überprüfungen vor der Einstellung an, wie zum Beispiel ID-Überprüfung, Ausbildung, Berufserfahrung, Social-Media-Präsenz oder Vorstrafen in der Valluga-Anwendung. Die Entwicklung von Valluga begann im August 2019 und wurde ein Jahr später abgeschlossen. Die neue Lösung wird heute von über 3,000 Kundennutzern verwendet und enthält mehrere wertvolle Verbesserungen in Bezug auf Zugänglichkeit und Automatisierung.

Verbesserung der Benutzerzugänglichkeit

„Aus Sicht der Kandidaten war der häufigste Wunsch nach einer Mobile-First-Anwendung”, sagte Vermeulen. „Dann verbesserte sich auch die Erfahrung der Kandidaten, da Core Next Gen die Durchführung aller Einzelprüfungen erforderte, bevor sie bearbeitet werden konnten. In Bezug auf die Zeit konnte es den Prozess verzögern, weil der Kandidat beispielsweise noch auf die Genehmigung einer Referenz wartete.“

Valluga bietet Arbeitgebern und Kandidaten ein natives mobiles Erlebnis mit neuen Einblicken in den Status des Screenings und weniger Abhängigkeiten während des gesamten Prozesses.

Steigende Automatisierung durch Integration

Validata nutzt mehrere out-of-the-box und benutzerdefinierte Integrationen zur Beschleunigung der Prozesse in Valluga, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung, digitaler Dokumentsignaturen und integrierter E-Mail-Vorlagen.

Im Jahr 2021 lieferte Validata außerdem eine zweite Anwendung, die Connector App, die eine Verbindung zwischen Valluga und HR-Aufzeichnungssystemen wie Workday, Greenhouse oder AFAS standardisiert.

„Es ist wichtig, integriert mit einem Bewerbermanagementsystem oder HR-System, und das war etwas, wonach unsere Kunden immer mehr verlangten“, sagte Bijkerk. „Aus Sicherheitsgründen war es für uns interessanter, eine Connector-App einzurichten, die dann mit Valluga verbunden werden kann. Jetzt kann diese Verbindung einfacher hergestellt werden, als dass es für jeden Kunden eine individuelle Implementierung sein muss.“

Das Validata-Supportteam ist eine weitere wichtige Benutzergruppe innerhalb von Valluga, die Bemer mit neuen Features und Funktionen unterstützen möchte.

„Bei Valluga haben wir viele Integrationen, die uns helfen, Aufgaben schneller zu erledigen. Wir haben beispielsweise eine Überprüfung des polizeilichen Führungszeugnisses, die früher mit einigen manuellen Querprüfungen durch den Support durchgeführt wurde“, sagte Bemer. „Mit einer API-Integration empfängt und überprüft die App diese Daten jetzt automatisch, sodass der Support die Dinge nicht manuell öffnen muss.“

Konfigurierbar nach Kundenwunsch

Das Screening ist für eine Person oft der erste Kontakt mit ihrem neuen Arbeitgeber. Daher ist es äußerst wichtig, dass sich die Person beim Screening wie im Unternehmen fühlt.

„Da unser Screening-Prozess im Grunde Teil des Onboarding-Prozesses ist, möchten einige unserer Kunden, dass die Anwendung ihr Branding hat. Sie können wählen, ob sie ihre Eigenes Erscheinungsbild und wir können es entsprechend anpassen“, sagte Vermeulen. „Sie möchten vielleicht auch, dass die E-Mail-Kommunikation von der Bewerbung an die Kandidaten in ihrem Tonfall erfolgt oder ihre Terminologie verwendet.“

Arbeitgeber können auch benutzerdefinierte Integritätserklärungen einfügen, um bereits in diesen frühen Phasen sicherzustellen, dass die Kandidaten mit den Werten und der Kultur des Unternehmens übereinstimmen. 

Ein End-to-End-Erlebnis

Heute ist der Einsatz von Valluga zentralisierte und für jede Benutzergruppe optimiert. Arbeitgeber geben zunächst den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer ihres Kandidaten ein. Der Kandidat wird dann per E-Mail aufgefordert, sein Konto zu aktivieren und sich anzumelden.

Der Kandidat kann sofort mit dem Screening beginnen und die erforderlichen Informationen für jede Prüfung eingeben. Diese werden dann von Valluga automatisch an die verschiedenen Systeme und Partner weitergeleitet, die diese Prüfdaten speichern. Während des Prozesses können Arbeitgeber den Status des Screenings jederzeit in der Anwendung überprüfen. Sobald das Screening abgeschlossen ist, wird automatisch ein PDF-Bericht erstellt und an den Arbeitgeber und den Kandidaten gesendet.

Zur Reaktion der Nutzer auf die neue Anwendung sagte Vermeulen: „Sie bemerkten es war schneller um ihre Screening-Spezifikationen zu erhalten und deren Status einfacher zu überprüfen. Das zu hören war sehr nett, und wir haben dasselbe von unseren Kandidaten gehört, die nach Abschluss eines Screenings Feedback hinterlassen können.“

Ständige Iteration und Geschäftserweiterung

Validata unterstützt Organisationen mit 10 bis 10,000 Mitarbeitern, wobei einige Arbeitgeber bis zu 4,000 Screenings pro Jahr durchführen. Dies bringt eine breite Palette von Branchen-, Regulierungs- und Benutzeranforderungen mit sich, für deren Erfüllung das Team bei seinem weiteren Wachstum gut gerüstet ist.

Mit einer auf Zusammenarbeit ausgerichteten Unternehmenskultur und dem richtigen Technologiepartner in Mendix, Validata ist es gelungen, schnell auf neue Benutzeranforderungen zu reagieren und die Lücke in der Zusammenarbeit zu schließen zwischen Business und IT.

„Wir entwickeln derzeit mehrere Funktionen, die das Kundenerlebnis schneller und einfacher machen werden“, sagte Bemer. „Wir führen ein Einmalige Anmeldung oder Active Directory, und das wird es den Leuten einfacher machen, sich bei der Anwendung anzumelden. Wir arbeiten auch an neuen Integrationen, die den manuellen Aufwand im Zusammenhang mit allen Prüfungen weiter reduzieren werden.“

„Ich sehe auch ein großes Potenzial für die Integration mit WhatsApp Business“, fügte Bijkerk hinzu. „Ich denke, in Zukunft werden mehr Kandidaten Informationen über WhatsApp übermitteln. Daher prüfen wir die Möglichkeiten, wie wir WhatsApp nutzen können, um einfacher Eingaben von den Kandidaten zu erhalten.“

Für Validata ist eine Entwicklungsplattform, die mit den eigenen Ambitionen Schritt hält, eine Voraussetzung für kontinuierliche Innovation.

"Mendix war in den letzten 12 Jahren nützlich und wird es auch in den nächsten Jahren sein, denn Mendix entwickelt auch seine eigene Plattform rasant weiter. Jedes Mal, wenn sie etwas Neues in die Produktion einbringen, eröffnet uns das viele neue Möglichkeiten“, sagte Bijkerk.

Für Bijkerk ist die anhaltende Wachstum und Innovation wird ebenso stark von der Technologie wie von den Menschen bestimmt. „Für Validata ist es wirklich wichtig, sicherzustellen, dass wir alle auf dem Markt verfügbaren Technologien nutzen, die uns das beste Auswahlverfahren für Bewerber ermöglichen“, sagte er. 

„Unser Ziel ist es, europäischer Marktführer zu werden, mit einem starken Fokus auf Nordwesteuropa“, sagte Bijkerk. „Und um das zu erreichen, ist es für uns wichtig, unseren Kunden jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und jedes Jahr zuzuhören, denn sie sind neben allen Kandidaten, die ihre Bewerbung einreichen, unser bester Feedbackgeber.“