Verbessern Sie die Effizienz und die Dienste für Bewohner mit einer nativen mobilen App
Zehntausende Asylsuchende fliehen in die Niederlande jährlichDiese Personen, die ihr Heimatland aus Angst vor Verfolgung oder gefährlichen Situationen verlassen haben, werden sich während der Asylverfahren.
In den Niederlanden: Die Zentrale Agentur für die Aufnahme von Asylsuchenden oder COAist für die Aufnahme dieser Personen verantwortlich. Seit über zwanzig Jahren bietet COA Asylsuchenden bei ihrer Ankunft eine sichere Unterkunft und die Mittel für eine erfolgreiche Zukunft.
Die Organisation betreibt landesweit 130 Zentren und ist stolz auf ihr Engagement für das Wohlergehen ihrer Bewohner und Mitarbeiter. Aufgrund von Budget-, Personal- und Technologieengpässen war es für COA in den letzten Jahren jedoch schwierig, die gestiegene Nachfrage nach ihren Dienstleistungen zu erfüllen.
„Wir müssen in den kommenden Jahren um 150 % wachsen“, erklärt Gerrit de Lang, Digital Innovation Manager bei COA. „Die erste Reaktion ist, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, aber wir haben einfach nicht genug Personal oder Standorte.“
Angesichts der zunehmenden Nutzung von Mobiltelefonen unter den Mitarbeitern sah COA in der Low-Code-Entwicklung eine Möglichkeit, die digitale Kluft zu überbrücken und schnell modernere, digitale Lösungen zur Unterstützung von Mitarbeitern und Bewohnern bereitzustellen. COA nutzte Mendix ein zu entwickeln native mobile Anwendung Das würde die Arbeit der Mitarbeiter digitalisieren, die Sicherheit in ihren Unterkünften erhöhen und als erster Schritt hin zu Mehr InnovationHeute nutzen über 300 COA-Mitarbeiter in vier Heimen die neue Anwendung, um Abläufe zu optimieren und das Leben ihrer Bewohner zu verbessern.
Organisation rund um Innovation
Nach ihrer Ankunft in den Niederlanden haben Asylbewerber mindestens sechs Tage Zeit, um sich von ihrer Reise zu erholen und sich auf das Asylverfahren vorzubereiten. COA bietet diesen Personen verschiedene Unterstützungsstufen, sobald sie vom Justizministerium freigegeben wurden. Während des allgemeinen Asylverfahrens hilft die Organisation bei:
- Vereinbaren von Rechtsterminen
- Essensausgabe
- Aktivitäten anbieten
- Allgemeine Hinweise zur Eingewöhnung in das Leben in den Niederlanden
In den Unterkünften selbst können die Bewohner freiwillig arbeiten, an Bildungsprogrammen wie Niederländischunterricht teilnehmen oder an den täglichen Aktivitäten des Ortes teilnehmen, bis ihnen der Asylstatus zuerkannt wird. Sobald die Aufenthaltserlaubnis in den Niederlanden erteilt wurde, unterstützt COA die Bewohner, bis ihnen eine Unterkunft in einer Gemeinde zugewiesen wird.
Vorher Mendix, COA-Mitarbeiter auf Handarbeit angewiesen um die Dienstleistungen für die Bewohner innerhalb der Gemeinschaft zu verwalten. „Die Mitarbeiter machten sich Notizen auf Papier und wenn sie an ihrem Schreibtisch saßen, gaben sie einfach dieselben Informationen in das bestehende System ein. Das war zeitaufwändig“, erklärte Sinan Karakurt, External Mendix Berater bei HULQ, ein niederländisches IT-Dienstleistungsunternehmen und Experte Mendix Partner.
COA legte erneut Wert darauf, mit Technologie führend zu sein und größere Investitionen in Innovationen zu tätigen, um die Effizienz an allen Standorten zu steigern. Um dieses Ziel zu erreichen, suchte das Unternehmen nach einer neuen Entwicklungsplattform, die für eine öffentliche Einrichtung kosteneffizient und ressourcenschonend sein sollte. 2014 evaluierte das Unternehmen Low-Code-Plattformen.
„Wir suchten nach Alternativen und damals war die Idee, dass Low-Code die High-Code-Plattform ersetzen könnte, die wir hatten“, erzählt Michiel Bennebroek, Innovation Manager bei COA. Sie evaluierten andere Plattformen, darunter OutSystems, entschieden sich aber letztendlich für Mendix für seine:
- Führungsstatus in Analystenberichten
- Reife auf dem niederländischen Markt
- Erfolgsbilanz der Umsetzung ähnlicher Lösungen in anderen Organisationen
Im Jahr 2017 verabschiedete COA Mendix und führte einen Proof of Concept durch. Mendix Die Produktveröffentlichung fiel mit dem Fokus von COA auf Innovation im Jahr 2020 zusammen und brachte die Idee für ein nativer mobiler Anwendungsfall.
"Damals, Mendix begannen, die Plattform und ihr mobiles Angebot weiterzuentwickeln, mit Mendix 8 und 9. Wir wollten Offline-Funktionen, und im Jahr 2020 die neuen Versionen von Mendix brachte genau das“, erklärte Bennebroek. „Wir haben auch gesehen, dass die Prozesse, die die Mitarbeiter verwalten – Abgänge dokumentieren, Zimmer der Bewohner überprüfen, Arztpraxen aufsuchen – um zehn Schritte verkürzt werden könnten, und wir konnten diesen Prozess optimieren, indem wir Mendix"
Digitalisierung der Mitarbeiterabläufe
Trotz der vielen Herausforderungen der Pandemie bot sich für COA die Gelegenheit, seine Mitarbeiter digital einzubinden, indem die Belegschaft mit Mobiltelefonen ausgestattet wurde. „Früher stellten wir unseren Mitarbeitern nur ein oder zwei Laptops oder Desktops zur Verfügung und das war’s. Es war sehr schwierig, sie in einem Schutzraum herumzutragen“, erzählt Bennebroek.
COA begann mit der Entwicklung ihrer native mobile App im Herbst 2021 und erreichte im Dezember desselben Jahres einen erfolgreichen Proof of Concept, der in zwei Notunterkünften des COA zum Testen und Feinabstimmen der Sicherheitsanforderungen eingeführt wurde. Bis Dezember 2022 wurde ein neues Projektteam gebildet, um die Anwendung für eine breitere Einführung in anderen Notunterkünften vorzubereiten. Das Projektteam bestand aus einem Entwickler, einem Produktbesitzer und einem Anwendungsmanager, die mit den Mitarbeitern des COA zusammenarbeiteten.
„Alle an der Entwicklung der Lösung beteiligten Personen haben Ideen und Anforderungen direkt von den Benutzern gesammelt und so sind die Funktionalitäten entstanden“, erinnert sich Karakurt.
Nachdem die COA-Mitarbeiter ihre neuen Geräte erhalten hatten, wurden sie von der mobilen Mitarbeiteranwendung bei drei täglichen Prozessen unterstützt:
- Identitätsprüfung: Die Identifizierung der Bewohner ist an allen COA-Standorten gängige Praxis. Die Bewohner erhalten eine Bankkarte mit einem QR-Code, der mit der App gescannt werden kann. In jedem Zimmer eines Bewohners befinden sich außerdem QR-Codes. Nach dem Scannen können die Mitarbeiter sofort sehen, wer vor ihnen steht oder wer in einem bestimmten Zimmer wohnt, zusammen mit Informationen wie dem Namen des Bewohners, der Zimmernummer, der Sozialversicherungsnummer und anderen identifizierenden Daten.
- Wartungsanfragen: Mitarbeiter können Wartungsprobleme fotografieren und eine Reparaturanfrage einreichen. Sie geben an, in welchem Raum das Problem vorliegt, fügen eine kurze Beschreibung hinzu, hängen ein Bild an und reichen die Anfrage sofort ein.
- Essensausgabe: An Orten, an denen Mahlzeiten serviert werden, können Mitarbeiter die QR-Codes von Bankkarten scannen und sehen, ob ein Bewohner bereits eine Mahlzeit eingenommen hat oder nicht.
Bei einem Verhältnis von einem COA-Mitarbeiter pro zehn Bewohner in den Heimen ging die für manuelle Arbeit aufgewendete Zeit früher zu Lasten der Effizienz. Jetzt sparen die COA-Mitarbeiter mithilfe der mobilen Mitarbeiteranwendung täglich zwischen dreißig und sechzig Minuten, etwa 1,600 Minuten pro Vollzeitkraft oder zwischen 11 und 38 Millionen Euro jährlich.
Die Echtzeit-Reparaturanfragen ermöglichen es den Mitarbeitern, das Wartungsteam zehn bis fünfzehn Minuten schneller zu benachrichtigen, als wenn sie sich auf Stift und Papier verlassen würden. Die Anwendungsarchitektur macht die Einrichtung an neuen Standorten nahtlos und die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht COA, Mitarbeiter schnell in die Plattform einzuarbeiten.
Sicherheit durch Design
Ein weiteres wichtiges Ziel der mobilen Mitarbeiteranwendung war die Erhöhung der Sicherheit sowohl der Bewohner als auch der Mitarbeiter.
Durch die Zeitersparnis, die die Anwendung mit sich bringt, können sich die COA-Mitarbeiter stärker auf die Verbesserung der Lebensqualität in ihren Unterkünften konzentrieren. Sie können beispielsweise mehr Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass die Umgebung hygienisch ist oder dass sich die Bewohner im richtigen Zimmer befinden. Die erhöhte Aufmerksamkeit für die physischen Bedingungen des Standorts führt letztendlich zu einem größeren Gefühl der Unterstützung und Sicherheit bei den Bewohnern.
Zudem zeigt, Datensicherheit ist entscheidend für die Systeme von COA und Mendix konnte ihre hohen Standards hinsichtlich DSGVO-Konformität und Informationssicherheit erfüllen.
„Wir müssen die Daten der Asylbewerber schützen und sehr sicher aufbewahren“, erklärte Benenbroek. Ein Geofence in der Anwendung bietet diesen Schutz, da autorisierte Benutzer vor Ort sein müssen, um auf die Anwendung und das System zugreifen zu können, und alle Änderungen an den Daten überwacht und protokolliert werden.
"The Mendix Die App ist in eine Enterprise Mobility Management-Lösung von Blackberry eingebunden. Sie übernimmt einen Teil der Sicherheit der App, die Daten, das Caching und alle Richtlinien, die Sie zwischen der Hardware und der Software durchsetzen möchten. Und wir haben eine sehr sichere VPN-Verbindung mit dem Rechenzentrum, die das Frontend der App mit dem Backend der App verbindet“, fügte er hinzu.
Überbrücken der Lücke durch schnelle Entwicklung
Neben der Überbrückung der digitalen Kluft innerhalb der Organisation bietet Low-Code auch eine flexiblere und zukunftsfähige Entwicklung Umgebung für neue Projekte innerhalb von COA. „Das Wichtigste war, eine App zu entwickeln, die sich erstmals mit unseren Backend-Systemen verbinden lässt und stabil ist. Das ist ein großer Schritt für die Zukunft von COA“, so de Lang.
„Letztendlich hilft diese Anwendung dabei, Menschen in Not besser zu helfen. Es ist eine sinnvolle Arbeit“, fügte Karakurt hinzu.
Auch die Mitarbeiter waren eifrig dabei, Input zu geben. „Ende 2021 waren es sechs Mitarbeiter. Jetzt beziehen wir jeden Mitarbeiter mit ein. An unseren Teststandorten gibt es also zwei Key User, die auch Kontakt zu ihren Kollegen haben und uns die Feedback”, erklärte de Lang. „Wir arbeiten schneller als sonst, um Mehrwert zu schaffen”, fügte Karakurt hinzu.
„Wir hatten viel Hilfe von Partnern, nicht nur bei der Bereitstellung von Teilen der Lösung, sondern auch bei der Anregung von Ideen für Teile des Puzzles, um das Ganze umzusetzen. Viele Leute, mit denen ich sprach, boten mir Informationen, Hilfe und Einblicke an, die zu den Lösungen führten, die wir entwickelten. Es gab viele dieser Leute, nicht nur von COA selbst, sondern auch von der Mendix Gemeinschaft“, erklärte Bennebroek.
Eine zielgerichtete IT-Vision
Die mobile Mitarbeiteranwendung von COA hat bewiesen, dass Innovation auch in einer stark strukturierten öffentlichen Organisation möglich ist und umgesetzt werden kann. schnell mit Low-Code. Die Entwicklung in der Organisation ist jetzt 2–4x schneller mit Mendix, mit weniger Kosten für die Anwendungswartung und jährlichen Einsparungen von rund 105,000 €.
Während die Einführung der mobilen Mitarbeiteranwendung noch im Gange ist, plant Bennebroek, die Bereitstellung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass die App den COA-Mitarbeitern im ganzen Land sofort zur Verfügung steht.
„In diesem Jahr wollen wir die Anwendung nicht nur so weit wie möglich implementieren, sondern auch weitere Funktionen entwickeln. Einige Funktionen sind bereits in Arbeit“, teilte er mit. COA plant, auch Lösungen zu entwickeln, die die Bewohner direkt nutzen können, beispielsweise eine Anwendung, die es den Bewohnern erleichtert, mit Mitarbeitern zu kommunizieren und ihre Informationen mit COA zu teilen.
„Ich möchte die Organisation mit einer Unterstützungsstruktur ausstatten, die es nicht nur ermöglicht, die Anwendung aufrechtzuerhalten, sondern auch darauf aufzubauen“, fügte er hinzu. „Wir möchten sicherstellen, dass unsere umliegenden Gemeinden das humanitäre Ziel von COA unterstützen, und die Verbesserung der Prozesse und der Sicherheit an unseren Standorten ist wichtig für die Fortsetzung unserer Arbeit.“ Diese Ambitionen bekräftigen das Engagement der Organisation für ihre Bewohner und Mitarbeiter.