La ville de Rotterdam favorise le développement à grande échelle

Proposer une centaine d’applications dans un environnement professionnel n’est pas une mince affaire. Proposer plus de 100 applications dans le secteur public en moins de 4 ans pour améliorer la vie de plus d’un demi-million de personnes semble encore plus ambitieux.

Cependant, c'est exactement ce qui se passe Municipalité de Rotterdam (la ville de Rotterdam) a pu y parvenir depuis l'adoption du low-code en 2018. Rotterdam, qui abrite de magnifiques spectacles architecturaux comme le pont Érasme et une population animée de 660,000 XNUMX citoyens, a été confrontée à des défis de mise en œuvre similaires à ceux d'autres municipalités au cours de la dernière décennie :

• Évolution des attentes du public, exigeant des expériences numériques plus nombreuses et de meilleure qualité lors de l'interaction avec les services de la ville tels que les affaires publiques, la circulation ou le zonage
• Préoccupations strictes en matière de confidentialité des données, ce qui a rendu difficile pour la ville de s'appuyer sur des partenaires externes pour accélérer le développement de solutions
• Un fossé entre les acteurs commerciaux et l'informatique, qui vivaient déjà dans des équipes cloisonnées sans langage commun autour du développement de solutions, ce qui signifiait que les délais de développement étaient longs et entraînaient un important arriéré et une accumulation de solutions Shadow IT

Vaincre l'arriéré

Servir la ville de Rotterdam d'un point de vue technologique nécessite de gérer une quantité innée de complexité à grande échelle.

Mark Vermeer, directeur informatique, a déclaré : « Une organisation comme la ville de Rotterdam comprend environ 30 lignes de produits : nous avons des feux de signalisation, un service d’ingénierie, des tickets de stationnement et la santé publique. Nous avons environ 800 systèmes informatiques en place pour prendre en charge tout cela, et nous avons un portefeuille d’environ 100 projets rien que dans le domaine informatique à tout moment. »

La devise de la Ville « Make it happen » semblait être en contraste frappant avec la manière dont les solutions numériques étaient fournies aux employés, aux partenaires et au public à l'époque.

Développement rapide d'applications (RAD) Mendix Le conseiller de la ville, Erik van der Steen, est à la tête de l'initiative low-code de Rotterdam depuis son lancement en 2018.

« Nous avions un département de développement logiciel avec des développeurs Java et .NET, mais ils étaient très réticents à lancer de nouvelles applications. Chaque fois qu'un département demandait 'pouvez-vous faire cela pour nous', il répondait toujours 'oui, dans un an, nous aurons de la place pour vous et cela vous coûtera 300,000 XNUMX €'. Ils décourageaient l'adoption de nouvelles applications », a-t-il déclaré.

« Nous avons constaté que plusieurs services s’adressaient à une agence extérieure. C’était une tendance qui devenait de plus en plus courante et, de notre point de vue au sein du service de gestion de l’information, c’était très peu souhaitable, car il y avait des considérations majeures concernant la propriété des données et Sécurité Les entreprises ne s'en souciaient pas – elles voulaient simplement une application qui fasse ce qu'elles voulaient qu'elle fasse.

Van der Steen et son équipe ont pris la décision d'adopter le Mendix plateforme de développement pour commencer à fournir des solutions plus rapidement et mieux gérer la complexité inhérente à des centaines de milliers d'utilisateurs et à une niveau entreprise de services.

Réaliser des choses rapidement

Ce qui est devenu un véritable facteur de différenciation dans le démarrage de leur succès a été le partenariat entre Mendix et la ville de Rotterdam. Au-delà d'offrir une plateforme, Mendix a été en mesure de fournir un cadre éprouvé pour la mise en œuvre du low-code auquel l'équipe de gestion de l'information (IM) pouvait facilement adhérer.

Il est primordial de développer une pratique d'exécution numérique low-codeAu-delà du choix d’une plateforme, il s’agit d’identifier les processus de développement durable, de hiérarchiser les exigences dans un portefeuille de projets et de recruter les bonnes personnes pour les exécuter.

Mise en œuvre des processus

Atteinte d'un point de bascule, l'équipe IM n'a pas attendu plus longtemps pour se lancer. Elle a décidé d'adopter un état d'esprit agile avec les ressources à sa disposition pour faire décoller son développement.

« Et nous avons pu le faire en travaillant avec Agile Scrum… Agile était en quelque sorte en circulation à l'époque avec Lean, donc nous avons pensé « cela semble pouvoir fonctionner, commençons simplement ». Et avec une connaissance limitée de ce qu'était Agile, nous avons lancé certains projets, également aidés par Mendix « Des partenaires qui avaient plus d'expérience avec les méthodes agiles, les user stories et la planification de sprints », explique Erik van der Steen.

Définition du portefeuille

« Nous avons [exploité] la programme d'exécution numérique qui Mendix « Nous avons commencé par un démarrage, une structure et une mise à l'échelle. Nous étions conscients que nous étions dans la phase de démarrage et que nous ne devions donc pas nous étendre trop loin. Nous avons donc commencé par petites étapes », a poursuivi Erik van der Steen.

L'équipe RAD nouvellement formée a été réfléchie dans la sélection de ses premiers projets, en décidant :

• Administration des subventions entrantes (ISA), une demande de traitement des subventions que la ville reçoit de divers groupes comme l'Union européenne, la province et le ministère des Travaux publics. Auparavant, ce processus était géré entre quatre feuilles Excel et quelques personnes. Le projet avait peu d'interfaces, mais gérait plus d'un milliard d'euros de transactions par an, ce qui en faisait un candidat de choix pour prouver sa valeur initiale.
• THIS010, un outil pour remplacer une demande existante de surveillance et d'exécution qui n'était plus hébergé dans un environnement sécurisé. Légèrement plus complexe, cette application avait intégrations avec des composants géographiques et une identification par photo. Cependant, l'application a été livrée rapidement et a permis d'atténuer les risques de sécurité en suspens, impressionner davantage l'équipe au sens large.

Identifier les bonnes personnes

On peut dire que l'ingrédient le plus important de leur succès est la culture de l'équipe de gestion de l'information de la ville. La tendance qui commence à se cristalliser est que ces employés ont vu quelque chose qui ne fonctionnait pas et ont décidé de le réparer sans avoir peur de l'échec et en apprenant au fur et à mesure.

Leon Schipper, architecte de solutions chez RAD, revient sur les débuts du programme. « En tant que petite équipe, nous avons pu nous développer sans être influencés par la direction… Nous avons démarré de bas en haut, ce qui nous a donné beaucoup de liberté. »

Erik van der Steen attribue une grande partie du succès initial du programme à sa capacité à embaucher les bonnes personnes et à les responsabiliser rapidement.

« Au cours des deux dernières années, j'ai pu constamment embaucher plus de personnes pour lancer des applications. Si nous n'avions pas pu embaucher autant de personnes, nous aurions eu beaucoup moins de candidatures. Et je pense que c'est parce que nous avons eu l'idée de créer des modules génériques et mettre en œuvre l'assurance qualité sur ce que nous avons publié, cela nous a aidé à faire avec rapidité.

Une culture du développement durable

S'appuyant sur le succès initial avec Mendix« Nous avons un portefeuille très diversifié, donc nous préférons d'abord acheter des choses plutôt que de les fabriquer si nous le pouvons. Si nous voulons les fabriquer, nous nous tournerons vers Java », a déclaré Mark Vermeer, le directeur des technologies de la ville.

Pour éviter de tomber dans le même piège d’un arriéré croissant de demandes de projets, l’équipe a mis en place des paramètres pour garantir que la livraison de la solution soit rapide et précise presque à chaque fois.

« Cela a donné à l'équipe informatique la marge de manœuvre nécessaire pour gérer les nouvelles versions des systèmes Oracle EBS, notre très grand système de sécurité sociale ou notre système fiscal. Les projets pour lesquels notre ligne de développement était destinée ont été ralentis par la forte demande de numérisation - tout le monde veut des applications - et c'est là que nous avons commencé [avec Mendix]," il ajouta.

Pour éviter de tomber dans le même piège d’un arriéré croissant de demandes de projets, l’équipe a mis en place des paramètres pour garantir que la livraison de la solution soit rapide et précise presque à chaque fois.

Exigences du portefeuille

Au fil du temps, l'équipe RAD de la Ville s'est agrandie pour inclure plusieurs intervenants qui sont essentiels lors de la réception des demandes. Aujourd'hui, toutes les demandes de l'entreprise sont d'abord traitées par des architectes de solutions, qui déterminer si le low-code est le bon moyen de développement. Si tel est le cas, les maîtres SCRUM s'assurent que le niveau de détail adéquat a été fourni en amont afin que le projet soit une collaboration réussie.

« Nous avons un processus d’offre et de demande, et chaque question de l’entreprise doit passer par ce processus », explique Erik van der Steen.

« Les parties prenantes de l’entreprise sont présentes dès le début et une fois que nous avons décidé de lancer l’application, nous identifions le responsable du produit qui apporte le budget et nous l’encadrons pour nous assurer qu’il dispose des personnes possédant les bonnes connaissances. Nous leur confions une grande responsabilité pour nous assurer que les bons participants sont impliqués dans le projet », a-t-il ajouté.

Des architectes de solutions comme Leon Schipper constituent souvent la première couche de prise de décision lorsqu'il s'agit de faire correspondre les exigences de la solution avec le bon outil. « Presque tout peut être construit avec Mendix, dit Leon Schipper,

« Mais cela étant dit, ce n'est pas notre objectif. Nous essayons d'abord de réutiliser les systèmes que nous avons déjà en place, puis nous aimons acheter sur le marché, et enfin, si nous disons « ok, faisons-le ». Nous avons alors différentes lignes de fabrication pour différents domaines. Par exemple, si nous disons qu'il doit être conçu pour le natif, nous pouvons le faire facilement avec Mendix. De plus, les logiciels de support de processus sont une solution simple car vous avez de nombreuses interactions et [Mendix] peut être le ciment entre toutes les choses que nous possédons.

Une fois qu'une application est jugée appropriée pour Mendix, le processus de développement commence.

« Nous faisons un grand usage des maîtres SCRUM », explique Marja van der Veer, coordinatrice de RAD. « Ils nous aident beaucoup à définir quand nous sommes prêts à créer une application… [ils] examinent les histoires d'utilisateur, voyez s'ils sont suffisamment complets et effectuez une grande partie du peaufinage en amont. »

Développer pour la réutilisation et la rapidité

L’équipe de Rotterdam a trouvé une grande efficacité en identifiant ce qui est le plus souvent similaire dans les projets qui lui sont confiés, par opposition à ce qui est différent.

« Il y a une application dont je suis particulièrement fier », se souvient Erik van der Steen. « Nous avons reçu une demande de trois services différents pour créer des applications similaires afin de gérer les formations et les certifications du personnel.

« Nous avons réussi à réunir les trois et à unifier leur demande, de sorte que nous n'avons eu qu'à faire une seule demande que les trois services peuvent désormais utiliser. C'est quelque chose qui arrive rarement à Rotterdam, car chaque problème a souvent son propre système. »

L'équipe a également investi dans la constitution d'une bibliothèque de modules réutilisables, composants électriques , et des modèles pour que les applications ne nécessitent pas toujours de partir de zéro et puissent être démocratisées auprès d'autres personnes.

Certains d'entre eux comprennent:

• Authentification unique
• Email
• SMS
• Workflow

« Nous avons développé de nombreux modules génériques, comme pour notre système d'aides sociales », explique Marja van der Veer. « Toutes les interfaces avec d'autres systèmes peuvent être plus ou moins génériques. Par exemple, nous avons énormément de formulaires de demande et ils sont fondamentalement les mêmes : nous demandons les mêmes informations comme votre nom, votre BSN (BurgerServiceNumber) ou votre adresse. »

Développement de la main-d'œuvre sous contrôle

Au lieu de se battre ombre IT, l'équipe RAD a utilisé le low-code pour exploiter l'enthousiasme et le talent de ses homologues commerciaux dans un programme de développement citoyen en pleine croissance dans l'une de nos unités commerciales.

En ce qui concerne l’investissement dans des composants réutilisables, Erik van der Steen voit cela comme un moyen optimal de fournir des solutions à la vitesse requise au fil du temps.

« Nous les formons et créons des blocs de construction génériques pour eux, afin qu'ils créent des applications que, sinon, nous, l'équipe RAD, aurions probablement créées. En ce sens, ils nous prennent une petite part de travail, ce qui n'est pas une mauvaise chose... [Nous] espérons que les gens seront de plus en plus enthousiastes et que les unités commerciales verront la valeur ajoutée de faire appel à leurs propres employés pour créer des applications pour leurs propres employés.

« À la fin, il pourrait y avoir de petits groupes de professeurs à temps plein. Mendix « Les développeurs travaillent sur des applications pour chaque unité commerciale, et je pense que c'est une voie viable pour aller de l'avant. »

« Une autre unité commerciale a démarré avec nous lorsque nous avons adopté Mendix, parce qu'ils développaient sous MS Access et que le service informatique leur interdisait de continuer à le faire. Ils ont appris qu'ils allaient utiliser Mendix au lieu de cela, et ils ont dit « eh bien, c'est quelque chose que nous pouvons utiliser ». Un gars du département a fait une Mendix cours et a lancé sa première application.

« Le succès a été tel qu’il a enthousiasmé deux autres collègues, qui créent désormais leurs propres applications pour notre département d’ingénieurs municipaux. Nous avons contribué à certaines de leurs activités en mettant à disposition des modules et des interfaces génériques, mais ils créent des choses très techniques. »

Engagement citoyen significatif

Au début, les applications internes constituaient la majorité du portefeuille de Rotterdam. Au fil du temps, les employés ont vu de plus en plus d'opportunités d'exploiter ces interfaces numériques cohérentes pour améliorer les interactions des services avec les citoyens dans tous les domaines, de l'enlèvement des ordures au stationnement.

« Nous avons commencé par des applications d’amélioration des processus internes, mais nous avons rapidement reçu des demandes de création de solutions accessibles au public pour les utilisateurs externes. Nous faisons également des demandes de coopération avec des partenaires extérieurs à l’entreprise. ville, où nous pouvons numériser un processus même en dehors de notre propre municipalité. »

Au cours des quatre dernières années, certaines solutions clés fournies par l'équipe RAD comprennent :

• RBP, citoyen et visiteur application de gestion de stationnement, ce qui aide plus 5 millions de visiteurs annuels réserver des places de stationnement dans toute la ville depuis leur téléphone. Le MVP a été livré en 8 semaines et mis en service en 4 mois.
• poubelleR, une mobile natif application qui offre aux commerçants de la ville un moyen simple de planifier la collecte de différents matériaux (verre, carton, plastique) dans leurs magasins. L'application a livré plus de 80 XNUMX € d’économies annuelles.
• RBZ, une application qui numérise entièrement ce qui était autrefois un formulaire PDF de 7 pages pour les travailleurs indépendants qui ont besoin d'une assistance particulière en raison de leurs conditions de vie.

Faire la différence en temps de crise

L'équipe RAD de la Ville peut unanimement identifier ce dont elle est la plus fière dans son portefeuille à ce jour : être en mesure de fournir des services suffisamment rapides pour aider les citoyens lorsqu'ils en ont le plus besoin. Avec l'apparition de la COVID-19 au début de 2020, les services en personne de la Ville sont devenus inefficaces.

"Nous avons fait beaucoup de formes « Nous avons développé un guichet de service numérique, de sorte qu’au lieu d’aller à la mairie, on pouvait tout faire par vidéo. Je pense que nous devons en être les plus fiers, car cela a montré que Mendix pourriez aide beaucoup en cas de crise, parce que nous pourrions développer cela très rapidement.

Un composant de la Compteur numérique, qui permet aux citoyens de confirmer leur identité via un appel vidéo avec leur passeport intégré Mendix-API construites sur une plateforme d'appel vidéo existante.

La fusion de ces technologies a été réalisée en seulement 3 semaines. Le compteur numérique est toujours utilisé à Rotterdam aujourd'hui et a répondu à des milliers d'appels de citoyens, remportant à la fois un prix Gemeente Delers et un prix Computable en 2021.

« Je pense que cela vaut également pour le soutien des personnes qui étaient impliquées dans l'affaire des compléments alimentaires », a ajouté Erik van der Steen.

« Le fisc a désavantagé de nombreuses personnes qui recevaient un supplément pour payer la garde de leurs enfants. Elles ont été accusées de fraude et ont dû rembourser beaucoup d’argent. Le fisc devait indemniser ces citoyens et Rotterdam devait les aider. Nous avons donc créé une application en quelques semaines pour le faire. »

« Nous avons également créé une application en quatre semaines avec Mendix « gérer la distribution des fonds aux plus démunis de Rotterdam en raison des prix élevés de l’énergie. »

Conception inclusive

La Ville ne se fie pas uniquement à ses propres opinions pour mesurer le succès des solutions. Le public participe activement au processus de rétroaction lorsqu'une nouvelle solution est proposée par l'équipe RAD de la Ville.

« Pour la plupart des applications que nous réalisons pour le grand public, nous leur demandons si elles leur conviennent. Parfois, nous les impliquons également dans le processus de développement en leur montrant, sous forme de captures d'écran ou de maquettes, ce que nous essayons de réaliser et en leur demandant si cela leur convient. Nous avons plusieurs groupes de personnes qui sont prêtes à participer à ces engagements », a déclaré Leon Schipper.

De plus, l’équipe de Rotterdam propose des services pour tous.

« Nous avons un nouveau UX et UI « Nous avons créé une bibliothèque de notre service communication qui est utilisée pour les solutions numériques. C'est la première fois que nous le faisons. Nous la créons également sur Atlas 3 pour réutiliser ce qui a été conçu », a ajouté Schipper.

« Nous respectons également les directives WCAG, les meilleures pratiques du secteur et la législation en vigueur en matière d'accessibilité. Nous avons une application que nous sommes en train de prototyper et nous voulons que tout le monde soit à bord, donc par exemple, nous obtenons Commentaires des utilisateurs de la part des citoyens aveugles.

Créer la transparence dans le secteur public

Rotterdam s’est avérée être une ville modèle en matière d’alignement et de renforcement des droits personnes, processus et portefeuille pour faire avancer la numérisation.

« Nous avons commencé avec 3 ou 4 externes Mendix développeurs et quelques applications, qui sont ensuite passés à plus de 100 projets que nous avons à l'heure actuelle.

« Nous avons donné la possibilité à des collaborateurs non techniques de développer des applications dans deux unités commerciales, soit environ 14 personnes au total. Au sein de notre organisation, nous avons également cinq stagiaires en formation et nous prévoyons de les intégrer à notre équipe interne dans les mois à venir », résume Erik van der Steen.

L’avenir de Rotterdam est celui d’une transparence radicale envers les autres municipalités et ses propres citoyens.

« Je pense que nous recherchons un nouvel équilibre entre faire les choses nous-mêmes, faire les choses avec d’autres acteurs locaux. gouvernements« Nous devons nous assurer que le marché fait les choses pour nous », a déclaré Mark Vermeer. « Je pense que ce sera un thème important pour nous dans les prochaines années, tout comme l’évolution vers un développement plus en amont qui se fera dans chaque ville avec sa propre image de marque, et que davantage de services en aval, comme les données, seront, espérons-le, plus facilement disponibles sur une base commune. »

Rotterdam explore actuellement de nouvelles façons de faire participer davantage le public à la manière dont son environnement est développé en créant un jumeau numérique de la ville.

« Il ne s'agit pas seulement d'un environnement de jeu 3D sympa, mais aussi de pouvoir partager des données avec le public sur ce à quoi ressemble Rotterdam aujourd'hui et à quoi elle pourrait ressembler si nous avions un projet de développement immobilier », a déclaré Leon Schipper. « Il y a cette fenêtre d'opportunité pour avoir une influence sur la réalisation ou non de ce projet... Je pense que cela améliorera à la fois la qualité et la quantité des personnes participant à de tels développements. »

Avec 100 applications low-code en pleine croissance, l'équipe de développeurs enthousiastes de la ville ne voit aucun signe de ralentissement. « Grâce au bouche-à-oreille, les gens viennent nous voir pour de nouvelles applications. Tout cela nous parvient, et soit nous le sortons du commerce, soit nous le fabriquons avec Mendix», a conclu Erik van der Steen.