数万人の難民がオランダに逃れる 毎年迫害や危険な状況への恐れから母国を離れたこれらの人々は、避難期間中に公的援助団体に支援を求めることになる。 亡命手続き.

オランダでは、難民申請者受入れ中央機関、または COAは、これらの人々の受け入れを担当しています。20 年以上にわたり、COA は亡命希望者に、到着時の安全な宿泊施設と将来の成功のためのリソースを提供してきました。

全国に 130 のセンターを持つこの組織は、住民と従業員の福祉に尽力していることを誇りにしています。しかし、予算、人員、テクノロジーの不足により、COA は近年のサービスに対する需要増加に対応することが困難になっています。

「今後数年間で 150% の成長が必要です」と COA のデジタル イノベーション マネージャー、ゲリット デ ラング氏は説明します。「最初の対応策は人員を増やすことですが、スタッフも拠点も足りないのです。」

従業員の携帯電話使用の増加に伴い、COAはローコード開発をデジタル格差を埋め、従業員と居住者をサポートするより現代的なデジタルソリューションを迅速に提供する手段と見なしました。COAは Mendix 開発する ネイティブモバイルアプリケーション 従業員の仕事をデジタル化し、避難所の安全性を高め、 さらなる革新現在、300 人を超える COA 従業員が XNUMX つのシェルターで新しいアプリケーションを活用し、業務を効率化し、居住者の体験を向上させています。

イノベーションを中心に組織する

オランダに到着後、亡命希望者は旅の疲れを癒し、亡命手続きの準備をする期間として少なくとも 6 日間が与えられます。COA は法務省の許可を得た後、これらの個人にさまざまなレベルのサポートを提供します。一般亡命手続き中、同組織は以下の支援を行います。

• 法律相談の予約
• 食事の配布
• 活動の提供
• オランダでの生活に慣れるための一般的なガイダンスを提供する

シェルターでは、難民認定を受けるまで、住民は自主的に働いたり、オランダ語の授業などの教育プログラムに参加したり、シェルターの日常活動に参加したりすることができます。オランダでの滞在許可が下りると、COA は住民が自治体の住宅に割り当てられるまで支援します。

作業前 Mendix、COA従業員 手作業に頼った コミュニティ内の住民サービスを管理するために、職員は紙にメモを取り、デスクに着いたら同じ情報を既存のシステムに入力していました。これは時間のかかる作業でした」と、外部のシナン・カラクルト氏は説明します。 Mendix のコンサルタント ハルクオランダのITサービス会社および専門家 Mendix パートナー。

COA は、テクノロジーをリードし、イノベーションに多額の投資を行って拠点全体の効率性を高めることに改めて重点を置きました。この目標を達成するために、同社は公共部門の組織にとってコスト効率とリソース効率に優れた新しい開発プラットフォームを求め、2014 年にローコード プラットフォームを評価することになりました。

「私たちは代替案を探していましたが、当時はローコードがハイコードプラットフォームに取って代わる可能性があると考えていました」とCOAのイノベーションマネージャー、ミヒエル・ベネブローク氏は語ります。彼らはOutSystemsを含む他のプラットフォームも評価しましたが、最終的に Mendix その理由:

• リーダーシップのステータス アナリストレポート
• 成熟 オランダ市場で
• 実績 他の組織で同様のソリューションを実現する

2017年にCOAは Mendix 概念実証を実施した。 Mendix 製品のリリースは、COAが2020年にイノベーションに注力していた時期と一致し、 ネイティブモバイルユースケース.

「あの頃、 Mendix プラットフォームとモバイルサービスの成熟化が始まりました Mendix 8と9です。オフライン機能が必要だったので、2020年に新しいバージョンがリリースされました。 Mendix 「従業員が管理するプロセス（退去の記録、入居者の部屋のチェック、診療所への訪問など）は10のステップを削減できることもわかりました。 Mendixに設立された地域オフィスに加えて、さらにローカルカスタマーサポートを提供できるようになります。」

従業員業務のデジタル化

パンデミックによる多くの課題にもかかわらず、COA では従業員に携帯電話が支給され、従業員とデジタルで関わる機会が生まれました。「これまで、従業員に提供していたのは、ノートパソコンかデスクトップ パソコン 1 台か 2 台だけでした。避難所で持ち歩くのは非常に困難でした」とベネブローク氏は語ります。

COAは、 ネイティブ モバイル アプリ 2021 年秋に開始され、同年 2022 月までに概念実証に成功し、COA の避難所 XNUMX か所に展開されてセキュリティ要件のテストと微調整が行われました。XNUMX 年 XNUMX 月までに、他の避難所への広範な展開に向けてアプリケーションを準備するための新しいプロジェクト チームが結成されました。プロジェクト チームは、COA の従業員ユーザーと連携する開発者、製品所有者、アプリケーション マネージャーで構成されていました。

「ソリューションの開発に関わった全員がユーザーから直接アイデアや要件を集め、そのようにして機能が生まれたのです」とKarakurt氏は振り返ります。

COA の従業員が新しいデバイスを取得すると、従業員モバイル アプリケーションが次の 3 つの日常的なプロセスをサポートしました。

• 本人確認: 居住者の身元確認は、COA の施設全体で定期的に行われています。居住者には、アプリでスキャンできる QR コード付きの銀行カードが渡されます。また、各居住者の部屋に QR コードがあります。スキャンすると、従業員は目の前に誰がいるのか、特定の部屋に住んでいるのは誰なのかを即座に確認でき、さらに居住者の名前、部屋番号、社会保障番号、その他の身元確認データなどの情報も確認できます。
• メンテナンスリクエスト: 従業員はメンテナンスの問題があれば写真を撮って修理依頼を送信できます。問題が発生している部屋を指定し、簡単な説明を追加し、写真を添付し​​て、すぐに依頼を送信します。
• 食事の配給: 食事を提供する場所では、従業員は銀行カードの QR コードをスキャンして、居住者がすでに食事を済ませたかどうかを確認できます。

避難所の居住者 1,600 人に対して COA 従業員 11 人という比率では、手作業に費やす時間はこれまで効率の妨げとなっていました。現在、COA の従業員は従業員モバイル アプリケーションを使用して 38 日あたり XNUMX 分から XNUMX 分を節約しており、これは FTE あたり約 XNUMX 分、年間 XNUMX 万から XNUMX 万ユーロに相当します。

リアルタイムの修理依頼により、従業員はペンと紙に頼っていたときよりも10分から15分早くメンテナンスチームに通知することができます。アプリケーションアーキテクチャにより、新しい場所でのセットアップがシームレスになり、 直感的なUI COA は従業員をプラットフォームに迅速に参加させることができます。

安全性とセキュリティを考慮した設計

従業員モバイル アプリケーションのもう 1 つの重要な目的は、居住者と従業員の両方の安全性とセキュリティを向上させることでした。

アプリケーションを使用することで節約された時間により、COA の職員は、環境が衛生的であるか、居住者が適切な部屋に居るかどうかを確認するためのチェックを増やすなど、避難所での生活の質の向上にさらに注力できるようになります。場所の物理的条件への注意が高まることで、最終的には居住者に対するサポートと安全の意識が高まります。

さらに, データセキュリティ COAのシステムにとって重要であり、 Mendix GDPR コンプライアンスと情報セキュリティに関する高い基準を満たすことができました。

「私たちは亡命希望者のデータを保護し、それを非常に安全に維持しなければなりません」とベネンブローク氏は語った。アプリケーション内のジオフェンスがこの保護を提供する。アプリケーションとシステムにアクセスするには、承認されたユーザーがその場所にいなければならないため、データへの変更はすべて監視され、記録される。

「 Mendix 「このアプリは、Blackberry のエンタープライズ モビリティ管理ソリューションに組み込まれています。このソリューションは、アプリのセキュリティ、データ、キャッシュ、ハードウェアとソフトウェア間で適用するすべてのポリシーの一部を取得します。また、データ センターとの非常に高度なセキュリティを備えた VPN 接続があり、アプリのフロント エンドとアプリのバックエンドを接続します」と彼は付け加えました。

急速な発展でギャップを埋める

組織内のデジタル格差を埋めることに加えて、ローコードはより柔軟で 将来を見据えた開発 COA 内で新しいプロジェクトのための環境が整いました。「大きな成果は、初めてバックエンド システムに接続でき、安定したアプリを開発できたことです。これは COA の将来にとって大きな一歩です」と de Lang 氏は述べました。

「結局、このアプリケーションは、困っている人々により良いサービスを提供するのに役立ちます。意義のある仕事です」とカラクルト氏は付け加えた。

従業員も積極的に意見を出し合いました。「2021年後半にはXNUMX人の従業員が参加していました。今では全従業員が参加しています。テスト拠点には同僚とも連絡を取っているキーユーザーがXNUMX人いて、彼らが私たちに情報を提供してくれます。 フィードバック「付加価値を高めるために、いつもより速く作業を進めています」とデ・ラング氏は説明した。カラクルト氏は付け加えた。

「パートナーからは、ソリューションの一部を提供するだけでなく、すべてを実現するためのパズルのピースのアイデアを提案するなど、多くの支援を受けました。私が話した多くの人々は、私たちが構築したソリューションにつながる情報、支援、洞察を提供してくれました。これらの人々は、COA自体だけでなく、 Mendix 「コミュニティ」とベネブローク氏は述べた。

目的を持ったITビジョン

COAの従業員モバイルアプリケーションは、高度に構造化された公共部門の組織でもイノベーションが可能であり、実行可能であることを証明しています。 ローコードで迅速に組織の開発は2～4倍速くなり、 Mendixアプリケーションのメンテナンスコストが削減され、年間約 105,000 ユーロの節約になります。

従業員モバイル アプリケーションの展開はまだ進行中ですが、Bennebroek は配信を迅速化し、全国の COA 従業員がすぐにアプリを利用できるようにするための計画を立てています。

「今年は、できる限りアプリケーションを実装するだけでなく、より多くの機能を構築したいと考えています。すでにいくつかの機能が稼働しています」と彼は語った。COAは、住民が従業員とコミュニケーションを取り、情報をCOAと共有しやすくするアプリケーションなど、住民が直接使用できるソリューションも構築する予定です。

「私は、アプリケーションを維持するだけでなく、それをさらに発展させるためのサポート体制を組織に整えたいと思っています」と彼は付け加えた。「私たちは、周辺地域が COA の人道的目標を支持してくれることを確認したいですし、私たちの活動を継続するには、私たちの施設でのプロセスと安全性を向上させることが重要です。」これらの野心は、住民と従業員に対する組織のコミットメントを再確認するものである。