Wagenborg Nedlift bouwt met Mendix Platform app die administratie en facturatie kraanverhuur enorm versnelt

Download Case Study

Wagenborg Nedlift is specialist op het gebied van horizontaal, verticaal en speciaal transport. In combinatie met vakkundige engineering en projectmanagement biedt het bedrijf een compleet pakket aan diensten voor hijswerk, zwaar transport en montage. De kraanafdeling van Wagenborg Nedlift beschikt over een moderne en diverse vloot, bestaande uit mobiele telescoopkranen, rupskranen, mobiele torenkranen, terreinkranen en compactkranen. Het bedrijf is gevestigd in België, Duitsland, Spanje en Nederland.

Eind 2013 heeft Wagenborg Nedlift besloten het handmatige administratieve werk volledig te digitaliseren, zodat alle gegevens real-time beschikbaar zouden zijn en het gehele proces efficiënter zou verlopen. Vaste IT-partner CAPE Groep adviseerde een tabletoplossing te ontwikkelen en de gegevens uit de onderliggende systemen te koppelen door middel van een applicatie. Daarvoor werd zowel het Mendix Platform ingezet alsook Agile.

Achteraf zijn zowel Wagenborg Nedlift als zijn medewerkers en klanten bijzonder tevreden over de oplossing, die inmiddels zelfs meer oplevert dan van tevoren was ingecalculeerd.

Uitdaging

Wagenborg Nedlift wilde met digitale innovatie het papierwerk elimineren. Verder moest de tijdspanne tussen uitgevoerde opdracht en facturatie korter. "Je wilt de kraanbestuurder niet opzadelen met papierwerk. Hij moet zich volledig op zijn vak kunnen richten", aldus Johan Dorgelo, projecteigenaar van de tabletoplossing bij Wagenborg Nedlift. "Daarnaast willen we graag voor onze klant én onszelf zo efficiënt mogelijk werken. Met deze oplossing kan de klant de opdrachtbon checken en direct een tegenbon maken. Hierdoor ziet iedereen meteen wat de werkelijke kosten zijn."

Feiten

  • handmatige administratieve werkzaamheden compleet gedigitaliseerd;
  • onmiddellijke facturatie mogelijk gemaakt;
  • business van start tot finish nauw betrokken;
  • direct juiste implementatiepartner gekozen;
  • dankzij Agile aanpak geen tijds- en/of budgetoverschrijding;
  • systeem waterdicht en uniek voor markt Wagenborg Nedlift;
  • basis gelegd voor toekomstige digitaliseringsprojecten;
  • oplossing werkt als verkoopmiddel.

Vaste IT-partner CAPE Groep werd gevraagd het bonnenproces te digitaliseren, onder andere door koppelingen met diverse ondersteunende administratieve systemen te bouwen. Dorgelo: "CAPE Groep stelde een tabletoplossing voor, waarmee alle gegevens voortaan real-time beschikbaar zouden zijn. Dat was in januari 2014. We hadden ons voorgenomen uiterlijk vóór de zomervakantie live te gaan. De integraties met onze systemen zouden worden gerealiseerd met Mendix en het eMagiz Platform. Nieuw voor ons was Agile, dat het project zowel beheersbaar als uitvoerbaar heeft gemaakt. Het heeft ons bovendien geholpen bij de samenstelling van het juiste team, die per Sprint verschilde. Van tevoren hebben onze mensen deelgenomen aan diverse Agile-workshops en dat heeft ons stevig in het zadel geholpen."

Oplossing

Dorgelo was in eerste instantie huiverig voor 'alweer een IT-project', dat tot kosten- en tijdsoverschrijding zou leiden. "En vanwege de nieuwe werkwijze die met de komst van de voorziene oplossing noodzakelijk zou zijn. Maar Agile bleek pure winst. De Sprints zijn feilloos gehaald. Bovendien bleven de kosten overzichtelijk en zijn we nergens uit de tijd gelopen."

Alvorens de oplossing te bouwen had CAPE Groep het applicatielandschap van Wagenborg Nedlift in kaart gebracht. "Zo zagen we in één oogopslag met welke verbindingen de systemen goed zouden samenwerken", gaat Dorgelo verder. "Alle systemen zijn met eMagiz geïntegreerd. Met Mendix zijn de processen gevisualiseerd én is de businesslogica toegepast die ze aanstuurt en bewaakt. We hebben daarnaast gekozen voor tablets van een bekend merk, zodat medewerkers die er even niet uit komen thuis door familie of vrienden kunnen worden geholpen. Het beginscherm van de applicatie is het uitgangspunt voor de onderliggende verbindingen met onze systemen. Informatie die naar de tablet wordt overgebracht, komt via dezelfde regel terug in die toepassing. Op die manier is het, na wat kleine aanpassingen in de terugregistratie, een waterdicht systeem geworden."

Het systeem draaide amper, of Wagenborg Nedlift zag de eerste nieuwe mogelijkheid. "Onze werkvoorbereiding kon moeiteloos aan het nieuwe systeem worden gekoppeld. In anderhalf uur tijd waren het voorbeeldscherm en de benodigde koppelingen klaar om te testen. Dat is zo bijzonder aan Agile en Mendix. In het project staan, in plaats van problemen, winstkansen centraal. Het is daarnaast makkelijk in te schatten wat je aan informatie nodig hebt om tot een perfect functionerende oplossing te komen. Wij hebben bijvoorbeeld een planner en een accountant aan het projectteam toegevoegd om te voorkomen dat de bottlenecks van hun administratieve processen niet in het nieuwe systeem terecht zouden komen. Na de laatste workshop kon CAPE Groep meteen gaan bouwen. Dankzij de Sprints zie je meteen wat het wordt", vertelt Dorgelo.

Resultaten

Het binnen de tijd en het budget werken schrijft Dorgelo mede toe aan Agile en Mendix: "We konden na iedere Sprint direct testen. Dat biedt veel grip op het project. Zodoende waren we supersnel live, binnen een halfjaar. De enorme verandering op de werkvloer verliep eveneens probleemloos. Ook onze oudere kraanmachinisten hebben snel geleerd goed om te gaan met de tablet. We hebben met elkaar een herkenbare oplossing gebouwd, die door een externe partij op gebruiksvriendelijkheid is getest. Onze medewerkers zijn allemaal enthousiast over hun tablet. De applicatie bouwen vanuit de lay-out bleek een gouden
greep. Alle informatie die de kraanbestuurder nodig heeft voor zijn administratie staat automatisch in de digitale bon. Meestal hoeft hij alleen maar zijn uren en zijn handtekening in te vullen. Onze urenregistratie draait inmiddels in dezelfde applicatie."

"Het digitaliseren van het handmatige administratieve werk biedt ons veel voordelen", verzekert Dorgelo. "We kunnen nu beduidend sneller factureren en de werkvloer is papierloos. Daarnaast is de facturatie gecentraliseerd, zodat onze mensen elkaars werk eenvoudig kunnen overnemen. Wat er wellicht uitspringt, is dat we nu 's middags facturen kunnen versturen voor werk dat 's ochtends is uitgevoerd."

Ook aan de 'achterkant' van de processen spint Wagenborg Nedlift goed garen bij zijn nieuwe applicatie. Dorgelo tot slot: "Met de digitale opdrachtbon hebben we de basis gelegd voor digitale facturen en een digitaal archief. Ik zou Mendix dan ook nooit aanbevelen bij anderen", voegt hij lachend toe. "Nee, ik houd het liever voor mezelf. Je merkt echt dat we nu bij veel klanten extra gewild zijn. Dus, buiten het feit dat we bijzonder blij zijn met de digitalisering van diverse belangrijke processen, is de applicatie ook nog eens een sterk verkoopmiddel."

Wagenborg Nedlift

Wagenborg Nedlift biedt een compleet pakket aan logistieke diensten. Van verhuur van kranen op uurbasis tot de uitvoering van een complete fabrieksverhuizing. Wagenborg Nedlift levert de juiste, meest efficiënte en veiligste oplossing. Altijd in nauw overleg en
als het kan in gezamenlijke uitvoering. Wagenborg Nedlift is in geheel Europa en daarbuiten actief voor opdrachtgevers uit onder meer de olie- en gasindustrie,
de petrochemische industrie, de energiesector en de sector bouw en infra.

Wilt u periodiek de Safety & Innovation bulletins ontvangen en het company magazine Times? Mail dan naar nedlift@wagenborg.com.