« La jungle d’Excel. »
C'est ce que l'équipe chez Giorgio Moia, directeur informatique chez Siemens Société régionale Italie, appelle l'enchevêtrement de feuilles de calcul des processus commerciaux qu'il est en train de traverser.
Pour Moia, la demande de solutions de processus dépasse la vitesse à laquelle son équipe peut les développer. À mesure que les demandes de l'entreprise arrivent, Moia et son équipe vérifient s'ils peuvent répondre à la demande avec les systèmes d'enregistrement existants (ERP, CRM, etc.), les systèmes d'analyse (BI, Analytics) ou les systèmes d'engagement (application locale, chat, partage de fichiers). Malheureusement, seulement 1 % de la demande a été satisfaite. Ce qui signifie qu'il faut étendre ces systèmes avec des fonctionnalités supplémentaires (une action qui n'a satisfait que 3 % de la demande) ou acheter ou créer un logiciel personnalisé (seulement 3 pour cent supplémentaires satisfaits). Le reste de la demande doit donc être satisfait par des utilisateurs professionnels frustrés qui ont décidé de créer eux-mêmes les solutions dont ils ont besoin avec les outils qu'ils connaissent : feuilles de calcul, bases de données, e-mails.
Le résultat est un ensemble de près de 1000 feuilles de calcul et versions de feuilles de calcul, chacune représentant un manque de données et de métadonnées explicites qui croît de manière exponentielle. Avec chaque nouvelle feuille de calcul, la jungle devient plus sombre et plus dense.
Pour Moia et de nombreux autres professionnels de l'informatique, c'est le problème du processus, et il rattrape de nombreuses organisations.
Forrester L'étude montre que 77 % des entreprises s'appuient encore au moins partiellement sur des processus papier et 63 % sur des programmes de type Excel. Le problème des processus peut également avoir des ramifications majeures. Prenons l'exemple de la feuille Excel découverte par Moia, utilisée pour gérer une transaction d'un million d'euros par an, gérée par une personne qui vient de quitter l'entreprise. Cette feuille de calcul n'est qu'un des 54 processus ou applications hérités qui Siemens L'Italie a besoin de se moderniser.
Moia a l'intention de résoudre ce problème en créer des solutions de processus d'entreprise avec le Mendix Plateforme, en particulier le tout nouvel éditeur de workflow. L'éditeur de workflow visualise la logique des processus métier et ouvre le processus de développement aux experts du domaine, simplifiant ainsi le travail de gestion des structures de données complexes pour créer et modifier des applications de processus métier.
Bienvenue dans la jungle
Le problème du processus a de nombreuses facettes.
L'utilisation de feuilles de calcul entraîne des problèmes de contrôle des versions et des pertes de données. Copier et coller des informations d'un système vers une feuille de calcul, ou inversement, ou d'une feuille de calcul vers une autre peut prendre du temps. Des processus inefficaces peuvent avoir un effet dévastateur sur les organisations.
Pensez-y. Combien cela coûte-t-il de maintenir tous ces processus dans Excel ? Combien cela coûte-t-il d'avoir toutes ces barrières que représentent les feuilles de calcul et autres outils ? IDC postule que les entreprises perdre 20 à 30 % de revenus chaque année à cause de l'inefficacité.
Même lorsque le service informatique accepte les demandes de processus métier, le problème des processus se pose. Lorsque vous créez une application pour gérer les processus métier, le problème s'aggrave. Depuis le back-end, vous devez connecter les données, vous assurer que les données utilisées, saisies et stockées sont sécurisées et peuvent être partagées. Vous devez également envisager le stockage temporaire des données, car vous souhaitez conserver les données de base de vos systèmes d'enregistrement propres. Ensuite, il y a le front-end, où vous devez définir la manière dont les utilisateurs interagiront avec le processus. Ensuite, réfléchissez aux connecteurs tiers que vous souhaiterez peut-être inclure.
Le problème de processus peut même affecter la culture. Malgré les meilleures intentions, des problèmes de communication se produisent entre l'entreprise et l'informatique. L'objectif est partagé : essayer de fournir la meilleure expérience de la manière la plus efficace possible. L'entreprise peut être frustrée lorsque les demandes ne sont pas prises en compte ou satisfaites. C'est la raison pour laquelle elle sort et crée ces feuilles de calcul en premier lieu. Lorsqu'elles sont satisfaites, il faut du temps pour présenter les fonctionnalités et s'assurer que l'informatique les a bien conçues. Mais il est difficile de voir un processus d'entreprise en action lorsqu'il s'agit de lignes et de lignes de code. Il est difficile de donner un retour d'information et de savoir si vous l'avez mis en œuvre correctement. Ces équipes manquent de bon outil et bonne approche.
Workflow vous permet de créer rapidement des solutions de processus au sein de Mendix Plateforme et coupez à travers la jungle. Avec elle, vous pouvez réduire les coûts et les efforts et augmenter l'accessibilité pour créer une solution de processus métier. Avec Mendix, vous savez qui a construit quoi, sur quelle version se trouve l'application. Vous pouvez créer des fonctionnalités que vous pouvez réutiliser dans d'autres applications, réduisant ainsi le coût et le temps de création.
Pourquoi le workflow fonctionne.
Siemens L'Italie a décidé d'automatiser ses processus commerciaux, en migrant autant de systèmes d'engagement et mise à niveau de nombreux fichiers Excel vers des solutions de niveau entreprise avec Mendix.
Voir à travers les arbres
En partie pourquoi Moia veut utiliser MendixLe nouvel éditeur de workflows de Microsoft est qu'il rend les processus de création plus accessibles. Un aspect important de la mise en place de processus métier efficaces est de travailler avec des experts du domaine qui les connaissent parfaitement. Ces experts du domaine ne se rendent peut-être pas compte que le code se traduit par un workflow. C'est peut-être une des raisons pour lesquelles les utilisateurs continuent de créer davantage de vignes Excel et de vrilles numériques. Les feuilles de calcul sont faciles à lire et à comprendre. La capture d'écran ci-dessous ? Pas tant que ça.
Les experts du domaine auront plus de facilité à comprendre les microflux, mais même cela peut se perdre dans la traduction.
Ce que fait Workflow, c'est qu'il parle le langage des experts du domaine. Ce microflux ci-dessus, c'est ce flux de travail montré ci-dessous dans le Mendix 9 version de Studio Pro. Il est facile de voir quelle action mène à la branche suivante. Pour les développeurs qui doivent montrer leur travail aux parties prenantes de l'entreprise lors d'une réunion debout, par exemple, il s'agit d'un moyen simple de non seulement présenter le flux de travail, mais également de le modifier. Voir une application de processus métier présentée de cette manière permet d'obtenir un processus de développement inclusif et, comme le dit Moia, « engageant ». Plus le flux de travail est utilisable et communicable, moins les utilisateurs dépendent des feuilles de calcul.
Utiliser les bons outils
Un autre aspect de Mendix Ce qui a aidé Moia à commencer à se débarrasser de la prolifération des feuilles de calcul, c'est la réutilisabilité. De nombreux systèmes d'engagement ont des caractéristiques communes. C'est-à-dire que même si les processus peuvent être différents, ils ont tendance à utiliser de nombreux composants identiques, comme des formulaires, des documents ou des notifications. Les applications qui exécutent ces processus peuvent également avoir des caractéristiques communes, comme le provisionnement des utilisateurs, les pages, l'intégration du système d'enregistrement et la gestion des données, par exemple. Créer une application de processus métier dans une plate-forme low-code tout-en-un comme Mendix vous permet de réutiliser ces pièces pour d’autres applications.
La création d'une bibliothèque de ces blocs de construction réutilisables donne à Moia la possibilité de s'assurer que toutes les applications de processus ont une expérience utilisateur cohérente (c'est-à-dire un style et des widgets communs) et intègrent des fonctionnalités d'entreprise adaptées à SiemensLes meilleures pratiques en matière de sécurité.
C'est le manque de vitesse et d'élan qui a fait chuter Siemens L'Italie s'enfonce dans le bourbier des feuilles de calcul. Grâce à la réutilisabilité et à la collaboration inclusive, Moia et son équipe ont trouvé une nouvelle vitesse. Parler un langage commun entre l'entreprise et l'informatique implique immédiatement les utilisateurs professionnels (et les accroche) dans le processus de développement. Cela se traduit par une itération plus rapide, qui se transforme ensuite en dynamique de production. De plus, la réutilisation des composants signifie que vous passez moins de temps à créer à partir de zéro des fonctionnalités qui appartiennent de toute façon à chaque application.
Dégager la voie
Moia est en bonne voie pour atteindre son objectif de livrer ces applications. Jusqu'à présent, lui et son équipe ont sept applications en production, après seulement 6 mois. Avec l'aide du pack de démarrage, Moia a pour objectif de numériser et d'automatiser 100 applications au cours de l'année à venir. Avec chaque nouvelle application que Moia crée, un nouveau chemin est ouvert dans la jungle d'Excel.