Sunray propose un ERP personnalisé pour centraliser et améliorer les processus des employés

Lorsqu'on vous demande d'exécuter une initiative de transformation numérique ambitieuse, vous pourriez instinctivement ils disent qu’il faut une équipe massive – composée de développeurs, de chefs de projet, de concepteurs et d’architectes – pour en faire un succès.

Mais parfois, il suffit d’un seul employé motivé doté d’une compréhension approfondie des processus métier pour créer une infrastructure numérique low-code suffisamment robuste pour servir une entreprise multinationale.

Adrian Lim travaille pour Sunray Construction & Interior Sdn Bhd, dont le siège social est basé à Singapour depuis 1987. Sunray compte 700 employés et a étendu ses activités à la Chine, à l'Indonésie, au Myanmar et à la Malaisie, où Adrian travaille depuis six ans.

Le portefeuille de l'entreprise comprend des travaux de construction, de conception et de construction, d'extension et de modification, ainsi que des travaux MEP pour les secteurs de l'hôtellerie, de la vente au détail et des entreprises. Comme le dit Adrian, « Nous donnons une nouvelle vie aux vieux bâtiments. »

Avant de se consacrer à l'informatique chez Sunray, Adrian n'avait aucune expérience en programmation. Il a été embauché comme métreur et son expertise en la matière comprenait une compréhension détaillée des principaux processus commerciaux de Sunray, de l'appel d'offres à la construction et aux opérations internes.

« Parfois, nous étions bloqués dans le suivi des documents ou des approbations, ou nous devions nous coordonner en personne pour partager les contacts au lieu d’accéder à un système pour rechercher les données », a déclaré Adrian. « J’ai réalisé que nous pouvions construire quelque chose de mieux. J’étais ambitieux, alors j’ai décidé de générer une proposition et de présenter le plan à ma direction. »

Depuis le pitch réussi d'Adrian, en solo et à faible code, auprès de la direction de Sunray, l'entreprise de construction et de design d'intérieur a mis à profit ses vastes connaissances opérationnelles et son enthousiasme pour Mendix à:

• Réduisez les flux de travail manuels, des processus répétitifs et des sources de données disparates avec des améliorations centralisées et numérisées qui connectent l'entreprise et réduisent considérablement les coûts de temps de main-d'œuvre
• Remplacez quelques serveurs de fichiers et ressources Internet par une plateforme de planification des ressources d'entreprise (ERP) personnalisé selon les besoins commerciaux de Sunray
• Exécuter une transformation numérique qui comprend hébergement cloud, protocoles de sécurité de bonnes pratiques, conception d'interface utilisateur et développement de fonctionnalités personnalisés, et évolutivité future

Créer un impact important avec des ressources limitées

Les six dernières années pour Sunray en Malaisie ont été une période de croissance rapide, avec de grands changements qui ont nécessité de nouvelles solutions informatiques.

« Imaginons que nous engagions une équipe entière pour développer le système à partir de zéro en utilisant le codage traditionnel. Mais après un an avec plus de personnel et un gros budget, je ne vois toujours pas de résultats significatifs. C'est une proposition risquée pour la direction car le retour sur investissement n'est pas clair », a déclaré Adrian. « Mais je connais l'ensemble du processus, c'est pourquoi j'ai pu l'améliorer. Je peux dire : "Hé, l'utilisateur n'aime vraiment pas ça", car j'ai déjà occupé ce poste auparavant, j'ai été cet utilisateur », a déclaré Adrian.

L'équipe de direction de Sunray savait qu'elle devait prendre une décision et a examiné plusieurs solutions d'infrastructure, mais trouver la solution adaptée était difficile. Ils ont d'abord opté pour une option prête à l'emploi mais nous avons rapidement réalisé que les personnalisations de construction requises étaient trop complexes pour un outil de base disponible dans le commerce.

« Malheureusement, nous avons réalisé trop tard que le logiciel n’était pas compatible avec notre flux de travail actuel. Il ne captait pas tous les aspects, détails et terminologies dont nous avions besoin dans les processus de construction et d’entreprise », a déclaré Adrian. « Après cela, nous avons décidé de mettre fin à l’abonnement. »

Adrian a commencé à créer un plan pour un low-code système ERP que Sunray pourrait construire avec MendixLe projet d'Adrian résoudrait de nombreux problèmes de processus qui coûtent du temps et de l'argent à Sunray et ne nécessiterait pas de personnel supplémentaire ni de longue piste.

Adrian a pu vendre son idée de transformation numérique en mettant en avant trois avantages clés de la Mendix Plateforme de développement d'applications low-code :

• Le low-code a un faible coût d'entrée par rapport aux alternatives à budget élevé des nouvelles recrues ou de la gestion des fournisseurs
• Puisqu'ils construisent un système à partir de zéro, Sunray n'a pas à s'inquiéter d'une interruption d'activité – l'ERP ne toucherait à aucun flux de travail actuel ni à aucune opération interne jusqu'à ce qu'ils passent à la production
• Les coûts de main d'œuvre sont faibles – la seule ressource interne qu’Adrian a affectée au projet était lui-même, avec l’aide d’un fournisseur tiers autorisé pour le travail en arrière-plan

« Avec le low-code, je peux raccourcir le développement. Je peux d’abord planifier l’interface utilisateur dans le système, puis le développeur back-end interviendra immédiatement et développera le processus », a déclaré Adrian. « J’ai des plans pour chaque service : projets, contrats, sécurité et services QA/QC. J’ai actuellement des aperçus de l’ensemble de la solution ERP et je construis le puzzle, un par un. »

Une approche itérative et centrée sur l'entreprise pour le développement d'un ERP

Sunray savait que sa situation était différente : elle ne disposait pas d'un système sur lequel s'appuyer et qui était déjà en place. Même si cela pouvait être considéré comme un travail supplémentaire à fournir, cela a également permis à l'équipe de créer une approche itérative et progressive, en commençant par les besoins informatiques fondamentaux de Sunray lors de la première phase, puis en s'améliorant continuellement avec de nouveaux cycles de développement.

Sunray a profité de son environnement informatique très ouvert pour créer un outil ERP unique et unifié capable de gérer plusieurs processus au lieu de plusieurs solutions isolées et ad hoc pour chaque département ou point sensible.

« Je pensais avoir un système centralisé avec plusieurs modules à l’intérieur », a déclaré Adrian. « Dans la première phase, nous avons posé les fondations de toute notre organisation. Cela comprenait les comptes utilisateurs, les niveaux d’autorisation et d’autres exigences de sécurité. Ensuite, dans la deuxième phase, nous nous sommes concentrés sur le module suivant tout en améliorant ce que nous avions développé dans la première phase. C’était notre plan. »

La première phase a débuté en juin 2021 et a duré environ trois mois. En mars 2022, Sunray a commencé la deuxième phase, qui comprenait davantage de développement de l'ERP de base ainsi que de nouvelles fonctionnalités et développement de modulesL’équipe a terminé la deuxième phase environ quatre mois plus tard, début août.

« J'ai créé un petit module à la fois pour chaque service au lieu de terminer la solution complète et de la lancer d'un coup. De cette façon, les utilisateurs ont pu se familiariser avec le système ERP et constater qu'il n'y avait désormais qu'un seul système ERP dans l'entreprise. Ils ont pu se connecter progressivement pour utiliser différents outils comme la base de données de contacts ou un autre nouvel outil avant de devoir s'appuyer sur l'ensemble du système. »

Numérisation des flux de travail des employés

L’objectif ultime de Sunray est que l’ensemble de l’organisation soit sur la plateforme ERP qu’Adrian a passé les deux dernières années à construire.

Actuellement, environ 25 % de l'équipe malaisienne utilise quotidiennement l'ERP, principalement dans les équipes de construction et de gestion de projet. Les futurs projets de développement par étapes prévoient l'intégration d'un nombre croissant d'employés de Sunray dans la plateforme et l'augmentation des fonctionnalités de la plateforme et des options d'interface utilisateur.

« À l'heure actuelle, notre utilisation des appareils est d'environ 95 % Web et 5 % mobile. Nous avons pour objectif de convertir toutes les versions Web en mobile « Dans la phase 70, nous allons nous concentrer sur la communication », a déclaré Adrian. « Environ 4 % de notre équipe est mobile : ils sont basés sur les chantiers de construction, prennent des photos et les téléchargent ensuite dans le système. Nous avons prévu de rendre ces communications encore plus fluides dans la phase XNUMX. »

L'un des premiers succès de l'entreprise de construction en matière de gestion de projet a été de créer une fonction d'impression au format PDF, qui a permis à Sunray de centraliser le processus de soumission des données et de réduire la saisie manuelle. Le résultat a été une réduction de 60 % du temps de réalisation des flux de travail les plus critiques du projet.

« Auparavant, l’administrateur du site devait saisir chaque champ de données au moins trois fois. Il le faisait d’abord en une seule fois, puis il devait générer séparément un résumé des données. Ensuite, il devait parfois créer des rapports », a déclaré Adrian. « Mais maintenant, ils doivent des données d'entrée « Une fois, le tableau récapitulatif complet est présenté dans l'interface utilisateur. Ensuite, s'ils doivent fournir des rapports, ils peuvent les exporter au format PDF et les partager. Il suffit d'un seul bouton pour tout générer et toutes les données sont en direct. »

Le traitement simplifié des rapports et la gestion améliorée des accès aident Sunray contrôle des versions, restez au courant des mises à jour et réduisez les heures humaines nécessaires pour terminer un travail.

Ces mises à jour sont essentielles lorsque vous avez dix projets ou plus en cours simultanément et que vous travaillez avec des fournisseurs et des sous-traitants tiers. Les modifications de plan et les schémas peuvent se perdre dans les chaînes de communication et les pièces jointes des e-mails.

L'ERP, associé à la fonction d'impression au format PDF, permet aux équipes internes de Sunray d'accéder à la documentation et aux informations les plus récentes. Il permet également d'accéder à ces informations à la demande, où que vous soyez, ce qui constitue une amélioration considérable par rapport au flux de travail précédent.

Maintenir les contacts, les contrats et la correspondance en ordre

Just automatisation et rationalisation Les résumés, une tâche simple désormais gérée par Sunray ERP, ont considérablement réduit le processus de rapport et de compilation du projet - de 2 jours à moins de 2 heures pour compiler un résumé.

En tant que métreur de titre, Adrian savait également qu'il y avait place à l'amélioration dans le domaine de la gestion des contrats chez Sunray - en termes de contrat principal, de sous-contrat et d'aspect commercial - en particulier en ce qui concerne les intervenants et les prospects externes.

« Auparavant, nous n’avions pas de base de données de contacts centralisée. Celles que nous avions étaient stockées dans Excel et chaque personne disposait de sa propre feuille Excel pour saisir ses contacts et fournisseurs pertinents », a déclaré Adrian. « Maintenant, après l’achèvement de la deuxième phase, nous avons environ 800 fournisseurs dans un système centralisé auquel il est possible de faire des recherches, de se référer et d’accéder. Nous disposons désormais de détails plus accessibles sur chaque contact dans notre système ERP. »

La transformation numérique, pièce par pièce

Les connaissances commerciales d'Adrian et son esprit ambitieux ont conduit Sunray à apporter des améliorations numériques qui permettent à l'entreprise de gagner du temps et de créer une meilleure communication en interne. Adrian a pu faire bonne impression dans tous les domaines majeurs de l'activité de Sunray en se concentrant sur les points sensibles les plus importants et les domaines d'amélioration les plus importants.

Chaque nouvelle fonctionnalité qu'Adrian crée en low-code sur le Mendix la plateforme se compose de composants qui peuvent être soulevés et déplacés vers la nouvelle fonctionnalité suivante.

« En low-code, je peux déjà en créer beaucoup moi-même. Je peux le faire parce que notre processus est répétitif », a déclaré Adrian. « Une fois les phases 1 et 2 terminées, je peux me référer à certaines des fonctionnalités que nous avons développées et les dupliquer. Je peux modifier certains termes, associations ou sécurité, puis je peux m'appuyer sur d'autres éléments. »

De plus, Adrian prend de plus en plus confiance dans l'utilisation des widgets et des outils prédéfinis et tire parti des extensibilité de la Mendix plateforme. « Il existe de nombreux widgets prédéfinis dans le Mendix Marketplace, et notre partenaire de développement nous recommande de les utiliser car nous savons alors que nous aurons un support venant directement de Mendix", a déclaré Adrian.

Alors que Sunray embrasse transformation numérique, les prochaines phases cruciales augmenteront l'utilisation de la plateforme dans toute l'entreprise et intégreront des fonctionnalités clés pour améliorer les aspects les plus critiques du secteur de la construction et de la décoration intérieure.

Et, comme le plaisante Adrian, ils pourraient même décider d'embaucher quelques nouveaux membres pour l'aider. « Oui, je prévois d'agrandir l'équipe dans les prochains mois ou dans l'année. Je devrai les informer de ce dont nous disposons actuellement, les familiariser avec le low-code et avec Mendix, et je commencerai à leur confier certaines tâches faciles. C'est mon plan, car tout le monde peut s'y mettre immédiatement.