Si vous gérez le centre de contrôle de votre entreprise, vous avez probablement déjà vécu cette situation. Un membre de la direction, du service d'audit ou de la sécurité pose une question qui semble simple : « Lesquelles de nos applications sont essentielles à notre activité ? », « Qu’avons-nous construit pour l’équipe Finance ? » or « Qu’est-ce qui se passe en Allemagne ? » Et la réponse honnête est : « Je vous recontacterai. » 

La suite est classique : une feuille de calcul, une série de messages aux chefs d’équipe, quelques estimations approximatives et une liste déjà obsolète au moment de son envoi.

Avec quelques applications, on peut garder le portefeuille en tête. Mais au-delà de cinq ou dix, ça devient impossible. Les applications sont créées par différentes équipes à différents moments, les conventions de nommage évoluent (quand elles ont jamais existé), et le nom d'une application indique rarement qui en est le propriétaire, son importance ou la région qu'elle couvre. L'information existe, certes, mais elle est enfouie dans les esprits, les wikis et les tableurs, plutôt qu'à côté des applications elles-mêmes.

Autrement dit : le portefeuille s’agrandit => répondre aux questions de base le concernant devient un travail manuel => ce travail n’est pas automatisable et personne ne fait entièrement confiance aux réponses.

C’est précisément cette lacune que le projet « Catégories de projets » vise à combler.

En résumé, la fonctionnalité « Catégories de projets » vous permet de définir la manière dont votre organisation souhaite classer les projets, puis d’étiqueter chaque projet en conséquence.

Sur le Catégories Dans la page du Centre de contrôle, vous créez une catégorie, par exemple Unité commerciale, Criticité ou Étape du cycle de vie, et vous lui attribuez une liste de valeurs telles que Finance, RH et Opérations, ou encore Élevée, Moyenne et Faible. Vous pouvez coller des valeurs séparées par des virgules. Ainsi, si vous avez déjà vos centres de coûts ou domaines notés, la création d'une catégorie ne prend qu'une ou deux minutes. Il existe également une configuration préconfigurée. Pays Une catégorie regroupant 250 pays que vous pouvez activer en un seul clic.

Une fois vos catégories définies, chaque projet reçoit ses valeurs sur son Paramètres Si vous préférez éviter de demander à chaque équipe de le faire manuellement, vous pouvez attribuer des catégories en masse via l'API Projets et gérer ensuite ces catégories via l'API Catégorie de projet. Cela est important si votre source de données de référence se trouve ailleurs et que vous souhaitez que le Centre de contrôle reste synchronisé avec elle.

Vous pouvez créer jusqu'à dix catégories personnalisées à côté de « Pays », chacune pouvant contenir jusqu'à 250 valeurs. Nous vous encourageons à considérer cela comme une contrainte utile : quelques dimensions renseignées systématiquement par tous sont bien plus utiles qu'une longue liste non mise à jour.

L’avantage évident réside dans la facilité de recherche. Lorsque chaque projet porte le même ensemble d’étiquettes, la requête « afficher toutes les applications critiques dans le secteur financier » cesse d’être une simple recherche.

L'avantage moins évident est la cohérence. Puisque les catégories utilisent un ensemble de valeurs fixes au lieu de texte libre, vous évitez de vous retrouver avec « Finance », « service financier » et « FIN » qui signifient tous la même chose. Chaque valeur possède également un code unique, généré automatiquement et modifiable si vous souhaitez l'adapter à une convention existante. Ainsi, si vous renommez une valeur ultérieurement, tout élément intégré via l'API pourra toujours se référer à ce code.

Avec le temps, les catégories deviennent également le socle des discussions sur la gouvernance. Savoir quels projets sont essentiels à l'activité, lesquels traitent des données sensibles ou sont soumis à une réglementation spécifique est le point de départ pour déterminer où des contrôles plus rigoureux sont nécessaires, où les équipes peuvent accélérer le processus et quels rapports doivent être rendus à la direction. Les catégories ne prennent pas ces décisions à votre place, mais elles vous offrent un point de départ fiable.

Si vous ne savez pas par où commencer, choisissez deux ou trois catégories qui répondent aux questions les plus fréquentes. La propriété (unité commerciale ou domaine), la criticité, l'étape (idéation, développement, production, etc.) et le pays/la région sont parmi les plus utilisées. Ensuite :

Nous avons le sentiment que les catégories de projets sont l'un des secrets les mieux gardés du Centre de contrôle, et nous aimerions y remédier. Si vous les utilisez déjà, nous serions ravis de savoir quelles catégories vous avez configurées et à quoi elles servent. Et s'il manque quelque chose, Dites-le-nous aussicar cela influence directement ce que nous construirons ensuite.

Vous trouverez tous les détails dans le Documentation sur les catégories de projets.