Le succès d'une entreprise est souvent déterminé par son efficacité et sa productivité, l'équilibre délicat entre le travail à valeur ajoutée et le travail sans valeur ajoutée. Pour réduire ce dernier, le centre de services partagés de l'entreprise Groupe Alimentaire 2 Sœurs, le plus grand fournisseur de volaille du Royaume-Uni, s'est lancé dans un voyage visant à automatiser ses processus.

Ce n’était pas une mince affaire : 2 Sisters est une organisation qui s’est développée grâce à de multiples acquisitions et emploie 23,000 42 travailleurs répartis sur XNUMX sites à travers le Royaume-Uni.

Aujourd'hui, après deux ans d'automatisation, 2 Sisters se considère comme en avance sur son temps et un leader d'opinion dans la numérisation des centres de services partagés. Tout cela est dû en partie à une combinaison de RPA et développement low-code.

Processus La plupart des volailles

Le centre de services partagés de 2 Sisters traite les transactions financières pour près de 80 % des 42 sites de l'organisation. Avant de se lancer dans l'automatisation, la plupart de ces processus étaient manuels et pilotés par papier ou Excel, ce qui nécessitait beaucoup de temps et de ressources. Si l'entreprise devait évoluer vers le groupe davantage axé sur le numérique auquel elle aspire, elle devrait numériser et automatiser ces processus.

Jon Heeley, responsable du programme d'automatisation pour 2 Sisters, a évalué les nombreuses transactions supervisées par son département et a découvert qu'un domaine à améliorer était la façon dont ils saisissaient les données dans le système ERP.

Pour résoudre ce problème, Heeley a utilisé un automatisation robotique des processus (RPA) Plateforme. Le RPA consiste à utiliser des robots logiciels conçus pour gérer des tâches répétitives à volume élevé. Heeley a mis en œuvre le logiciel RPA pour gérer la saisie des données et commencer le processus de réduction du travail sans valeur ajoutée.

Ce n’était cependant que le début de la solution, car le RPA présente des limites :

• Vous devez des données bien structurées et des informations de qualité; sinon, ça ne vaut pas l'investissement.
• Le coût et rapidité de mise en œuvre, donc si c'est mal fait, vous vous retrouverez face à un calendrier long et coûteux.

Heeley et son équipe n’avaient examiné que la partie intermédiaire du processus qu’ils essayaient d’automatiser.

Heeley a compris que pour que la valeur du RPA soit pleinement réalisée, il fallait que les données entrantes données, doit être nettoyé et structuré. Les employés du service des comptes clients passaient trop de temps (2.5 heures par jour) à saisir des informations dans une feuille Excel pour que le robot puisse les saisir.

Heeley a contacté AuraQ, un fournisseur de services professionnels qui aide les clients à optimiser leurs pratiques commerciales. AuraQ s'associe à Mendix pour aider leurs clients à développer des applications qui améliorent les processus métier. AuraQ, en utilisant la Mendix plate-forme de développement low-code, a aidé Heeley et son équipe à créer une solution qui structurait les données entrantes pour les robots logiciels.

Mendix agit comme:

• Une couche applicative (processus métier et interfaces utilisateur)
• Une connexion avec les systèmes existants via des API pour nettoyer et structurer les données

AuraQ a conçu et développé l'application en recevant les commentaires des membres du groupe de services partagés, qui ont ensuite également testé le développement avant le lancement. L'application a été développée en moins de quatre semaines et sa valeur a été immédiatement apparente. Une fois le Mendix-Lorsque l'application a été créée, 2 Sisters a immédiatement économisé 2.5 heures par jour.

La valeur monte en flèche grâce à l'automatisation

Le succès du lancement de l'application a permis au centre de services partagés de continuer à utiliser la RPA et le low-code pour automatiser d'autres processus transactionnels de comptes fournisseurs et de comptes clients. Grâce à la RPA et au low-code, Heeley et son équipe ont depuis automatisé 11 processus transactionnels.

En six semaines, ils sont passés d'un fonctionnement manuel à 100 % à un fonctionnement automatisé à 97 %. L'automatisation a donné des résultats positifs allant des économies de coûts à une efficacité accrue, en passant par amélioration de la qualité du processus.

2 Sisters estime les économies à 250,000 XNUMX £ par an. Trois de ces processus s'appuyaient sur l'application de structuration des données qu'ils ont créée avec Mendix Plateforme d'extraction, d'analyse et de nettoyage des données à transmettre aux robots.

Dans un tel cas, Heeley et son équipe ont utilisé Mendix pour créer des modèles d'avis de versement client. Ces modèles sont remplis par les clients puis soumis à 2 Sisters. Chaque client dispose d'un modèle unique pour répondre à ses différents besoins. Les points de données fournis par les clients dans les modèles sont ensuite transmis aux robots RPA.

En trois mois, l'équipe numérique de 2 Sisters a créé 300 modèles de factures en utilisant MendixÀ ce jour, le centre de services partagés a créé 3100 modèles.

Avant le changement, 65 % des factures étaient ralenties par un processus de vérification dans lequel un employé devait vérifier l'exactitude des données pour qu'elles soient saisies dans le système. Système ERP. Grâce à ces nouveaux processus automatisés, Heeley et l'équipe numérique ont pu réduire le nombre de factures arrêtées pour vérification à seulement 8 %.

Si la volaille reste l'offre principale de 2 Sisters Food Group, le centre de services partagés est désormais en mesure de fournir un autre bien : les données. L'automatisation a non seulement accéléré leurs processus de facturation, mais a également transformé la façon dont les employés des services partagés de 2 Sisters travaillent.

Alors qu'ils étaient au départ réticents à l'idée que l'automatisation remplace leur travail, les employés de 2 Sisters ont adopté la transformation que 2 Sisters a traversée, effectuant désormais un travail plus impactant sur le transformation numérique initiative. Grâce à tout ce temps consacré à la saisie, à la structuration et à la saisie des données, ils peuvent désormais consacrer plus de temps à l'analyse des coûts et des dépenses. C'est un travail à valeur ajoutée.