Si vous préférez complexité du projet Peu d'industries peuvent rivaliser avec les défis du secteur de la construction commerciale en matière de gestion et de documentation. Qu'il s'agisse de jongler avec de multiples sous-traitants ou de suivre minutieusement d'innombrables ordres de modification, le résultat et la rentabilité d'un projet de construction ne dépendent que de la documentation soigneusement gérée qui le sous-tend.

Pour Entreprise de construction Guido, un entrepreneur commercial de 60 millions de dollars dans le sud du Texas, la croissance et le succès ont créé de plus grands défis dans la gestion des flux de documents.

Selon Maryanne Guido, directrice générale, la gestion des flux de travail est rapidement devenue une préoccupation majeure pour l'entreprise.

« Ils ont des tailles et des équipes différentes, des durées différentes et des budgets différents. Mais nous devons les suivre tous très attentivement pour garantir que le résultat final répond aux spécifications et que nous atteignons les objectifs de budget et de profit », a-t-elle ajouté.

Auparavant, Guido Construction s'intéressait aux solutions prêtes à l'emploi solutions logicielles commerciales – mais ils n’étaient pas adaptés à cette tâche. « Ce sont des programmes coûteux, explique Guido, et ils ont été conçus pour des entreprises mondiales de plusieurs milliards de dollars. Nous avons donc commencé à utiliser une plateforme basée sur Access avec différents modules. »

« Mais à mesure que notre activité a évolué (nous avons commencé à utiliser des iPad sur le terrain, par exemple), le système était lent et ne nous offrait pas beaucoup de visibilité sur nos données. Nous voulions quelque chose qui convienne à notre activité et à nos collaborateurs. »

Automatisation des processus de documentation

Une référence construction Le processus peut être très complexe : des demandes d'informations et des contrats à la soumission/approbation des ordres de modification, en passant par les données sur les produits et les listes de pointages. Avec autant de documents et d'étapes clés, le risque de faux pas ou d'approbations négligées est élevé.

Pour apporter structure et automatisation au processus, Guido s'est associé à un consultant pour créer une nouvelle application personnalisée en utilisant le Mendix plateforme de développement, la solution de développement agile qui permet aux experts métier de collaborer à chaque étape du processus. Avec Mendix, développeurs :

• Commencez par des exigences de haut niveau
• Partagez les résultats immédiatement
• Mettez rapidement l'application entre les mains des utilisateurs clés
• Itérer pour des résultats optimaux

Au début, Guido était sceptique, craignant que le coût, le temps et la complexité de la création d’une application personnalisée pour la construction créent des risques commerciaux inacceptables.

« Je pensais que nous prenions un gros risque ici », a-t-elle déclaré. « Lorsque j'ai vu la première itération, j'ai été très impressionnée par le expérience utilisateur « Nous avons immédiatement compris que nous allions dans la bonne direction. Grâce aux nouveaux retours, nous avons pu apporter des modifications importantes à l’application très rapidement et facilement. »

La nouvelle application, créée par un consultant en seulement 8 semaines de travail, fournit les bonnes informations aux sous-traitants et leur permet de clarifier les détails des plans et des conditions. L'entreprise devait auparavant s'appuyer sur de nombreuses applications back-end pour suivre ces informations, ce qui prenait du temps et était source d'erreurs.

« L'application regroupe un certain nombre d'applications back-office différentes, dont certaines sont demandées par nos clients, dans une interface unique avec un partage interactif d'informations, comme les soumissions et les clarifications et la vérification des données produit dans les documents de construction. »

« Tous les amendements au contrat – les ordres de modification – suivent le même principe. automatique« C'est un processus structuré, qui nous permet d'avoir toujours une idée claire de ce qui se passe et de ce qui attend d'être approuvé. Et tout le monde fait les choses de la même manière, ce qui nous permet d'obtenir des résultats plus uniformes », a-t-elle souligné.

Construire un avenir meilleur

Plus de 30 chefs de projet de Guido et de ses partenaires sous-traitants utilisent la nouvelle application. Cela permet une meilleure accessibilité des informations consolidées et une meilleure surveillance et maîtrise des coûts. Chaque coût est convenu et chaque travail est approuvé – avant même que les travaux ne soient exécutés.

« Et comme nous avons correctement saisi ces informations, nous pouvons les montrer à nos clients si des questions se posent », a déclaré Guido. « Je peux consulter instantanément les ordres de modification et les approbations de coûts et étouffer dans l'œuf tout litige potentiel. Nous disposons également d'un écran du tableau de bord « Cela nous montre les indicateurs clés et l’état d’avancement du projet. Cela nous aide à respecter les délais et le budget. »

Les listes de pointage, c'est-à-dire les derniers éléments de construction qui doivent être terminés avant la signature définitive, étaient auparavant saisies à l'aide d'un appareil photo numérique et d'un ordinateur portable posés sur un chariot à roulettes, un dispositif peu pratique. Désormais, les chefs de projet Guido utilisent l'appareil photo intégré d'un iPad pour prendre des photos, ajouter des messages et télécharger chaque élément sur l'application.

En outre, le Mendix L'application aide également Guido à affiner ses appels d'offres futurs en permettant aux chefs de projet de saisir des annotations sur les étapes et les compétences des travailleurs du projet.

« De cette façon, si nous devons soumissionner pour un projet similaire à l'avenir, nous savons qui sont les principaux acteurs et ce qu'ils ont fait sur ce projet. Étant donné que les entités publiques du Texas ne sélectionnent plus les soumissionnaires en fonction du prix le plus bas, il est essentiel pour nous de mettre en avant notre qualité et notre expérience. Cette application nous aide à le faire rapidement. »

À l’avenir, Guido espère intégrer l'application avec son système de comptabilité Timberline. De plus, l'application sera disponible dans le Mendix Marketplace en tant qu’offre commerciale, créant une source de revenus supplémentaire pour l’entreprise.