Wenn es um die Projektkomplexität und Dokumentation können nur wenige Branchen mit den Herausforderungen der kommerziellen Baubranche mithalten. Ob es darum geht, mehrere Subunternehmer zu jonglieren oder unzählige Änderungsaufträge sorgfältig zu verfolgen, das Ergebnis und die Rentabilität eines Bauprojekts sind nur so gut wie die sorgfältig verwaltete Dokumentation dahinter.

Für Guido Bauunternehmen, ein 60 Millionen Dollar schwerer gewerblicher Bauunternehmer in Südtexas, führten Wachstum und Erfolg zu größeren Herausforderungen bei der Verwaltung des Dokumentenflusses.

Laut Maryanne Guido, CEO, wurde das Workflow-Management bald zu einem vorrangigen Anliegen des Unternehmens.

„Sie haben unterschiedliche Größen und Teams, unterschiedliche Laufzeiten und unterschiedliche Budgets. Aber wir müssen sie alle sehr sorgfältig verfolgen, um sicherzustellen, dass das Endergebnis den Spezifikationen entspricht und dass wir Budget- und Gewinnzahlen erreichen“, fügte sie hinzu.

Zuvor untersuchte Guido Construction Out-of-the-Box kommerzielle Softwarelösungen – aber sie waren für diese Aufgabe ungeeignet. „Das sind teure Programme“, sagte Guido, „und sie wurden für globale Multimilliarden-Unternehmen entwickelt. Also begannen wir, eine Access-basierte Plattform mit verschiedenen Modulen zu verwenden.“

„Aber als sich unser Geschäft weiterentwickelte – wir begannen beispielsweise, iPads im Außendienst zu verwenden – war das System langsam und bot keine große Transparenz in unseren Daten. Wir wollten etwas, das zu unserem Geschäft und unseren Mitarbeitern passte.“

Automatisierung von Dokumentationsprozessen

Ein Standard Baugewerbe Der Prozess kann dokumentenintensiv sein – von RFIs und Verträgen über die Einreichung/Genehmigung von Änderungsaufträgen bis hin zu Produktdaten und Mängellisten. Bei so vielen Dokumenten und Meilensteinen ist die Möglichkeit von Fehltritten oder übersehenen Genehmigungen groß.

Um Struktur und Automatisierung in den Prozess zu bringen, arbeitete Guido mit einem Berater zusammen, um eine neue benutzerdefinierte Anwendung zu erstellen. Dabei verwendete er Mendix Entwicklungsplattform, die agile Entwicklungslösung, die es Fachexperten ermöglicht, bei jedem Schritt zusammenzuarbeiten. Mit Mendix, Entwickler:

• Beginnen Sie mit den Anforderungen auf hoher Ebene
• Ergebnisse sofort teilen
• Bringen Sie die App schnell in die Hände der wichtigsten Benutzer
• Iterieren Sie für optimale Ergebnisse

Guido war zunächst skeptisch und befürchtete, dass die Kosten, der Zeitaufwand und die Komplexität der Erstellung einer benutzerdefinierten Anwendung für das Bauwesen inakzeptable Geschäftsrisiken mit sich bringen würden.

„Ich dachte, wir gehen hier ein großes Risiko ein“, sagte sie. „Als ich die erste Version sah, war ich sehr beeindruckt von der User Experience der Anwendung und wussten sofort, dass wir in die richtige Richtung gehen. Mit neuem Feedback konnten wir dann sehr schnell und einfach wichtige Anpassungen an der App vornehmen.“

Die neue Anwendung – die ein Berater in nur 8 Wochen Arbeit erstellt hat – liefert den Subunternehmern die richtigen Informationen und ermöglicht ihnen, die Details der Pläne und Bedingungen zu klären. Bisher war das Unternehmen auf zahlreiche Backend-Anwendungen angewiesen, um diese Informationen zu verfolgen – was zeitaufwändig und fehleranfällig war.

„Die App konsolidiert eine Reihe verschiedener Backoffice-Anwendungen – von denen einige von unseren Kunden von uns verlangt werden – in einer einzigen Oberfläche mit interaktivem Informationsaustausch – wie etwa Einreichungen und Erläuterungen sowie die Überprüfung von Produktdaten in den Baudokumenten.“

„Alle Vertragsänderungen – die Änderungsaufträge – folgen dem gleichen automatisierte, strukturierter Prozess, sodass wir immer einen klaren Überblick darüber haben, was vor sich geht und was auf Genehmigung wartet. Und jeder geht die Dinge auf die gleiche Weise an, sodass wir einheitlichere Ergebnisse erzielen“, betonte sie.

Eine stärkere Zukunft aufbauen

Mehr als 30 Projektmanager bei Guido und seinen Subunternehmerpartnern verwenden die neue Anwendung. Dadurch sind konsolidierte Informationen besser zugänglich und die Übersicht und Kostenkontrolle ist besser. Alle Kosten werden vereinbart und jede Arbeit genehmigt – bevor die Arbeit ausgeführt wird.

„Und weil wir diese Informationen richtig erfasst haben, können wir sie unseren Kunden zeigen, wenn Fragen auftauchen“, sagte Guido. „Ich kann die Änderungsaufträge und Kostengenehmigungen sofort abrufen und mögliche Streitigkeiten im Keim ersticken. Wir haben auch eine Dashboard-Bildschirm „Das zeigt uns die wichtigsten Kennzahlen und den Projektstatus. Das hilft uns, die Zeit- und Budgetvorgaben einzuhalten.“

Mängellisten – die letzten Baupunkte, die vor der endgültigen Abnahme fertiggestellt werden mussten – wurden früher mit einer Digitalkamera und einem Laptop auf einem Rollwagen erfasst, was eine umständliche Angelegenheit war. Jetzt verwenden die Projektmanager von Guido die eingebaute Kamera eines iPads, um Bilder aufzunehmen, Nachrichten hinzuzufügen und jedes Element in die Anwendung hochzuladen.

Darüber hinaus ist die Mendix Mithilfe der Anwendung kann Guido seine zukünftigen Angebote auch verfeinern, indem Projektmanager Anmerkungen zu den Meilensteinen und Fähigkeiten der am Projekt beteiligten Mitarbeiter eingeben können.

„Wenn wir in Zukunft ein ähnliches Projekt ausschreiben, wissen wir, wer die Hauptakteure sind und was sie bei diesem Projekt geleistet haben. Da öffentliche Einrichtungen in Texas ihre Bieter nicht mehr nach dem niedrigsten Preis auswählen, ist es für uns wichtig, unsere Qualität und Erfahrung hervorzuheben. Diese App hilft uns dabei, dies schnell zu tun.“

Für die Zukunft erwartet Guido integriert die Anwendung mit seinem Timberline-Buchhaltungssystem. Darüber hinaus wird die Anwendung verfügbar sein in der Mendix Marketplace als kommerzielles Angebot und schafft so eine zusätzliche Einnahmequelle für das Unternehmen.