Als einer der weltweit führenden Anbieter von Ingenieur- und Beratungsdienstleistungen für globale Infrastrukturprojekte Royal HaskoningDHV wird aufgefordert, Hunderte von Projekten zu leiten, die Regierungen und Großunternehmen dabei helfen, Systeme und Lösungen für Energiemanagement, Lebensmittel-/Wasserversorgungsketten, Transportlösungen und vieles mehr bereitzustellen.

Die Breite und Vielfalt dieser Projekte – die von wenigen Wochen bis zu 20 Jahren dauern –, die weltweit durchgeführt werden, stellen eine erhebliche Herausforderung für das Management dar. Wie ist der Status des Projekts? Welche Ressourcen werden benötigt? Welche Ressourcen sind ungenutzt? Wie sieht das Kostenprofil des Auftrags aus? Da so viel auf dem Spiel steht, ist es für das Unternehmen unerlässlich, einen vollständigen Überblick über seine Hunderte von Projekten zu haben und die Antworten auf diese und zahllose weitere Fragen sofort zur Hand zu haben.

Durch Wachstum und im Laufe der Zeit hatten sich die Standards des Unternehmens für das Projektmanagement jedoch aufgesplittert. Laut Jan Altena, Projektmanager bei Royal HaskoningDHV, war das Ergebnis ein kompliziertes Wirrwarr widersprüchlicher Informationen, Periodizitäten und Formate.

„Alle Abteilungen verwendeten unterschiedliche Tools – Tabellenkalkulationen, Ausdrucke, Access-Tabellen und das Projektautorisierungssystem. Das Ergebnis war, dass Hunderte von Projektmanagern, Angebotsmanagern, Geschäftsentwicklern, Angebotsmanagern, Genehmigern, Risikomanagern und Führungskräften – plus Finanz- und Rechtsberater – alle unterschiedliche Systeme und Berichte verwendeten und sahen.“

Auswahl von Software für Unternehmen

Obwohl das Unternehmen über ein ausgeklügeltes ERP-SystemAltena sagte, dass es für den Projektmanagementstil des Unternehmens ungeeignet sei.

„Es ist ein finanzzentriertes System“, sagte er. „Es verwaltet Zeit/Anwesenheit und Rechnungen sehr gut. Das sind wichtige Teile, aber wir brauchten eine Schicht darüber, die unsere Art der Projektabwicklung unterstützt – nicht die Finanzen. Das ERP-System konnte uns keine flexible webbasierte Lösung bieten, die den gesamten Lebenszyklus eines Projekts unterstützt. Wir haben einfach ein breiteres Spektrum an Projektarbeit, als es bewältigen kann – also begannen wir, uns nach benutzerdefinierten Alternativen umzusehen.“

In Zusammenarbeit mit FlowFabric, einem Experten für dynamische Geschäftsanwendungen, entschied sich Royal HaskoningDHV für die Mendix Low-Code-Entwicklungsplattform. Neben Flexibilität und Skalierbarkeit mit Mendixkönnten Ingenieure:

• Beginnen Sie mit den Anforderungen auf hoher Ebene
• Ergebnisse sofort teilen
• Bringen Sie die App schnell in die Hände der wichtigsten Benutzer
• Arbeiten Sie iterativ

„Unser Unternehmen ist auf ausgelagerte Softwareentwicklung spezialisiert“, sagte Altena, „und ich kannte FlowFabric. Sie zeigten mir einige Apps, die sie in Mendix und ich war beeindruckt.“

„Wir haben ein grundlegendes Funktionsdesign und einen Proof of Concept fertiggestellt – nur einige Bildschirme und Arbeitsabläufe – und dann unser Budget und die Genehmigungen gesichert“, fügte er hinzu.

Das Team folgte dem Scrum-Methodik um das Softwarebereitstellungsprojekt zu beschleunigen.

„Wir hatten nicht viele Details aufgeschrieben“, sagte Altena. „Unsere Arbeit ist sehr abwechslungsreich, deshalb war der Schlüssel, etwas zu finden, das alles unterstützt – ohne viel Zeit mit Diskussionen und Planung zu verschwenden. Ich konnte sofort erkennen, dass Mendix war die ideale Wahl für dieses Projekt. Die Freigabe-Tabs für mobile Geräte und die Anbindung an andere Systeme beispielsweise waren für unsere Anforderungen großartige Features.“

Zentralisiertes Projektmanagement

In nur wenigen Monaten haben Royal HaskoningDHV und FlowFabric das „Project Managers Workbook“ erstellt und es über 500 Benutzern mit unterschiedlichen Autoritätsebenen bereitgestellt, von Hilfspersonal über Projektmanager bis hin zu Risikobewertungsmanagern und Linienmanagern.

Malen auf Daten aus mehreren QuellenDie Anwendung bietet den Managern, Genehmigern und Führungskräften eine weitaus bessere Sichtbarkeit und Einsicht in den Status, die Qualität und die Rentabilität von weltweit durchgeführten Engineering-Projekten.

„Das Beste daran ist, dass alles vereinheitlicht ist“, erklärt Altena. „Eine Quelle, ein Status. Wir sehen alle Dimensionen des Projekts in jeder Phase. Früher hatten wir es mit E-Mails und Papierkram zu tun, der über mehrere Büros verstreut war. Jetzt ist alles an einem Ort.“

Höhere Effizienz verbessert das Kundenerlebnis

Laut Altena Nutzerakzeptanz war sehr stark. „Wir haben das alles auf einmal umgesetzt“, sagte er, „und es lief erstaunlich gut. Unsere Leute sind ziemlich direkt und beschweren sich, wenn etwas nicht stimmt, aber davon haben wir kaum etwas bemerkt.“

„Es gibt mehr Klarheit darüber, wo alles steht. Unsere Benutzer sehen die Auswirkungen dieses Systems jeden Tag. Es ist sehr flexibel und intuitiv, und das gefällt ihnen sehr. Wir können selbst Änderungen vornehmen, ohne FlowFabric anrufen zu müssen. PM Workbook ist eine enorme Verbesserung für unsere Organisation“, schloss er.