Stadtverwaltung Dubai digitalisiert über 250 Dienste in 3 Monaten

Angesichts der raschen Entwicklung der Weltwirtschaft haben die führenden Politiker der Stadtverwaltung Dubai ins Leben gerufen Vision 2021 um sicherzustellen, dass ihre Bürger in einer postdigitalen Welt erfolgreich sind.

Vision 2021 ist ein umfassender Plan, der ehrgeizige Ziele in Bezug auf wirtschaftliche, soziale und infrastrukturelle Veränderungen setzt. Er konzentriert sich auf sechs nationale Prioritäten, die die VAE zu einem weltweit führenden Land in den Bereichen Innovation, Gesundheitswesen, Bildung und Nachhaltigkeit machen und die Sicherheit und das kulturelle Erbe der Bürger der VAE schützen sollen.

Die Stadtführung wollte die vollständige Verwirklichung von Vision 2021, einem ohnehin schon hochgesteckten Ziel, mit der Feier des Goldenen Jubiläums (50-jährigen Jubiläums) der Vereinigten Arabischen Emirate im Dezember 2021 zusammenfallen lassen. Da es sich um einen Plan voller umfassender, ehrgeiziger und edler Ziele handelt, wäre es keine leichte Aufgabe, Zielvorgaben zu definieren und die Auswirkungen vorherzusehen, die diese massiven Veränderungen auf ein ganzes Land haben werden.

Dies war jedoch nur der Anfang. Die schwierige Aufgabe, das Konzept des Versprechens von Vision 2021 umzusetzen, Nachhaltige Umwelt und Infrastruktur Die Umsetzung dieser Pläne wurde dem Dienstleistungs- und Infrastrukturteam der Stadt Dubai übertragen.

Auf Anweisung der Regierung wurde im Februar 2018 die „Dubai Paperless Strategy“ ins Leben gerufen. Ziel der „Dubai Paperless Strategy“ ist es, sicherzustellen, dass ab 2021 kein Mitarbeiter oder Kunde der Regierung von Dubai mehr Papier ausdrucken muss, um Regierungsgeschäfte abzuwickeln.

„Als wir von der Regierung Dubais die Ziele ‚100 Prozent papierlos‘ und ‚Go Green bis Dezember 2021‘ erhielten, waren wir ratlos, wie wir das erreichen sollten. Die Dienste, Plattformen und Anwendungen, die wir in Dubai haben, wurden in den letzten 20 Jahren entwickelt“, sagte Prakash Inbasekaran, der leitende Unternehmensarchitekt der Stadt Dubai.

Ein Teil der VAE Nationaler Plan Für Vision 2021 umfasst Dubais papierlose Strategie die Modernisierung staatlicher Dienste und Technologien. „In der Stadtverwaltung von Dubai laufen immer noch 20 Jahre alte Anwendungen, die im Jahr 2000, 2005 usw. entwickelt wurden … Wie können wir diese gesamte Digitalisierung bis Dezember 2021 erreichen und wie können wir unsere Belegschaft und Bürger dazu bringen, sich an diese Digitalisierung anzupassen? Das geht wirklich schnell“, fügte er hinzu.

Von innen nach außen modern

In weniger als zwei Jahren müssen Inbasekaran und sein Team ein papierbasiertes Dienstleistungssystem digital umgestalten. Die Stadt Dubai hat sechs Sektoren mit 36 ​​verschiedenen Abteilungen und rund 13,000 Mitarbeitern.

Vor dem Projektstart wurden etwa 30 Prozent der kommunalen Geschäfte online abgewickelt, doch hinter den Kulissen erforderten selbst diese Dienste manuelle Eingaben im Backoffice.

Die Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse ist ein gewaltiges Unterfangen. Das Team der Stadtverwaltung von Dubai definierte mehrere interne Anforderungen, um das Digitalisierungsprojekt in überschaubarere Teile aufzuteilen:

• Automatisieren Sie alle papierbasierten internen Dienste.
• Konsolidieren und verfolgen Sie interne Interaktionen, indem Sie eine vernetzte Plattform erstellen, sodass mehrere Abteilungen auf die Daten zugreifen können.
• Eliminieren Sie den Papierverbrauch in der Gemeinde von Millionen Blättern jährlich auf Null.
• Reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand, der Service-Transaktionen verzögert.
• Geringere Kosten durch die Konsolidierung von Diensten in Single-Window-Anwendungen

Neben der Ermächtigung zur Optimierung interner Dienste und Systeme musste das Team der Stadtverwaltung Dubai auch die Digitalisierung und Modernisierung aller sozialen und geschäftlichen Einrichtungen, die mit den Bürgern in Kontakt stehen, abschließen. Das bedeutet, dass mehr als 100 verschiedene Dienste für fast 3 Millionen Menschen konsolidiert, neu aufgebaut und optimiert werden müssen.

„Vor diesem Hintergrund hat die Führung Dubais allen Regierungsbehörden und -einrichtungen befohlen, ihre Dienste bis Dezember 2021 zu digitalisieren – vollständig digital, nicht einmal ein manueller [Vorgang] ist akzeptabel“, sagte Inbasekaran.

Das Team der Stadtverwaltung Dubai hat im Rahmen seiner Roadmap „Vision 2021“ außerdem eine Reihe nach außen gerichteter Projekte zur digitalen Transformation entwickelt:

• digitalisieren alle Branchen und Dienstleistungen bis Dezember 2021.
• Erstellen Sie einziges Portal Einstiegspunkt für die Interaktion der Öffentlichkeit mit den Regierungsbehörden der Stadt Dubai.
• Reduzieren Sie den Personalbedarf für Dienstleistungsgeschäfte.
• Kosten senken im Zusammenhang mit Dienstleistungstransaktionen.
• Build a benutzerfreundlich  von Quibim das Hunderttausende Transaktionen und Millionen Besucher pro Monat abwickeln kann.

Neue Ziele erreichen, alte Pannen bekämpfen

Das Team der Stadtverwaltung Dubai war sich bewusst, dass es ehrgeizige Ziele und wenig Zeit hatte. Als es jedoch begann, den Umfang des Projekts festzulegen und die Anforderungen des Unternehmens zu erfassen, stand es vor einer weiteren Herausforderung: Es musste das Vertrauen der Abteilungsleiter zurückgewinnen, nachdem frühere Projekte nicht die optimalen Ergebnisse gebracht hatten.

„Sie investierten Millionen von Dollar im Vertrauen darauf, dass die IT alle Digitalisierungserwartungen ihrer Abteilungen erfüllen würde. Doch dazu kam es nie, weil es zu lange dauerte“, so Inbasekaran.

„Nehmen wir an, ich verspreche, das Projekt in drei Jahren fertigzustellen, aber bis dahin hat sich das Geschäft bereits verändert. Sie verlieren das Interesse und das Vertrauen, dass die IT-Abteilung etwas liefern wird, das den Bürgern und dem Unternehmen einen Mehrwert bietet.“

Frühere Projekte nutzten die Wasserfall-Methodik und kamen zu spät, sagte Inbasekaran, was die Abteilungsleiter enttäuschte. Die IT lieferte Lösungen, die nur etwa 10 Prozent der Anforderungen erfüllten. Auch der zunehmende Umfang war ein Problem. Jeder Versuch, zeitnahe Funktionsanforderungen zu erfüllen, verzögerte die Lieferzeiten noch mehr.

Im Jahr 2019 entschied das Team der Stadtverwaltung Dubai, dass es eine bessere Plattform benötigte, wenn es das Projekt pünktlich zur Feier des 50. Jahrestags der VAE abschließen wollte, und entschied sich letztendlich für Mendix Low-Code-Entwicklungsplattform um die Lücke in der Zusammenarbeit zu schließen und ihre Ziele zu erreichen.

Bereitstellung mit Low-Code

Die Dubai Municipality (DM) ist die größte Regierung Organisation in den Vereinigten Arabischen Emiraten mit Tausenden von Mitarbeitern und Dutzenden verschiedener Dienste.

Um die von den Regierungsbeamten gestellte Aufgabe zu erfüllen, war dem Team in Dubai klar, dass es eine benutzerfreundliche Anwendung bereitstellen musste, die schnellen Zugriff auf alle von Regierungsmitarbeitern genutzten Dienste ermöglichte. Sie wussten, dass sie auf Papier verzichten, die Produktivität durch Automatisierung steigern und – am wichtigsten – die Entwicklung termingerecht abschließen mussten.

Das Team entwickelte ein Projekt namens Smart Office, das schnellen Zugriff auf alle Dienste bietet, die DM-Mitarbeiter täglich nutzen. Smart Office macht durch die Verwendung digitaler Signaturen und PDF-Anmerkungen das Drucken von Papier überflüssig.

Es hilft bei der Umwandlung papierbasierter Formulare in digitale Formulare und automatisiert Arbeitsabläufe, was Zeit spart und die Produktivität steigert. Das Team ermöglichte erweiterte Benachrichtigungsmechanismen über mobile Push-Benachrichtigungen und integrierte auch Alexa-Sprachbefehle.

Smart Office hat nicht nur die Anweisung der Stadtverwaltung umgesetzt, den Papiergebrauch abzuschaffen, sondern auch den Zeitaufwand für behördliche Genehmigungen und Transaktionen reduziert. Smart Office hat der Stadtverwaltung Dubai Folgendes ermöglicht:

• Sammeln viele Service-Websites in einem zentralen Portal
• Zentralisieren Sicherheitdienst Optimierungen
• Verbessern benutzerfreundlicher Zugang zu verschiedenen Regierungsgeschäftszweigen

Die Speech-to-Task-Sprachintegration von Alexa und eine intelligente Kalenderfunktion, die automatisch Besprechungen erstellt und plant sowie Aufgaben verfolgt und zuweist, waren zwei innovative Integrationen, die über die ursprünglichen Funktionsanforderungen hinausgingen.

Die Bewältigung der großen Zahl täglicher Benutzer (über 5,000 Mitarbeiter) führte zu einer gewissen Komplexität und zu Abhängigkeiten zwischen den Diensten.

Die kollaborativen Elemente der Mendix Plattform, zusammen mit der Arbeit in ein agiler Weg, ermöglichte es Geschäftsbenutzern, Updates anzuzeigen und dem Entwicklungsteam dabei zu helfen, die zahlreichen Anforderungen lückenlos zu erfüllen.

Das Team der Stadtverwaltung Dubai konnte schnell in Schwung kommen und in weniger als drei Monaten zwei große Projekte umsetzen. Zusätzlich zu Smart Office entwickelte das Team DM Fees, ein nach außen gerichtetes Zahlungsportal, das zum Einziehen verschiedener Arten kommunaler Gebühren von privaten Unternehmen verwendet wird.

Smart Office hat den internen Papierverbrauch der Gemeinde bereits um voraussichtlich vier Millionen Blatt pro Jahr reduziert und die Digitalisierung von mehr als 50 Prozent der internen Dienste abgeschlossen.

„Es wäre ein Mega-Projekt. Und wir konnten es in sehr kurzer Zeit schaffen. Natürlich haben wir viel harte Arbeit und viele Stunden investiert, aber ohne schnelles Werkzeug wie Mendix, wäre es nicht möglich gewesen“, sagte er.

Mehr erledigen, schneller

Mit Smart Office war der Umfang breit, aber mit Mendix Da es sich um eine Plattform handelte, war die Entwicklung der Programme und Anwendungen hinter dem Projekt nicht besonders komplex.

Das Team der Stadtverwaltung Dubai konnte einen Großteil der Arbeit mithilfe einer Low-Code-Plattform verteilen – beispielsweise das Erstellen von Formularen und Arbeitsaufträgen – und so den Rückstand für die erfahreneren Entwickler reduzieren.

Low-Code steigerte auch die Zusammenarbeit zwischen dem Business- und dem IT-Team und bereicherte die Rolle des Business-Teams bei der Anforderungserfassung, dem Workflow-Management und Erstellen von User Stories Phasen. Da das Unternehmen in der Lage ist, Prototypen in der Entwicklung schnell zu überwachen und darauf zu reagieren, kann sich das IT-Team schneller und einfacher anpassen, um seine Anforderungen zu erfüllen.

So konnte das Team in Dubai beispielsweise Wireframes, die von Analysten und anderen Geschäftspartnern entworfen wurden, in den Workflow integrieren, indem es die Drag-and-Drop visuelle Entwicklungsoberfläche. Das Ergebnis war eine Vorlage, mit der Entwickler ein Projekt starten konnten, da sie sicher sein konnten, dass es ihren Anforderungen und den Erwartungen der Geschäftsteams entsprach, da sie es selbst erstellt hatten.

„Das Unternehmen ist darüber sehr erfreut, weil es sieht, dass alle Bewerbungen dem PMP entsprechen“, sagte Inbasekaran.

Für Laith al-Qudah, ein Mendix Einer der größten Vorteile einer Low-Code-Plattform ist laut einem erfahrenen Entwickler die Zeitersparnis bei der Planung und dem Aufbau des grundlegenden Technologie-Stacks. „Ich erinnere mich noch an die alte Methode – wir haben unsere Datenbank, unser Frontend, unser Backend und die gesamte Kommunikation zwischen ihnen vorbereitet“, sagte al-Qudah.

„Aber hier in Mendix, das gibt es nicht mehr. Wir konzentrieren uns nur auf die Geschäftsebene, sonst nichts. Das ist etwas Großartiges.“

Socorro weist darauf hin, dass die Java-basierte Flexibilität und die Fähigkeit, Anwendungen zu entwickeln, die ein hohes Volumen an Benutzern und Daten bedienen, die Vorteile der Low-Code-Plattform demonstrieren. Skalierbarkeit.

„Wir haben die Fähigkeiten von Mendix in Bezug darauf, wie die Daten strukturiert werden, wie die Indizierung im Backend erfolgt, wie die Segmentierung aus der Datenperspektive erfolgt, und all das ist einfach perfekt. Es wird mit der Zeit nicht langsam – es ist eine perfekt abgestimmte Anwendung.“

Das Team der Stadtverwaltung Dubai demonstrierte den Abteilungsleitern kurz nach dem Start den Wert der Low-Code-Entwicklung. Inbasekaran berichtet, dass die meisten der komplexen Übergangsdienste in die Mendix Plattform nach nur sieben Monaten Entwicklungszeit.

Die Kosten wurden um ein Viertel gesenkt und die Entwicklungszeitpläne um mehr als 65 Prozent verkürzt. „Sie sind wirklich zufrieden mit dem Tempo, mit dem wir ihre Dienste bereitstellen“, sagte er.

Umsatz umgestalten

Vor dem Digitalisierungsprojekt wurden die bürgernahen Serviceangebote Dubais größtenteils manuell und physisch abgewickelt. Solche Transaktionen verursachen hohe Personalkosten und dauern ewig, was wiederum die Einnahmen der Gemeinde reduziert und verzögert.

Die Regierung besitzt in ganz Dubai eine beeindruckende Menge an Immobilien, die sie an andere Behörden, Unternehmen des privaten Sektors und verschiedene Privatpersonen vermietet. Das erste öffentliche Projekt, das vom Team der Stadtverwaltung Dubai durchgeführt wurde, erleichterte die Zahlungen an die Immobilienvermietungs-, Stadtplanungs- und Bauabteilungen der Stadtverwaltung.

„Wir nennen das Asset Management und wir konnten das Immobilienleasing und alles andere durch die Mendix Plattform“, sagte Inbasekaran.

„Durch die Kombination von Asset Management mit der DM Fees-Anwendung konnte die Stadt Dubai bereits zu Beginn des Digitalisierungsprojekts zwei umsatzstarke, öffentlich zugängliche Optimierungen umsetzen. Wir erheben eine Menge Gebühren von Hotels, Restaurants, Umweltbehörden und auch von den Gebäudeeigentümern und Bürgern.“

Zubereitung einer Einzelportion

Der Erfolg dieser hochwertigen Digitalisierung verschaffte dem Team die Genehmigung, eine noch ehrgeizigere Aufgabe in Angriff zu nehmen: die Schaffung eines einzigen öffentlichen Portals, das Millionen von Benutzern mit über einhundert verschiedenen städtischen Wirtschaftsbehörden verbindet.

Die Plattform muss in der Lage sein:

• Um die zahlreichen gleichzeitigen Interaktionen zwischen Bürgern und Behörden einer Stadt zu bewältigen, müssen die Benutzer schnell und problemlos zwischen verschiedenen Behördendiensten wechseln können.
• Zentralisieren und reduzieren Sie redundante Integrationen zwischen Agenturen.
• Verbessern und überdenken Sie veraltete Anwendungen, die bis zu 20 Jahre alt sind.

Ein Ozean von Benutzern die Datenerfassung müssen gespeichert und behördenübergreifend abgerufen werden können. Drei Millionen Menschen werden auf diese Plattform angewiesen sein, um Geschäfte mit Dubai und von Dubai aus mit der Welt abzuwickeln.

Vor Digitalisierung Bemühungen, die Bürger mussten oft mehrere Besuche bei verschiedenen Abteilungen machen, um die erforderlichen Unterschriften für ein Projekt zu erhalten. Dies verlängerte nicht nur die Zeitspanne, um die kommunale Genehmigung für einen Antrag oder die Nutzung eines bereitgestellten Dienstes zu erhalten, sondern erhöhte auch stets die Kosten für alle derartigen Vorgänge.

„Wir kümmern uns um Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, Lebensmittelsicherheit und dann um die Stadtplanungs- und Bauabteilungen. Und all das, sogar Hotels und Restaurants, wird von der Stadt Dubai überwacht und kontrolliert“, sagte Inbasekaran. „Wir bieten den Bürgern Dubais also ein umfangreiches und diversifiziertes Dienstleistungsportfolio.“

Das Team der Stadtverwaltung Dubai hat im Juni das Plattformportal bereitgestellt, das Inbasekaran als „Kern aller unserer Dienste“ bezeichnet, da es sich bald zu einer zentralen Anlaufstelle für sämtliche Interaktionen zwischen der öffentlichen Hand und der Regierung entwickeln wird.

Digitalisieren auf Zeit

Obwohl erst ein Teil der geplanten Dienstleistungen fertiggestellt ist, kann die Gemeinde bereits großartige Ergebnisse verzeichnen. Die neuen Service-Sites werden täglich von bis zu 9,000 Besuchern besucht und die Seiten werden monatlich über 1.5 Millionen Mal aufgerufen.

Obwohl das Team der Stadt Dubai weniger als ein Jahr auf dem Buckel hat, hat es das Digitalisierungsprojekt bereits zur Hälfte abgeschlossen und in einem Monat bereits zehn Dienste bereitgestellt. Beide Teams sind zuversichtlich, dass sie ihren Teil des Plans Vision 2021 rechtzeitig zur Feier des 50. Jahrestags der Föderation der Vereinigten Arabischen Emirate abschließen werden.

„Wenn es um das Geschäft geht, ist die Führung sicherlich daran interessiert zu wissen, ob das IT-Team kollaborative„Versteht die IT wirklich unser Geschäft? Können sie unsere Geschäftserwartungen erfüllen?“, fragte Inbasekaran. „Wie konnte die IT dies beweisen?“