Großbritanniens größter Geflügellieferant nutzt Low-Code und RPA zur Automatisierung

Der Erfolg eines Unternehmens wird oft durch seine Effizienz und Produktivität bestimmt, die schwierige Balance zwischen wertschöpfender und nicht wertschöpfender Arbeit. Um letztere zu reduzieren, hat das Shared Services Center des 2 Schwestern Food Group, Großbritanniens größter Geflügellieferant, begann mit der Automatisierung seiner Prozesse.

Dies war keine Kleinigkeit: 2 Sisters ist ein Unternehmen, das durch zahlreiche Übernahmen gewachsen ist und 23,000 Mitarbeiter an 42 Standorten in ganz Großbritannien beschäftigt.

Jetzt, zwei Jahre nach Beginn der Automatisierungsreise, sieht sich 2 Sisters seiner Zeit voraus und als Vordenker bei der Digitalisierung von Shared Service Centern. Dies ist zum Teil auf eine Kombination aus RPA und Low-Code-Entwicklung.

Verarbeitet die meisten Geflügel

Das Shared Services Center von 2 Sisters übernimmt die Abwicklung von Finanztransaktionen für fast 80 % der 42 Standorte des Unternehmens. Vor der Automatisierung waren die meisten dieser Prozesse manuell und papier- oder Excel-gesteuert, was viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nahm. Wenn sie sich zu der stärker digital ausgerichteten Gruppe entwickeln wollten, die sie sein wollten, mussten sie digitalisieren und automatisieren diese Prozesse.

Jon Heeley, Automation Program Manager bei 2 Sisters, wertete die zahlreichen Transaktionen aus, die seine Abteilung überwachte, und entdeckte, dass ein Bereich, in dem Verbesserungen nötig waren, die Art und Weise war, wie die Daten in das ERP-System eingegeben wurden.

Um dieses Problem zu lösen, verwendete Heeley eine Roboterprozessautomatisierung (RPA) Plattform. RPA ist der Einsatz von Software-Bots, die für die Bearbeitung umfangreicher, wiederholbarer Aufgaben entwickelt wurden. Heeley implementierte die RPA-Software, um die Dateneingabe zu übernehmen und mit der Reduzierung nicht wertschöpfender Arbeit zu beginnen.

Dies war jedoch nur der Anfang der Lösung, denn RPA hat auch seine Grenzen:

• Du brauchst gut strukturierte Daten und Qualitätsinformationen; andernfalls lohnt sich die Investition nicht.
• Der Kosten und Geschwindigkeit der Umsetzung, wenn es also schlecht gemacht wird, müssen Sie mit einem langen und kostspieligen Zeitrahmen rechnen.

Heeley und sein Team hatten sich nur den mittleren Teil des Prozesses angesehen, den sie automatisieren wollten.

Heeley war sich darüber im Klaren, dass der Nutzen von RPA nur dann voll ausgeschöpft werden kann, wenn Inbound die Datenerfassung muss bereinigt und strukturiert werden. Die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung verbrachten zu viel Zeit (2.5 Stunden pro Tag) damit, Informationen in eine Excel-Tabelle einzugeben, die der Roboter dann abtippen musste.

Heeley wandte sich an AuraQ, ein professioneller Dienstleister, der sich darauf konzentriert, Kunden bei der Optimierung ihrer Geschäftspraktiken zu unterstützen. AuraQ arbeitet zusammen mit Mendix um ihren Kunden bei der Entwicklung von Apps zu helfen, die Geschäftsprozesse verbessern. AuraQ nutzt die Mendix Low-Code-Entwicklungsplattform, half Heeley und seinem Team beim Aufbau einer Lösung, die eingehende Daten für die Software-Bots strukturierte.

Mendix fungiert als:

• Eine Anwendungsschicht (Geschäftsprozesse und Benutzeroberflächen)
• Eine Verbindung mit Legacy-Systemen über APIs zur Bereinigung und Strukturierung der Daten

Während AuraQ die Anwendung entwarf und entwickelte, erhielten sie Input von Mitgliedern der Shared Services-Gruppe, die die Entwicklung dann auch vor dem Start testeten. Die App wurde in weniger als vier Wochen entwickelt und der Wert war sofort ersichtlich. Sobald die Mendix-integrierte Anwendung war vorhanden und 2 Sisters sparte sofort 2.5 Stunden pro Tag.

Wertsteigerung durch Automatisierung

Der Erfolg der App-Einführung ermöglichte es dem Shared Services Center, RPA und Low-Code weiterhin zu nutzen, um andere Transaktionsprozesse in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zu automatisieren. Mithilfe von RPA und Low-Code haben Heeley und sein Team seitdem 11 Transaktionsprozesse automatisiert.

Innerhalb von sechs Wochen wurde die manuelle Arbeit von 100 % auf 97 % automatisiert. Die Automatisierung führte zu positiven Ergebnissen, die von Kosteneinsparungen, gesteigerter Effizienz und Verbesserte Prozessqualität.

2 Sisters schätzt die Einsparungen auf 250,000 Pfund pro Jahr. Drei dieser Prozesse beruhten auf der Datenstrukturierungsanwendung, die sie mit dem Mendix Plattform zum Extrahieren, Analysieren und Bereinigen der Daten, um sie den Bots bereitzustellen.

In einem solchen Fall verwendeten Heeley und sein Team Mendix um Vorlagen für Zahlungsavise für Kunden zu erstellen. Diese Vorlagen werden von den Kunden ausgefüllt und dann an 2 Sisters übermittelt. Jeder Kunde hat eine einzigartige Vorlage, die seinen unterschiedlichen Anforderungen entspricht. Die Datenpunkte, die die Kunden in den Vorlagen angeben, werden dann an die RPA-Bots übermittelt.

In drei Monaten erstellte das digitale Team von 2 Sisters 300 Rechnungsvorlagen mit MendixBis heute hat das Shared Services Center 3100 Vorlagen erstellt.

Vor der Änderung wurden 65 % der Rechnungen durch einen Überprüfungsprozess verlangsamt, bei dem ein Mitarbeiter die Daten auf Richtigkeit überprüfen musste, damit sie in das ERP-System. Mit diesen neuen automatisierten Prozessen konnten Heeley und das Digitalteam die Anzahl der zur Überprüfung angehaltenen Rechnungen auf nur 8 % reduzieren.

Geflügel ist zwar immer noch das Hauptangebot der 2 Sisters Food Group, doch das Shared-Services-Center ist nun in der Lage, ein weiteres Gut bereitzustellen: Daten. Die Automatisierung hat nicht nur die Rechnungsstellung beschleunigt, sondern auch die Arbeitsweise der Shared-Services-Mitarbeiter von 2 Sisters verändert.

Obwohl sie zunächst skeptisch gegenüber der Idee waren, dass ihre Arbeit durch Automatisierung ersetzt wird, haben die Mitarbeiter von 2 Sisters die Transformation, die 2 Sisters durchlaufen hat, angenommen und leisten nun wirkungsvollere Arbeit an der Digital-Transformation Initiative. Da die Zeit, die sie für das Erfassen, Strukturieren und Eingeben von Daten aufgewendet haben, eingespart wurde, bleibt ihnen nun mehr Zeit für die Analyse von Kosten und Ausgaben. Das ist wirklich wertschöpfende Arbeit.