Groupe Interfilter a bâti sa réputation sur une idée simple : les clients ne devraient jamais avoir à se soucier de ce qui se cache derrière leurs produits.

Ce grossiste néerlandais spécialisé dans les solutions de filtration d'air, de liquides, de gaz et de poussières œuvre depuis plus de 45 ans à garantir la pureté de l'air et des liquides, ainsi que le bon fonctionnement des environnements industriels de ses clients. Fiabilité, flexibilité et rapidité d'approvisionnement sont des engagements opérationnels renouvelés à chaque livraison.

À l'approche de son 50e anniversaire, l'entreprise maintient ses engagements. Mais les honorer a nécessité un examen de conscience : les processus internes qui les sous-tendaient commençaient à flancher sous le poids de leur propre succès.

Lorsque le volume des commandes a dépassé les capacités de traitement manuel de chaque équipe, Interfilter a opté pour la technologie afin d'accroître la productivité de ses équipes. En partenariat avec Mendix partenaire de mise en œuvre, SauterIls ont donc créé un portail de commande basé sur l'IA, conçu pour gérer la demande croissante sans perturber les habitudes de travail des clients.

La phase 1 a été lancée en quatre mois. Aujourd'hui, 30 % des commandes transitent automatiquement par le portail, l'objectif de la phase 2 étant d'atteindre 80 à 90 %. Parallèlement au portail de commandes IA, Interfilter gère également l'application Sticker, une solution d'étiquetage pour entrepôts qui a marqué la première étape de l'entreprise dans le secteur du numérique. Mendix écosystème.

Ensemble, ces éléments témoignent d'un changement de cap dans la manière dont Interfilter entend être compétitif, en concevant des systèmes plus intelligents qui permettent à chaque client de ressentir la différence.

Lorsque la croissance dépasse vos processus

La boîte de réception était révélatrice. Chaque jour, les commandes arrivaient dans le format utilisé par les clients. Aucune structure uniforme. Aucun champ standard. Juste un flux croissant de demandes qu'il fallait ouvrir, interpréter et saisir manuellement, sans aucune visibilité sur les tâches effectuées et sans possibilité d'éviter le traitement en double d'une même commande.

« Le volume de commandes est considérable », explique Jesse Fok, responsable des opérations chez Interfilter. « Nous ne pouvions plus y faire face manuellement. C’est pourquoi nous avons décidé de nous réorienter et de miser sur l’IA. »

La solution comportait une contrainte non négociable : il était hors de question de demander aux clients de changer quoi que ce soit.

« Leur objectif était de simplifier au maximum le processus de commande pour leurs clients », explique Mike Stijnis, chef de projet et responsable de l'équipe low-code chez Jump. « Nous avons identifié les étapes les plus chronophages et nous nous sommes concentrés sur leur automatisation grâce à l'IA. »

Le choix de la plateforme s'est moins imposé lors d'un débat que comme une évidence. Interfilter avait déjà construit sa première plateforme. Mendix L'application Sticker App a été lancée par un tiers. Lorsque Jump en a pris la gestion, une collaboration s'est instaurée discrètement. Au moment où le besoin d'un portail de commandes IA s'est fait sentir, Interfilter connaissait déjà les capacités de la plateforme et faisait confiance à l'équipe qui la détenait.

L'équipe de huit personnes de Jump Mendix- des spécialistes certifiés, dirigés par un certifié Mendix Expert (et MVP), il a apporté des modèles pré-construits qui pouvaient accélérer la mise en place des fondations. Et surtout, MendixLa flexibilité de la plateforme a permis de s'affranchir des modifications d'exigences en cours de développement, sans compromettre le calendrier. Sur une autre plateforme, cela aurait pu entraîner des retards et des discussions difficiles. MendixCela signifiait un après-midi. Pour une entreprise qui n'avait jamais réalisé un projet aussi ambitieux auparavant, c'était extrêmement important.

"Avec Mendix« On peut facilement modifier les exigences sans y consacrer beaucoup d’heures supplémentaires », a souligné Stijnis. « C’était extrêmement précieux ici. »

Création du portail de commande IA

Les clients d'Interfilter avaient leurs propres méthodes pour passer commande, et il n'a jamais été question de les modifier. Certains envoyaient des PDF structurés, d'autres des documents Word, des fichiers Excel ou des e-mails en texte brut. Les formats étaient aussi variés que la clientèle elle-même, et le portail devait tous les gérer sans que personne n'ait à s'adapter.

Concrètement, cela s'est traduit par une boîte de réception centralisée où dix utilisateurs pouvaient se connecter simultanément, accéder à une file d'attente partagée et collaborer efficacement, contrairement à l'ancien système. Afin d'éviter que deux personnes ne traitent la même requête par inadvertance, Jump a mis en place un mécanisme de verrouillage des commandes : dès qu'un membre de l'équipe ouvre une commande, celle-ci devient inaccessible aux autres. Une petite fonctionnalité, certes, mais qui a permis de résoudre un problème réel et récurrent.

C’est au niveau de l’intelligence artificielle que se concentre le gros du travail. Le portail repose sur deux technologies complémentaires :

1. OCR pour extraire et lire le texte des documents entrants, quel que soit leur format.
2. Un modèle OpenAI pour interpréter la signification des données extraites, en identifiant les spécifications des produits, les quantités et les informations client.

Cette combinaison n'était pas prévue initialement. « Les premiers développements reposaient uniquement sur OpenAI, mais la grande variété de structures de documents a rapidement mis en évidence ses limites », explique Stijnis. « La reconnaissance optique de caractères (OCR) étant bien plus performante pour la compréhension du texte, son association avec OpenAI nous a permis d'atteindre la précision requise. »

Pour optimiser la précision, Jump a créé des modèles personnalisés pour les dix plus importants comptes d'Interfilter. Résultat : 30 % des commandes transitent désormais automatiquement par le portail, et dix utilisateurs traitent environ 50 à 60 commandes par jour.

« Le nombre de commandes passées via l'application, c'est notre plus grand succès à ce jour », a déclaré Fok.

Répondre à la demande rapidement

L'application Sticker raconte une histoire tout aussi importante. Lorsqu'une migration ERP a rendu inutilisable l'outil d'étiquetage d'entrepôt existant d'Interfilter, il a fallu en créer un de remplacement rapidement. Mendix L'application qui l'a remplacée génère des étiquettes d'expédition précises, incluant les détails spécifiques au client, les références du projet et les exigences en matière de marque privée au moment de l'exécution.

« L’application Sticker représente l’une de nos plus grandes améliorations en matière de qualité de service dans l’entrepôt », a ajouté Fok. « Nous pouvons approvisionner nos clients plus rapidement. »

Construits ensemble, améliorés ensemble

Le portail de commande IA n'a pas été créé entièrement par défaut. Il a été façonné continuellement par les personnes qui l'utilisaient.

L'équipe d'exploitation d'Interfilter a partagé ses retours tout au long du développement, non pas lors de points de contrôle formels, mais au fur et à mesure que les difficultés rencontrées en situation réelle apparaissaient. Jump a réagi rapidement, ajustant les exigences sans refonte majeure. Le mécanisme de verrouillage des commandes est issu directement de ce processus de retour d'information.

Marjolein Hermans, responsable des finances, des RH et des TI chez Interfilter, a perçu la valeur ajoutée de la plateforme. « C'est une excellente application car elle est personnalisée », a-t-elle déclaré. « Chez Interfilter, nous avons de nombreuses exceptions, et c'est ce qui fait de cette application une solution idéale pour nous. »

« Il y a eu de nombreux échanges entre les utilisateurs d'Interfilter et l'équipe de Mike », a ajouté Fok. « Nous avons partagé tout ce que nous avions constaté concernant l'utilisation de l'application, et ils ont trouvé des solutions. Elle fonctionne toujours parfaitement. »

Valeur réalisée et perspectives d'avenir

La phase 2 du portail de commande IA est en cours et les ambitions sont nettement plus grandes :

• Tous les types de documents Formats pris en charge : Word, Excel, texte brut, images
• Messages clients illimités, donnant ainsi à l'équipe d'Interfilter la possibilité de configurer elle-même les modèles
• Citations ajouté en plus des commandes, élargissant la portée du portail au-delà du traitement des commandes
• Objectif d'automatisation : augmentant de 30 % à 80-90 % de toutes les commandes entrantes

« La possibilité de créer des messages personnalisés pour chaque client va changer la donne pour nous. Ce niveau d'autonomie nous permettra d'obtenir encore plus de succès », a souligné Fok.

Au-delà du portail, la planification des transports et la gestion des stocks d'entrepôt s'inscrivent dans une perspective à plus long terme. Pour l'instant, l'attention reste concentrée sur l'essentiel.

« Il faut introduire l’IA progressivement », a déclaré Stijnis. « Maintenant que nous disposons de bases solides, il existe davantage de possibilités d’intégrer l’intelligence artificielle à leurs opérations. »

La question initiale d'Interfilter était opérationnelle. La réponse pointait vers quelque chose de plus vaste.

« Nous pouvons désormais approvisionner nos clients plus rapidement qu'auparavant. L'objectif principal était d'utiliser l'IA pour accroître la productivité de notre équipe de manière intentionnelle et stratégique. » Mendix « Cela nous a permis de trouver les bons endroits pour intégrer l'intelligence artificielle sans sacrifier l'expérience client », a conclu Fok.