Im Laufe der Zeit hatten Superhelden immer diesen einen Feind, ihren schlimmsten Albtraum, und sie haben hart gekämpft, um zu siegen. So wie die Jedi gegen Darth Vader kämpfen mussten. Nicht weit davon entfernt weckt die Schatten-IT in den Köpfen der IT-Leiter ähnliche Ängste.
Sie sind nicht der Einzige, der so denkt. Unsere aktuelle Studie, Die digitale Trennung: Eine Studie zur Abstimmung von Geschäft und IT im Jahr 2019, bestätigt, dass 78 % der IT- und Unternehmensleiter der Meinung sind, dass die Schatten-IT in den letzten 5 Jahren stark zugenommen hat und dass 70 % der IT-Leiter sie für eine schlechte Sache halten. Aber was wäre, wenn man Ihnen sagen würde, dass man Schatten-IT nicht fürchten muss? Dass Schatten-IT, wenn sie kontrolliert wird, tatsächlich das Erfolgsgeheimnis Ihres Unternehmens ist. Verwirrt? Lesen Sie weiter.
Warum gibt es Schatten-IT?
Schatten-IT bezeichnet die Existenz von Geräten, Software und Diensten, die nicht im Besitz, unter Kontrolle, Genehmigung oder Wissen der IT sind. Schatten-IT lauerte schon immer in den dunklen Ecken eines Unternehmens, doch mit der Einführung von leicht zu erwerbendem SaaS ist sie in den Vordergrund gerückt. Doch die dezentrale Einführung von SaaS ist nicht der einzige Grund für das rasante Wachstum der Schatten-IT. Weitere Faktoren sind:
Strenge IT-Richtlinien und zunehmende Ungeduld:
Formal gesehen verfügen die meisten großen Organisationen über komplexe IT-Beschaffungsprozesse mit strengen Kontrollen. Diese Prozesse sollen zwar das Unternehmen schützen, schränken jedoch die Benutzer von Innovationen ein und verzögern die Einführung neuer Technologien durch die Geschäftseinheiten zur Lösung ihrer täglichen Probleme. Es ist nicht überraschend, dass die Realität bei näherer Betrachtung völlig anders aussieht. Die Ungeduld der Geschäftsbenutzer, sich von der IT-Bürokratie zu befreien, nimmt zu. Das Ergebnis ist eine parallele Schatten-IT-Organisation, die von Ad-hoc-SaaS-Anwendungen und Apps angetrieben wird, die auf Desktop-Datenbanken oder Tabellenkalkulationen basieren.
Wachsender IT-Rückstau:
Es ist die Wahrheit – der IT-Rückstau wächst unaufhörlich. Unsere Forschung 77 % der IT-Leiter und 71 % der Unternehmensleiter stimmen darin überein, dass IT-Teams über eine riesige Pipeline an Anfragen für neue IT-Lösungen verfügen, die jedoch nicht umgesetzt werden. Die meiste Zeit und Anstrengung der IT wird für die Wartung und Aktualisierung der bestehenden Unternehmenstechnologie aufgewendet. Hinzu kommt, dass ein wachsender und unmittelbarer Bedarf an Geschäftsanwendungen besteht und ein eklatanter Mangel an qualifizierten Entwicklern besteht, die diese Anwendungen erstellen. Gartner prognostiziert, dass die Nachfrage nach Anwendungen die Kapazität der IT um das Fünffache übersteigen wird. All diese Faktoren zusammengenommen behindern die Fähigkeit der IT, neue geschäftskritische Anwendungen zu entwickeln, die zur Weiterentwicklung der digitalen Agenda des Unternehmens erforderlich sind.
Organisationssilos:
In großen Organisationen verwandeln sich Funktionsabteilungen häufig in befestigte Silos. Die eingeschränkte funktionsübergreifende Zusammenarbeit erschwert es der IT, Einblick in die Probleme der Geschäftsteams und die Technologielösungen zu erhalten, die sie zur Lösung dieser Probleme einsetzen. Darüber hinaus werden die am besten ausgestatteten Macher (Entwickler) von den Geschäftsbenutzern ferngehalten, die diese Lösungen benötigen. Dazu gehören physische Distanz (physisches Büro), organisatorische Distanz (Berichtsstruktur/direkter Vorgesetzter), Anreizdistanz und mehr.
Angesichts der Komplexität, der langen Wartezeiten und des Mangels an den richtigen Prozessen und Tools überrascht es nicht, dass Geschäftsanwender die Dinge lieber selbst in die Hand nehmen und zur Lösung ihrer Probleme auf Tools wie Desktopdatenbanken, Tabellenkalkulationen, SaaS-Anwendungen usw. zurückgreifen.
69 % der Geschäftspartner halten Schatten-IT für eine gute Sache.
Das Wahrnehmungsspiel
Wenn Schatten-IT so schlimm ist, wie es klingt, ist es nicht schwer, sich vorzustellen, dass selbst Unternehmensführer, genau wie 70% der IT-Verantwortlichen, würde es als negativ empfinden. Aber hier ist eine interessante Tatsache – unsere Umfrage ergab, dass sowohl Unternehmens- als auch IT-Leiter der dramatischen Zunahme von Schatten-IT zustimmen, 69 % der Unternehmensbeteiligten jedoch der Meinung sind, dass Schatten-IT gut ist. In den Augen eines Unternehmensleiters löst Schatten-IT echte Probleme, mit denen Mitarbeiter regelmäßig konfrontiert sind, und dies überwiegt bei weitem die Notwendigkeit, IT-Governance-Regeln einzuhalten. Im Folgenden finden Sie die Ansichten der Unternehmensbeteiligten zu den Vorteilen von Schatten-IT:
Behebung der Probleme der Schatten-IT
Um es klar zu sagen: Wir empfehlen keine Wild-Wild-West-Situation, in der jeder Mitarbeiter jede beliebige Technologie entwickeln und verwenden kann, ohne Rücksicht auf die Sicherheits- oder IT-Richtlinien des Unternehmens. Stattdessen schlagen wir einen neuen Ansatz vor, der die größten Probleme der Schatten-IT behebt und gleichzeitig ihre Vorteile beibehält. Dieser neue Ansatz heißt Citizen Development. Bei Citizen Development geht es darum, Geschäftsbenutzer zu befähigen, Software mit von der IT genehmigten Tools zu entwickeln.
Citizen Development kann Unternehmen dabei helfen:
Produktivität steigern:
Geschäftsbenutzer haben ein tiefes Verständnis für ihr Fachgebiet und sind am motiviertesten, ihre Probleme zu lösen. Mit den richtigen Tools können sie Apps erstellen, die sie benötigen, um ihre internen Prozesse zu optimieren, manuelle Aufgaben zu automatisieren und insgesamt einen bestehenden Geschäftsprozess zu verbessern. Bonus: Mit den internen Produktivitäts-Apps, die von Geschäftsbenutzern (Citizen Developers) erstellt werden, können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Betriebs- und App-Entwicklungskosten erzielen.
Verbessern Sie das Kundenerlebnis:
Im Front-End investieren Unternehmen massiv in kundenorientierte Technologien wie native mobile Apps und Chatbots, um besser mit den Kunden zu interagieren und ihr Erlebnis zu verbessern. Wenn der Kunde jedoch von der Front-End-Technologie nicht das bekommt, was er will, wendet er sich oft an den Kundensupport, um Antworten zu erhalten. Dieses Backoffice ist ein unübersichtliches Netz aus Telefonanrufen, E-Mails, Tabellenkalkulationen und sogar Papierformularen. Bei jedem Anruf oder jeder E-Mail beim Kundensupport muss sich das Supportteam durch das unübersichtliche Netz aus Informationen navigieren – und stößt dabei häufig auf Probleme mit der Datenqualität –, um das Anliegen des Kunden zu lösen.
Das Ergebnis ist ein unzusammenhängender Prozess, der zu einem äußerst frustrierenden Kundenerlebnis führt. Ein Großteil der Schatten-IT lebt derzeit in diesem chaotischen Durcheinander von Backoffice-Abläufen. Wenn man Zugriff auf die richtigen Tools erhält, wie Low-Codekönnen die Betriebsteams eine Backoffice-Automatisierung aufbauen, um ihre Fähigkeit zur Bearbeitung von Kundenanfragen zu verbessern.
Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen IT und Unternehmen:
Tatsächlich brauchen Unternehmen und IT einander, um Apps zu entwickeln, die Geschäftsprobleme lösen. Dies kann beispielsweise die Entwicklung komplexer Legacy-Migrations-Apps zur Modernisierung Ihrer Infrastruktur oder die Entwicklung nativer mobiler Apps zur Schaffung einer ansprechenden Kundenerfahrung bedeuten. Unabhängig vom Anwendungsfall können Unternehmensbenutzer, wenn sie frühzeitig in den App-Entwicklungsprozess eingebunden werden, der IT helfen, indem sie wertvolles Fachwissen bereitstellen und sicherstellen, dass die App die Geschäftsanforderungen in optimaler Zeit erfüllt. Ein weiterer Vorteil eines zugänglicheren und kollaborativeren App-Entwicklungsprozesses besteht darin, dass die Citizen Developer durch die Entwicklung grundlegender Produktivitäts-Apps dazu beitragen können, den IT-Rückstand abzubauen.
Risiko reduzieren:
Eines der größten Probleme der Schatten-IT ist der Mangel an Transparenz – Transparenz über die Apps, die in der Organisation vorhanden sind, was sie tun und wem sie gehören. Dieser blinde Fleck macht das Unternehmen anfällig für Datenrisiken und Sicherheitsbedrohungen. Es könnte auch eine Geschäftsfunktion lähmen, wenn ein Geschäftsbenutzer, dem die kritische Anwendung gehört, das Unternehmen plötzlich verlässt und die App nicht mehr unterstützt und dokumentiert wird. Mit einem von der IT zugelassenen Tool wie Low-Code kann jede Geschäftseinheit mehrere Apps erstellen, während die IT weiterhin Einblick und Kontrolle über die gesamte App-Landschaft des Unternehmens und die von ihr produzierten Daten hat.
Citizen Development ist eine Win-Win-Situation.
Es klingt zwar kontraintuitiv, aber Schatten-IT existiert und das ist (größtenteils) eine gute Sache. Betrachten Sie Schatten-IT nicht als einen Superschurken, den es zu besiegen gilt, und mit ihm die Innovations- und Produktivitätsgewinne, die sie mit sich bringt, sondern regeln Sie sie mithilfe eines Citizen-Development-Programms und einer Low-Code-Plattform. Citizen Development ist eine Win-Win-Situation – das Unternehmen kann Apps erstellen, um seine unmittelbaren Probleme zu lösen, während die IT weiterhin über das Wissen, die Sichtbarkeit und die Kontrolle über alle Apps verfügt, die im Unternehmen entwickelt und verwendet werden.
