Stadt Rochester macht städtische Dienste mit Low-Code zukunftssicher

Heute steht der öffentliche Sektor unter zunehmendem Druck, die Erfahrungen der Bürger zu verbessern mit Hilfe der Technologie. Mit digitalen Lösungen können Regierungen ihre IT-Infrastruktur modernisieren, Geschäftsprozesse automatisieren und die Entwicklung der Bürger verbessern. Allerdings erschweren knappe Technologiebudgets und ein wettbewerbsintensiver Arbeitsmarkt die Umsetzung oft.

Das im Norden des Staates New York gelegene Stadt von Rochester ist die Heimat von fast 200,000 Menschen und über 3,500 Mitarbeitern, die sich dem Dienst an den Bürgern widmen. In der Vergangenheit lieferte das interne Entwicklungsteam der Stadt Software mit herkömmlichem Code, und wenn dies nicht möglich war, griffen die Teams zur Erbringung ihrer Dienstleistungen auf manuelle Arbeit und Papierprozesse zurück.

Die Technologieführer der Stadt sahen einen dringenden Bedarf, dieses Paradigma bei der Softwarebereitstellung anzugehen. Im Jahr 2022 verabschiedete ihr Team die Mendix Low-Code-Plattform Seitdem hat das Unternehmen das Projektmanagement verbessert, die Entwicklung standardisiert und seiner Krisendienstabteilung ein Tool für die schnelle Reaktion bereitgestellt.

Erfüllung der Nachfrage nach digitalen Lösungen

Chris Kight, Manager für Daten und digitale Dienste, beaufsichtigt die Technologieprojekte der Stadt Rochester. Als er vor einem Jahr zu uns kam, erkannte er, dass Mendix würde helfen, die Lücken in der Entwicklungsstrategie der Stadt zu schließen.

„Die Stadt war stark damit beschäftigt, interne Lösungen zu entwickeln. Es gab keine wirkliche Aufsicht, kein Feedback und kein Verständnis dafür, was die anderen taten“, sagte Kight. „Das IT-Team erfuhr aus erster Hand, wie riskant es ist, so viel intern zu entwickeln, ohne einen Plan zu haben, wie es dies langfristig unterstützen kann.“

„Es gibt eine Reihe von Lösungen, die wir als Teil betrachten unsere technische Schuld. Es ist ein Rückstand von drei Jahren“, fügte er hinzu. Die Stadt sah in einer Low-Code-Plattform eine ressourceneffiziente Möglichkeit, die benötigten Lösungen zu liefern und den Rückstand des IT-Teams.

Vorher MendixDas Digital Services Team verließ sich auf Macht Apps maßgeschneiderte digitale Lösungen zu liefern, jedoch nicht ohne Einschränkungen – schwierige Konfiguration, hohe Kosten, veraltetes Design und fehlende Integrationsmöglichkeiten bremsten sie aus.

„Es gibt bessere Integrationsmöglichkeiten und bessere Wege zur Problemlösung, für die niemand eine Microsoft 365-Lizenz erwerben muss. PowerApps brachten nicht genug Mehrwert, um die Kosten zu rechtfertigen, die wir im Zuge unserer Expansion für Lizenzgebühren zahlen würden.“

Im Jahr 2022 begann die Stadt, neue Alternativen auf Unternehmensebene zu erkunden, um die isolierte Softwareentwicklung zu bekämpfen und die manuelle Arbeit der Mitarbeiter zu digitalisieren. Sie entschieden sich schließlich für Mendix wegen seines:

• Kompatibilität und Integration Fähigkeiten mit anderen Systemen
• Flexibilität u Versionskontrolle
• Ausrichtung an agilen Prinzipien
• Führung in Analystenberichte
• Kostengünstige Preise bei gleichzeitiger Ausweitung der Nutzerzahlen

„Power Apps unterstützt diesen Ansatz nicht. Es ist für uns viel einfacher zu sehen, welche Arbeit die Leute in Mendix, was für das Team neu war“, fügte er hinzu.

Eine digitale Lösung für Krisenzeiten

Die Stadt Rochester wählte einen Vorzeige-Anwendungsfall aus, um das Potenzial für Mendix zur breiteren Organisation, indem sie ein kritisches Team unterstützt, das mit den Bürgern in Kontakt steht: die Kriseninterventionsdienste (CIS) Einheit.

Die Einheit besteht aus dem Person in Crisis Team, dem Homicide Response Team und dem Community Support Team. Diese im Jahr 2020 gegründete Gruppe engagierter Personen bietet „Reaktions-, Unterstützungs-, Interventions- und Ressourceninformationen für Menschen, die von Krisen, Traumata und Verbrechen betroffen sind“. Ihr Zuständigkeitsbereich erstreckt sich auch auf:

• Bürgerschulung und berufliche Weiterbildung
• Workshops und Vorträge
• Öffentlichkeitsarbeit
• 24/7-Support, der persönlich, vor Ort, telefonisch und durch Walk-Ins durchgeführt werden kann

Leiterin dieser Einheit ist Alia Henton-Williams, die sich seit über 30 Jahren für ihre Gemeinde einsetzt. „Es ist sehr wichtig für uns, unsere Arbeit zu rationalisieren und bewährte Praktiken und Prozesse zu befolgen. Wir wissen, dass es im besten Interesse unserer Gemeinde ist, dem treu zu bleiben, was wir tun, und sicherzustellen, dass unsere Serviceleistungen erstklassig sind“, sagte sie.

Die genaue Erfassung und Nachverfolgung der Arbeit des CIS-Teams war jedoch eine Herausforderung, da Henton-Williams und ihr Team sich auf Notizen auf Papier und diese Informationen dann in ein System zu zwängen, das von einer anderen Abteilung übernommen wurde.

Das CIS-Team nutzt iCarol seit 211 als Leihgabe des Monroe County 2020-Teams der Stadt für das Fallmanagement. Als grundlegendes Kontaktmanagementsystem bietet iCarol nicht die Datenverwaltungsfunktionen, die das CIS-Team benötigt, um seine neuen Ziele zu erreichen.

"Es ist ein ab Lager Software“, sagte Shalimar Lake, ein Daten- und Digitaldienstentwickler der Stadt. „Was diesem Team am meisten fehlte, war die Möglichkeit, problemlos an Daten zu ihren Fällen zu gelangen.“

„Wir mussten das verwenden, was da war“, erklärte Henton-Williams. „Wir konnten zwar Anpassungen vornehmen, aber es kamen ständig neue hinzu und wir mussten jemanden anderen bitten, diese für uns hinzuzufügen.“

Die CIS-Einheit benötigte eine kuratierte Lösung anstelle eines geliehenen Systems mit Einschränkungen. Im Januar 2023 begann die Stadt Rochester mit der Entwicklung ihres ersten Projekts, der DHRS Case Management-Anwendung. Sie konnten die Lösung in 9 Monaten mit Plattformschulungen von der Mendix Expert Services Team und die Arbeit innerhalb der Agile Methodik.

Die DHRS Case Management-App unterstützt rund 40 Benutzer und nutzt verschiedene Integrationen, um grundlegende Bürgerinformationen wie Adressen zu erfassen und die Daten an PowerBI weiterzuleiten. „Diese Integrationen ermöglichen es dem CIS-Team, benutzerdefinierte Berichte auf der Grundlage der Daten zu erstellen, die es vor Ort in der App erfasst“, sagte Lake.

Die App unterstützt Krisenhelfer bei alltäglichen Aufgaben wie der Erfassung von Klientenproblemen, der Vergabe von Empfehlungen, der Nachverfolgung früherer Interaktionen, der Suche nach Adressen, der Aufzeichnung von Gerichtsfällen und vielem mehr. Von Rationalisierung dieser Abläufe Die CIS-Einheit ist besser in der Lage:

• Erfassen Sie Daten über Opfer auf prägnante und standardisierte Weise. Mitarbeiter können Fälle schnell durchgehen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind.
• Follow-up mit Einzelpersonen nachdem sie Aktionspläne auf der Grundlage der Art der Krise erstellt haben, die sie erlebt haben.
• Halten Sie Datenschutzstandards ein. Durch die spezifische Erfassung der Datensätze für die einzelnen CIS-Teams sind die Informationen nur für die direkt Beteiligten sichtbar und zugänglich.

„Die Felder ermöglichen ihnen, gründlicher zu sein. Wenn sie zur nächsten Seite gehen möchten, macht das System sie darauf aufmerksam, wenn Angaben fehlen, und die Formulare verhindern, dass sie unnötige Informationen eingeben“, sagte Lake.

By Einbeziehung von Geschäftsbenutzern Im agilen Entwicklungsprozess stellt das Team für digitale Dienste sicher, dass die DHRS-Anwendung eine gemeinschaftsweite Wirkung haben kann. Henton-Williams arbeitet mit dem Team für Daten und digitale Dienste zusammen, um sicherzustellen, dass die App auf die besonderen Bedürfnisse der CIS-Einheit zugeschnitten ist und ihnen den Übergang zur papierlosen Datenerfassung erleichtert.

Zur Zusammenarbeit zwischen Benutzern und Entwicklungsteam sagte Lake: „Es läuft viel reibungsloser als bei anderen Entwicklungsprojekten, an denen ich beteiligt war, weil wir die Bedürfnisse und Wünsche des Teams von Anfang an klarer erkennen konnten. Und das alles dank unserer Expert Services-Beraterin Mina.“

„Früher hatten wir nur ein sehr geringes Verständnis für die Anforderungen an agiles Arbeiten ermöglichen, aber die agile Arbeitsweise ermöglichte es uns, häufiger mit Alia zusammenzuarbeiten, um wichtige Funktionen zu besprechen und Dinge schnell anzugehen“, fügte er hinzu.

Die DHRS Case Management App bietet ein verbessertes Design, bessere UI/UXund ermöglicht mehr Flexibilität. „Es ist sehr benutzerfreundlich, sogar für jemanden wie mich“, sagte Henton-Williams. „Technologie ist nicht meine größte Stärke, aber es ist einfach zu navigieren, weil wir es so bauen konnten.“

„Unser Input wird sehr flexibel berücksichtigt, was es für uns alle einfacher macht. Die Experten und Entwickler waren sehr offen für die Umsetzung unserer Vorschläge“, fügte sie hinzu.

„Die Benutzer wurden noch nie so stark in die Entwicklung einer Lösung einbezogen“, so Kight. „Die Zusammenarbeit hat sich sprunghaft verbessert.“

Aufbau einer wartbaren IT-Strategie

Kights übergeordnetes Ziel war die Schaffung einer Wartbare IT-Strategie die überleben könnten, wenn Mitarbeiter die Stadt verließen oder sich ihre Benutzeranforderungen änderten. Er kam zum Team nach Mendix wurde bereits von der Stadtverwaltung ausgewählt und erstellte rasch einen Plan zur besseren Nutzung Mendix als neues Low-Code-Tool der Stadt.

Um dies zu erreichen, legte Kight großen Wert auf die Befähigung und schickte ausgewählte Teammitglieder zu einem Mendix Kurs zur schnellen App-Entwicklung um das Gelernte an den Rest des Teams weiterzugeben. Er engagierte auch Mendix Expertendienste, um den Wert von Mendix und erstellen Sie Best Practices für die Entwicklung innerhalb der Plattform.

„Wir mussten die Struktur des Entwicklungsprozesses ausbauen, damit wir in Zukunft alles auf derselben Grundlage aufbauen konnten“, erläuterte Kight.

Lake erkennt an, dass diese Bemühungen dazu beigetragen haben, das Spektrum der Herausforderungen zu erweitern, mit denen sich das Team für digitale Dienste nun befassen kann. Mendix. „Als ich anfing, war ich weniger vom Tool selbst begeistert, sondern mehr von der Anwendungsentwicklung. Das hat sich geändert. Ich bin tatsächlich begeistert, Mendix jetzt etwas ändern.“

Indem er seinen Mitarbeitern Tools zur Verfügung stellte, mit denen sie ihre Leistung verbessern konnten, erweiterte Kight auch den Kreis der Leute, die er in sein Team holen konnte. „Jetzt können wir Leute einstellen, die keinen erfahrenen Software-Engineering-Hintergrund haben, weil wir Low-Code-Tools haben, die die Unterstützung unserer Lösungen einfacher machen“, sagte er.

Ein neuer IT-Ansatz hilft der Stadt Rochester auch dabei, von veralteten Systemen wegzukommen. „Wir versuchen, unseren Entwicklungsprozess zu standardisieren, Mendix”, sagte Lake.

Mendix wird der Schlüssel zur Lösung sein die Unternehmensebene der Stadt Geschäftsprobleme. „Ich hoffe, dass mein Team den Übergang vom Aufbau dieser Low-Code-Lösungen als unserem primären Mehrwert hin zur Konfigurationsseite von Unternehmenslösungen schaffen kann“, erklärte Kight.

„Auf diese Weise unterstützen wir etwas, das die gesamte Organisation nutzt, und wir erstellen keine Add-Ins, an die die Abteilungen denken, wenn sie eine Lücke schließen müssen. Wir helfen ihnen, das System zu verbreiten.“

Planung für stadtweite Auswirkungen

Low-Code bietet Städten die Möglichkeit, nicht nur interne Systeme zu verbessern, sondern auch die Art und Weise zu verändern, wie Teams zusammenarbeiten. Durch die Einführung neuer Software wie Mendix in die öffentlichen Sektor, Organisationen wie die Stadt Rochester können größere Organisationsprobleme lösen die die städtischen Dienstleistungen besser unterstützen.

Für Henton-Williams wird ein zweckdienliches digitales Tool für die CIS-Abteilung von entscheidender Bedeutung sein. „Das Wertvollste für uns ist, dass wir ein eigenes internes System haben, das uns effizienter macht und uns in die Lage versetzt, auf die Bedürfnisse unserer Bürger einzugehen.“

„Unser Team ist von dem Tool überzeugt, weil es Teil des Prozesses war. Das wird unsere Wirkung und unsere Arbeit verbessern, weil wir die Daten haben, die wir brauchen, um unsere Prioritäten und unsere Planung zu bestimmen. Krisenhilfe ist in unserem Land ein ganz neues Arbeitsgebiet“, sagte sie.

Jetzt, Sicherstellung der Zustimmung aus anderen wichtigen Abteilungen hat für Kight eine hohe Priorität. „Ich habe eher eine Strategie rund um die Priorisierung von Projekten. Wir haben etwa vier weitere Abteilungen, für die ich echte Erfolge erzielen möchte, denn wenn wir den Einsatz von Mendix, wir müssen diesen Einheiten einen Mehrwert bieten. Ich habe die Feuerwehr, die Polizei und die Finanzabteilungen in Bereitschaft“, erzählte er.

Das Digital Services Team hat bereits einige Mendix Anwendungen in der Entwicklung, darunter eine, die den Bewerbungsprozess für besondere Veranstaltungen in der ganzen Stadt wie Straßenfeste und Festivals vereinfacht.

Heute kann die Stadt Rochester mit einer robusteren Low-Code-Plattform größere Ziele verfolgen. Mit neuen unternehmenstauglichen Funktionen und standardisierter Entwicklung planen Kight und sein Team die Zukunft der Stadt.