Sunray liefert ein maßgeschneidertes ERP zur Zentralisierung und Verbesserung der Mitarbeiterprozesse

Wenn Sie mit der Durchführung einer anspruchsvollen Initiative zur digitalen Transformation beauftragt werden, denken Sie vielleicht instinktiv: sagen, dass für den Erfolg ein riesiges Team – bestehend aus Entwicklern, Projektmanagern, Designern und Architekten – erforderlich ist.

Aber manchmal reicht ein motivierter Mitarbeiter mit umfassendem Verständnis der Geschäftsprozesse, um eine digitale Low-Code-Infrastruktur aufzubauen, die robust genug ist, um einem multinationalen Unternehmen zu dienen.

Adrian Lim arbeitet für Sunray Bau & Innenarchitektur Sdn Bhd, dessen Hauptsitz seit 1987 in Singapur ist. Sunray beschäftigt 700 Mitarbeiter und hat sein Geschäft nach China, Indonesien, Myanmar und Malaysia ausgeweitet, wo Adrian in den letzten sechs Jahren gearbeitet hat.

Das Portfolio des Unternehmens umfasst Bau, Design & Bau, Anbau & Umbau sowie MEP-Arbeiten, hauptsächlich für die Bereiche Gastgewerbe, Einzelhandel und Unternehmen. Wie Adrian sagt: „Wir geben alten Gebäuden neues Leben.“

Bevor Adrian begann, sich bei Sunray auf die IT zu konzentrieren, hatte er keinerlei Programmiererfahrung. Er wurde als Baukostenschätzer eingestellt und sein Fachwissen umfasste ein detailliertes Verständnis der Kerngeschäftsprozesse von Sunray, von der Ausschreibung über den Bau bis hin zu den internen Abläufen.

„Manchmal kamen wir bei der Nachverfolgung von Dokumenten oder Genehmigungen nicht weiter oder mussten uns persönlich abstimmen, um Kontakte auszutauschen, anstatt in einem System nach den Daten zu suchen“, sagte Adrian. „Mir wurde klar, dass wir etwas Besseres aufbauen konnten. Ich war ehrgeizig und beschloss, einen Vorschlag zu machen und den Plan meinem Management vorzustellen.“

Seit Adrians erfolgreichem Ein-Personen-Low-Code-Pitch vor der Führungsebene von Sunray hat das Bau- und Innenarchitekturunternehmen sein umfangreiches operatives Wissen und seine Begeisterung für Mendix zu:

Reduzieren Sie manuelle Arbeitsabläufe, sich wiederholende Prozesse und unterschiedliche Datenquellen mit zentralisierten, digitalisierten Verbesserungen die das Unternehmen vernetzen und die Kosten für die Arbeitszeit der Mitarbeiter drastisch senken
Ersetzen Sie einige Dateiserver und internetbasierte Ressourcen durch eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattform maßgeschneidert für die Geschäftsanforderungen von Sunray
Führen Sie eine digitale Transformation durch das schließt Cloud-Hosting, bewährte Sicherheitsprotokolle, individuelles Design der Benutzeroberfläche und Funktionsentwicklung sowie zukünftige Skalierbarkeit

Mit begrenzten Ressourcen eine große Wirkung erzielen

Die letzten sechs Jahre waren für Sunray in Malaysia eine Zeit schnellen Wachstums mit großen Veränderungen, die neue IT-Lösungen erforderten.

„Nehmen wir an, wir stellen ein komplett neues Team ein, um das System von Grund auf mit herkömmlicher Programmierung zu entwickeln. Aber nach einem Jahr mit mehr Personal und einem großen Budget kann ich immer noch keine sinnvollen Ergebnisse sehen. Es ist ein riskanter Vorschlag für das Management, da der ROI unklar ist“, sagte Adrian. „Aber ich kenne den gesamten Prozess, deshalb konnte ich den Prozess verbessern. Ich kann sagen: ‚Hey, das gefällt dem Benutzer definitiv nicht‘, weil ich schon einmal in dieser Rolle war, ich war dieser Benutzer“, sagte Adrian.

Das Führungsteam von Sunray wusste, dass es eine Entscheidung treffen musste und prüfte mehrere Infrastrukturlösungen, aber es war schwierig, die richtige Lösung zu finden. Sie entschieden sich zunächst für eine sofort einsatzbereite Option Allerdings wurde schnell klar, dass die erforderlichen Konstruktionsanpassungen für ein einfaches Standardwerkzeug zu komplex waren.

„Leider haben wir zu spät festgestellt, dass die Software eigentlich nicht mit unserem aktuellen Workflow kompatibel war – sie erfasste nicht alle Aspekte, Details und Terminologien, die wir in den Bau- und Geschäftsprozessen benötigen“, sagte Adrian. „Danach haben wir beschlossen, das Abonnement zu kündigen.“

Adrian begann mit der Erstellung eines Plans für eine Low-Code ERP-System die Sunray bauen konnte mit Mendix. Adrians Projekt würde viele der Prozessprobleme lösen, die Sunray Zeit und Geld kosten, und würde weder zusätzliches Personal noch einen langen Vorlauf erfordern.

Adrian konnte seine Idee für die digitale Transformation verkaufen, indem er drei Hauptvorteile der Mendix Low-Code-Anwendungsentwicklungsplattform:

Low-Code hat niedrige Einstiegskosten im Vergleich zu den hochpreisigen Alternativen von Neueinstellungen oder Lieferantenmanagement
Da Sunray ein System von Grund auf neu aufbaut, muss sich keine Sorgen um Betriebsunterbrechungen machen – das ERP würde keine aktuellen Arbeitsabläufe oder internen Abläufe berühren, bis der Schalter auf Produktion umgelegt wird
Die Personalkosten sind niedrig – die einzige interne Ressource, die Adrian für das Projekt einsetzte, war er selbst, mit etwas Hilfe eines autorisierten Drittanbieters für die Backend-Arbeit

„Mit Low-Code kann ich die Entwicklung verkürzen. Ich kann zuerst die Benutzeroberfläche im System planen und dann springt der Backend-Entwickler sofort ein und entwickelt den Prozess“, sagte Adrian. „Ich habe Pläne für jede Abteilung – Projekte, Verträge, Sicherheit und die QA/QC-Abteilungen. Ich habe dort bereits Übersichten über die gesamte ERP-Lösung und baue das Puzzle Stück für Stück zusammen.“

Ein iterativer, geschäftsorientierter Ansatz zur ERP-Entwicklung

Sunray war sich bewusst, dass die Situation anders war – sie hatten kein bereits genutztes System, auf dem sie aufbauen konnten. Das bedeutete zwar mehr Arbeit, ermöglichte dem Team jedoch auch die Entwicklung eines schrittweisen, iterativen Ansatzes, der in Phase eins mit den zentralen IT-Anforderungen von Sunray begann und dann in neuen Entwicklungszyklen kontinuierlich verbessert wurde.

Sunray hat sich seine weit offene IT-Landschaft zunutze gemacht, um ein einziges, einheitliches ERP-Tool zu entwickeln, das mehrere Prozesse verwaltet, anstatt mehrere isolierte Ad-hoc-Lösungen für jede Abteilung oder jeden Problempunkt bereitzustellen.

„Meiner Meinung nach sollte es ein zentrales System mit mehreren Modulen geben“, sagte Adrian. „In der ersten Phase haben wir die Grundlage für unsere gesamte Organisation geschaffen. Dazu gehörten Benutzerkonten, Berechtigungsstufen und andere Sicherheitsanforderungen. In Phase zwei haben wir uns dann auf das nächste Modul konzentriert und gleichzeitig das verbessert, was wir in Phase eins entwickelt hatten. Das war unser Plan.“

Phase eins begann im Juni 2021 und dauerte etwa drei Monate. Im März 2022 begann Sunray mit Phase zwei, die weitere ERP-Kernentwicklung sowie neue Funktionen und ModulentwicklungDas Team schloss Phase zwei ungefähr vier Monate später, Anfang August, ab.

„Ich habe für jede Abteilung jeweils ein kleines Modul erstellt, anstatt die gesamte Lösung fertigzustellen und auf einmal zu starten. Auf diese Weise konnten sich die Benutzer damit vertraut machen und sehen, dass es jetzt ein ERP-System im Unternehmen gibt. Sie konnten sich nach und nach anmelden, um verschiedene Tools wie die Kontaktdatenbank oder ein anderes neues Tool zu verwenden, bevor sie sich auf das gesamte System verlassen mussten.“

Digitalisierung der Mitarbeiter-Workflows

Das ultimative Ziel von Sunray besteht darin, die gesamte Organisation auf die ERP-Plattform zu bringen, die Adrian in den letzten zwei Jahren aufgebaut hat.

Derzeit nutzen rund 25 Prozent des malaysischen Teams das ERP täglich, hauptsächlich in den Bau- und Projektmanagementteams. Zukünftige stufenweise Entwicklungsprojekte umfassen die Einbindung immer größerer Sunray-Mitarbeiter in die Plattform sowie die Erweiterung der Plattformfunktionalität und der Benutzeroberflächenoptionen.

„Derzeit nutzen wir 95 % der Geräte im Web und 5 % mobil. Unser Ziel ist es, alle Webversionen in Mobile in Phase vier“, sagte Adrian. „Etwa 70 % unseres Teams sind mobil – sie sind auf Baustellen stationiert, machen Fotos und laden diese dann in das System hoch. Wir haben Pläne für Phase 4, diese Kommunikation noch reibungsloser zu gestalten.“

Ein früher Erfolg des Bauunternehmens im Projektmanagement war die Entwicklung einer Funktion zum Drucken in PDF, mit der Sunray den Datenübermittlungsprozess zentralisieren und die manuelle Eingabe reduzieren konnte. Das Ergebnis war eine 60-prozentige Verkürzung der Fertigstellungszeit für die kritischsten Projektabläufe.

„Früher musste der Site-Administrator jedes Datenfeld mindestens dreimal ausfüllen. Das tat er zunächst in einer einzigen Übermittlung und musste dann separat eine Zusammenfassung der Daten erstellen. Dann musste er manchmal Berichte erstellen“, sagte Adrian. „Aber jetzt Eingabedaten einmal und die gesamte Übersichtstabelle wird in der Benutzeroberfläche angezeigt. Wenn sie dann Berichte erstellen müssen, können sie diese als PDF exportieren und freigeben. Im Grunde genügt ein einziger Knopf, um alles zu generieren, und alle Daten sind live.“

Optimierte Berichtsverarbeitung und verbessertes Zugriffsmanagement helfen Sunray Versionierung steuern, bleiben Sie über Aktualisierungen auf dem Laufenden und reduzieren Sie die zum Abschließen eines Auftrags benötigten Arbeitsstunden.

Diese Aktualisierungen sind unerlässlich, wenn Sie zehn oder mehr Projekte gleichzeitig durchführen und mit Drittanbietern und Auftragnehmern zusammenarbeiten. Planänderungen und Schemata können in Kommunikationsketten und vergrabenen E-Mail-Anhängen verloren gehen.

Das ERP ermöglicht in Kombination mit der Print-to-PDF-Funktion den internen Teams von Sunray den gemeinsamen Zugriff auf die aktuellsten Dokumentationen und Informationen. Außerdem können diese Informationen bei Bedarf von überall aus ausgegeben werden – eine enorme Verbesserung gegenüber dem vorherigen Workflow.

Kontakte, Verträge und Korrespondenz in Ordnung halten

Just Automatisierung und Rationalisierung Zusammenfassungen, eine unkomplizierte Aufgabe, die jetzt vom Sunray ERP verwaltet wird, hat den Projektberichts- und Zusammenstellungsprozess drastisch verkürzt – von 2 Tagen auf weniger als 2 Stunden zum Erstellen einer Zusammenfassung.

Da er von Beruf Baukostenschätzer ist, wusste Adrian auch, dass es im Bereich Vertragsmanagement bei Sunray Verbesserungsbedarf gab – in Bezug auf Hauptvertrag, Untervertrag und kommerzielle Aspekte – insbesondere im Hinblick auf externe Interessengruppen und Auftraggeber.

„Früher hatten wir keine zentrale Kontaktdatenbank. Die vorhandenen waren in Excel gespeichert und jeder einzelne Mitarbeiter hatte sein eigenes Excel-Blatt, um seine relevanten Kontakte und Lieferanten zu erfassen“, sagte Adrian. „Jetzt, nach Abschluss der zweiten Phase, haben wir rund 800 Lieferanten in einem zentralen System, das durchsucht, referenziert und abgerufen werden kann. Wir haben jetzt in unserem ERP-System besser zugängliche Details zu jedem Kontakt.“

Digitale Transformation, Stück für Stück

Adrians betriebswirtschaftliches Wissen und sein ehrgeiziger Geist haben Sunray zu digitalen Verbesserungen geführt, die dem Unternehmen Zeit sparen und für eine bessere interne Kommunikation sorgen. Adrian konnte in allen wichtigen Geschäftsbereichen von Sunray Eindruck machen, indem er sich auf die größten Schwachstellen und wichtigsten Verbesserungsbereiche konzentrierte.

Jedes neue Feature, das Adrian in Low-Code auf dem Mendix Die Plattform besteht aus Komponenten, die angehoben und zur nächsten neuen Funktion verschoben werden können.

„Mit Low-Code kann ich vieles selbst erstellen. Das gelingt mir, weil unser Prozess repetitiv ist“, sagt Adrian. „Nachdem wir Phase eins und Phase zwei abgeschlossen haben, kann ich auf einige der von uns entwickelten Funktionen zurückgreifen und sie duplizieren. Ich ändere vielleicht einige der Begriffe, Assoziationen oder die Sicherheit und kann dann auf anderen Dingen aufbauen.“

Darüber hinaus wird Adrian immer sicherer im Umgang mit vorgefertigten Widgets und Tools und nutzt die Vorteile der Erweiterbarkeit der Mendix  von Quibim„Es gibt viele vorgefertigte Widgets im Mendix Marketplace, und unser Entwicklungspartner empfiehlt uns, diese zu verwenden, weil wir dann wissen, dass wir Unterstützung direkt von Mendix”, sagte Adrian.

Wie Sunray umarmt Digital-Transformation, werden die nächsten entscheidenden Phasen die Plattformnutzung im gesamten Unternehmen erhöhen und wichtige Funktionen integrieren, um die wichtigsten Aspekte des Bau- und Innenarchitekturgeschäfts zu verbessern.

Und, wie Adrian scherzt, könnten sie sich sogar dazu entschließen, ein paar neue Teammitglieder einzustellen, die ihm helfen. „Ja, ich plane, das Team in den nächsten Monaten oder im Laufe des Jahres zu erweitern. Ich muss sie über das informieren, was wir jetzt haben, sie mit Low-Code vertraut machen und mit Mendix, und werde ihnen einige der einfachen Aufgaben zuweisen. Das ist mein Plan, denn jeder kann es sofort verstehen.“